Sie haben sicher auch schon vom SOLL-IST-Vergleich gehört? Im Projektumfeld und speziell im Projektcontrolling reden viele Personen vom SOLL-IST Vergleich und meinen damit vermutlich den PLAN-IST-Vergleich. Ist denn SOLL gleichbedeutend wie PLAN? Was bedeutet eigentlich SOLL? Dieser Artikel gibt Ihnen Klarheit, was der PLAN-/SOLL-IST-Vergleich bei Projekten bedeutet und wie dieser eingesetzt wird – und warum Sie den Begriff SOLL im Projektmanagement eigentlich schnell vergessen sollten. Sie Fragen sich warum? Lesen Sie weiter und erfahren Sie es!
Was sind SOLL-Werte im Projektmanagement?
Im kaufmännischen Sinne spricht man von den SOLL-Kosten, wenn es um die Kosten geht, die beim erreichten Leistungsniveau laut Planung anfallen sollten. In der Technik ist der SOLL-Wert eine vorgegebene Größe, die von einer dynamischen Größe, dem IST-Wert, erreicht werden sollte. Was genau bedeuten nun die SOLL-Werte im Projektmanagement?
Ein Sollwert im Projektmanagement ist ein aus dem Projektplan ermittelter Wert für eine Messgröße, den dieser zu einem bestimmten Zeitpunkt annehmen soll. Beispiele für Sollwerte sind unter anderem:
- Die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigende Anzahl Arbeitspakete
- Zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgesehene Anzahl der Teammitglieder
- Die geplanten Kosten für ein Arbeitspaket
- Der geplante Abgabetermin für ein Projektergebnis
Der Begriff “Sollwert” drückt aus, dass es sich um eine Zielgröße handelt, die der Projektleiter durch steuernde Maßnahmen zu erreichen sucht. Ältere deutschsprachige Projektmanagement-Literatur unterscheidet den “Sollwert” vom “Planwert”. Demzufolge sind “Sollwerte” aktualisierte “Planwerte”, die aufgrund der Weiterentwicklung des Projekts von den ursprünglichen Planwerten abweichen können. Dieser Unterscheidung liegt die Vorstellung zugrunde, dass Planwerte die zu Beginn des Projekts festgeschriebenen Werte für Kosten, Termine und Leistungsumfang sind.
Es ist jedoch üblich, dass Projektpläne aktualisiert werden, wenn sich Änderungen bzgl. Kosten, Zeit und Leistungsumfang ergeben. Der ursprüngliche Plan wird als Basisplan abgespeichert und steht somit weiterhin als Referenz zur Verfügung.
Die Unterscheidung zwischen den Begriffen “Sollwert” und “Planwert” in der Projektmanagement-Praxis ist verwirrend. Deshalb empfehle ich Ihnen den Begriff “SOLL” im Projektmanagement schnell zu vergessen. In der englischsprachigen Projektmanagement-Literatur und im PMBOK® gibt es keine Unterscheidung zwischen Soll- und Planwerten. Es wird dort nur von Planwerten gesprochen.
Der PLAN-/SOLL-IST-Vergleich erklärt
Obwohl Sie eigentlich “SOLL” schnell vergessen sollten, will ich ihnen hier aber doch noch den PLAN-/SOLL-IST-Vergleich grafisch erklären. Im Projektcontrolling versucht man mit dem PLAN-/SOLL-IST-Vergleich einen Schritt weiter zu gehen als beim üblichen PLAN-/IST-Vergleich. Dabei wird der Projektfortschritt nicht nur qualitativ, sondern auch quantitativ erfasst und analysiert. Die Analyse der Abweichungen und die Berechnung der REST-Werte liefert dann die Grundlage für die Vorhersage der Projekt-Endkosten.
Der PLAN-/SOLL-IST-Vergleich im Detail
Die Abbildung oben und die folgende Tabelle zeigt, was mit dem PLAN-/SOLL-IST-Vergleich genau gemeint ist. Dabei haben die PLAN-/SOLL-IST-Werte folgende Bedeutung:
Die PLAN-Werte entsprechen den Werten der eingefrorenen Basisplanung. Sie gelten für die gesamte Projektdauer, das heißt links und rechts vom Stichtag. Die PLAN-Werte werden nur im „Notfall“ geändert, z.B. wenn sich der Projektumfang ändert.
Die IST-Werte entsprechen den aktuellen Kosten, die im Buchhaltungssystem verrechnet wurden. Die IST-Werte können nur für die Vergangenheit beschafft werden. Sie liegen deshalb links vom Stichtag.
Die REST-Werte sehen Sie in der obigen Abbildung nicht. Sie entsprechen den verbleibenden Kosten für die noch unerledigte Arbeit, bis das Arbeitspaket oder das Projekt beendet ist. Die Restkosten werden vom Projektleiter oder vom Arbeitspaket-Verantwortlichen gemäß der noch verbleibenden Arbeit geschätzt.
Die SOLL-Werte entsprechen der Summe der aktuellen IST-Kosten und der REST-Werte. Bei den SOLL-Werten handelt es sich um Prognosen. Sie liegen deshalb rechts vom Stichtag, also in der Zukunft. Sie definieren die “aktuelle Planung“.
Aus dieser Beschreibung sehen Sie, dass links vom Stichtag immer nur der Vergleich von PLAN- und IST-Werten möglich ist. In der Zukunft, das heißt rechts vom Stichtag, können nur PLAN- und SOLL-Werte miteinander verglichen werden. Nur am Stichtag selbst können PLAN-, IST- und SOLL-Werte gegenübergestellt werden. Dies entspricht dann dem „echten“ SOLL-IST-Vergleich im kaufmännischen Sinne. Nachfolgend finden Sie ein einfaches Beispiel einer PLAN-/SOLL-IST-Berechnung.
Sie könnten jetzt fragen: „Was brauchen wir mehr? Wir kennen den IST-Stand und den Rest-Wert.“ Ich gebe zu: Mit dem PLAN-/SOLL-IST-Vergleich können Sie eindeutig bessere Prognosen machen, da Sie die REST-Werte bestimmen und so SOLL-Kosten erhalten. Aber auch der PLAN-/SOLL-IST-Vergleich liefert nicht genügend zuverlässige Daten. Was fehlt, ist die aktuell, physische erledigte Arbeit, das heißt der physisch erledigte Fertigstellungsgrad und der daraus berechnete Fertigstellungswert, welcher dem Earned Value entspricht.
Die REST-Werte basieren meistens auf subjektiven Schätzungen und sind oft zu optimistisch, das heißt zu tief. Um eine eindeutig bessere Aussage über den Projektzustand zu erhalten kann man den Earned Value und die Kennzahlen von Earned Value Management verwenden.
Bitte verwechseln Sie die SOLL-Kosten nicht mit dem Earned Value, wie es Rudolf Fiedler in seinem Projektcontrolling-Buch macht. Damit liegen Sie definitiv falsch! Nochmals: Vergessen Sie den Begriff SOLL im Projektmanagement. Damit machen Sie sich das Projektleben einiges einfacher.
Erfahren Sie mehr über Projektcontrolling und Earned Value Management in meinen umfassenden Büchern. Schauen Sie sich die Vorschau der Bücher an, dann sehen Sie, wie Sie Ihr Projektcontrolling noch erfolgreicher machen können.
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