So formulieren Sie Risiken eindeutig und klar

Einer der wichtigsten Punkte im Risikomanagement ist, dass Sie die “richtigen” Risiken finden und diese klar beschreiben. Risiken finden und beschreiben ist gar nicht so einfach. Aber wenn Sie einige wichtige Punkte beachten, dann trägt Ihr Einsatz bald Früchte. Dieser Artikel hilft Ihnen die richtigen Risiken zu finden und diese in einen bestimmten Format beschreiben, damit Sie dann nachher auch die richtigen Maßnahmen definieren. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Die „richtigen” Risiken finden

Als ersten Schritt müssen Sie zuerst einmal potentielle Risiken identifizieren. Dafür gibt es verschiedene Methoden, wie Brainstorming, Experten-Interviews, Checklisten usw. Die Methoden dafür habe ich in diesem Buch sehr detailliert beschrieben. Wenn Sie dann Risiken entdeckt haben, geht es darum, diese korrekt zu formulieren. Dies scheint zwar banal. In der Praxis sieht man aber viele ungenau formulierte Risiken, die nichts aussagen, bei denen niemand so genau versteht, was damit gemeint ist.
Je genauer und konkreter Sie Ihre Risiken formulieren, desto konkreter können Sie die Maßnahmen dafür definieren und desto wirkungsvoller ist Ihr Risikomanagement. Nur wenn Sie die Risiken systematisch und sorgfältig formulieren, können Sie sicherstellen:

• dass jeder versteht, um was für ein Risiko es sich konkret handelt
• dass das identifizierte Risiko als relevant akzeptiert wird
• dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden

Eine Beschreibung auf zu hoher Ebene wie zum Beispiel: “Etwas Unerwartetes könnte während der Projektdauer geschehen”, ist natürlich nicht brauchbar, da keine sinnvolle Maßnahmen auf dieser hohen Ebene möglich sind. Eine zu große Detailfreude ist hingegen ebenfalls nicht sinnvoll.

Das „Ursache – Risiko – Auswirkung” Format

Risiken werden auch sehr oft mit Tatsachen oder aktuellen Problemen verwechselt, aber auch oft mit Ursachen, aus denen Risiken entstehen. Um ein Risiko vollständig zu verstehen, ist es hilfreich, sowohl seine Ursachen als auch seine Auswirkungen zu identifizieren. Beschreiben Sie dann das Risiko in Ihrem Risk-Log klar und unmissverständlich im „Ursache – Risiko – Auswirkung” Format. Mit diesem Format müssen Sie sich ein wenig mehr anstrengen bei der Definition von Risiken. Es hilft Ihnen jedoch, sich intensiver mit den Risiken auseinander zu setzen und Risiken eindeutig von Ursachen und Auswirkungen zu trennen.

„Als Folge von [definitiver Ursache] kann [unsicheres Ereignis] auftreten, welches die [Auswirkung] auslösen kann.”

Beachten Sie, dass ein Risiko mehr al eine Ursache oder Auswirkung haben kann.

Diese Satzkonstruktion hilft Ihnen sich auf die eigentlichen Risiken zu fokussieren. Sie kann aber auch verwendet werden, um Risiken zu „generieren“, wenn Sie von dem einen oder anderen Ende (also von Ursache oder Auswirkung) ausgehen. Beispiel:

Ursache: Umstellung auf eine neue Windows Version

Risiko: unsere geplante Hardware könnte zu wenig leistungsfähig sein

Auswirkung: Mehrkosten für Hardware-Upgrade und Zeitverzug

Wichtig ist des die richtige Grundursache für die Unsicherheit zu kennen. Denn meistens liegt die Grundursache oft viel tiefer als man zuerst annimmt. Mit den 5 W-Fragen gehen kommen Sie der Grundursache einiges näher. Wie Sie dies machen erfahren Sie im Artikel Suchen Sie bei Risiken die Grundursachen.

Risken im „Ursache – Risiko – Auswirkung” Format zu beschreiben gibt sicher etwas mehr Arbeit – aber Sie werden auf diese Weise eher die „richtigen” Risiken finden. So können Sie dann auch die Spalten [Ursache], [Risiko] und [Auswirkung] in Ihrem Risk-Log ausfüllen und  nachvollziehen, wie Sie auf die Risiken gestossen sind. Ich verspreche Ihnen, wenn Sie so vorgehen wird Ihr Risikomanagement einiges wirkungsvoller! Hier finden Sie noch mehr Basis-Risikomanagement-Wissen:

Was ist der Unterschied zwischen Ungewissheit und Risiko?
Wie ausgeprägt ist Ihr Risikobewusstsein?
So managen Sie reduzierbare und nicht-reduzierbare Risiken erfolgreich

Hier gibt es noch mehr Wissen