Sie kennen das sicher: Für jedes Leiden gibt es eine Medizin! Dies ist wahrscheinlich eines der Probleme, die unser Gesundheitssystem so teuer machen, denn dieses Vorgehen fokussiert sich auf den Symptomen und nicht auf dem eigentlichen Grundursachen unserer Krankheiten.
Genau den gleichen Fehler macht man sehr oft auch bei Projekten und speziell, wenn man sich mit Projektrisiken beschäftigt. Da behandelt man auch sehr oft nur offensichtliche, potentielle Probleme, statt die Grundursachen für die Risiken zu suchen und diese zu behandeln. Hier kommt die Analyse der Grundursachen (Root-Cause Analysis), oder auch Fehler-Ursachen-Analyse genannt, zum Einsatz.
Finden Sie die Quelle von Fehlern und Problemen
Bei der Grundursachen-Analyse wird die Quelle von Fehlern, Problemen oder Risiken und deren Symptomen gesucht. Wird die Grundursache erliminiert, verhindert dies, dass das unerwünschte Ereignis oder Problem eintritt.
Besonders beim Risikomanagement müssen Sie aufpassen! Viele der identifizierten Risiken sind oft nicht die wirklichen Risiken, sondern Auswirkungen von tiefer liegenden Ursachen. Die wirklichen Risiken liegen nicht selten tiefer. Deshalb sollten Sie sich bemühen hier die Grundursachen zu suchen, um sicher zu sein, die richtigen Risiken zu behandeln.
Das Risiko genau verstehen
Bevor Sie jedoch mit der Grundursachen-Analyse anfangen können sollten Sie zuerst das Risiko genau verstehen und bestimmen, ob es tatsächlich den defnierten Projektumfang bedroht, also ob das Risiko relevant für Ihr Projekt ist. Dazu verwenden Sie am Besten folgenden sechs Fragen:
Diese Fragen können Sie zum Beispiel bei Risiken oder Problemen auf folgende Bereiche anwenden: Prozesse, Werkzeuge, Training, Umfeld, Kommunikation, (Unternehmens-) Management etc.
So finden Sie die Grundursachen
Beim Suchen von Grundursachen von Risiken oder Problemen oder immer wenn etwas unerwartetes passiert, starten Sie die Grundursachen-Analye mit den 5 Warum-Fragen.
Die Grundursache finden Sie, wenn Sie eine Kette von Ursachen und Effekten von einem bekannten Endzustand zurück zum eigentlichen Startpunkt verfolgen.
Gemäss den Apollo Principles (Details siehe weiter unten) sind Ursache und Auswirkung das Gleiche, sie unterscheiden sich nur, wie wir diese zeitlich wahrnehmen. Jeder Effekt hat mindestens zwei Ursachen in Form von Aktionen und Bedingungen.
Die Ursache von einem Ding wird die Wirkung wenn Sie WARUM fragen
Der Effekt führt Sie zur Ursache, wenn Sie “Warum” fragen. Fragen Sie bis zu fünf mal “Warum” und Sie kommen der Grundursache auf die Spur. Ein Beispiel dafür sehen Sie in der obigen Darstellung.
Hier ein zweites einfaches Beispiel: „Der Kunde könnte die Abnahme der Teilleistung verzögern“. Dies könnte das (offensichtliche) Risiko sein. Das Risiko könnte vielleicht auch tiefer liegen. „Warum könnte der Kunde könnte die Abnahme der Teilleistung verzögern?” Das Projekt könnte für den Kunden nur geringe Priorität haben. Warum könnte das Projekt nur geringe Priorität für den Kunden haben?“ Warum? Warum …? Wenn Sie Risiken identifizieren und beschreiben, sollten Sie immer versuchen die Grundursache für das Risiko suchen.
Warum ist die Grundursachen-Analyse so hart?
Unbestritten, die Grundursachen-Analyse ist nicht einfach und auch etwas aufwändig. Die Gründe dafür sind:
- Viele Risiken und Probleme sind einfach schlecht und ungenau beschrieben
- Es gibt kein systematisches Vorgehen um Probleme und Ursachen zu klassifizieren
- Die Untersuchungen werden vorzeitig beendet – man bewegt sich schnell auf das nächste Problem zu
- Entscheidungen basieren auf Vermutungen oder Annahmen
- Man geht zu wenig ins Detail, um zur wirklichen Ursache vorzudringen.
- Die notwendigen Fähigkeiten, Erfahrung und das Wissen sind nicht vorhanden, um die Grundursachen aufzudecken
- Mangel an organisatorischen Willen die größeren Probleme zu lösen
- Angst die Schuld zugewiesen zu erhalten
- Wir haben wirklich keine Zeit für Das, wir haben größere Probleme zu lösen
Versuchen Sie es besser zu machen und investieren Sie etwas Zeit, um Risiken und Problemen auf den Grund zu gehen.
Das Buch “Apollo Root Cause Analysis: Effective Solutions to Everyday Problems, Every Time” von Dean L. Gano wurde 1999 publiziert. Es beschreibt die Erfahrung des Autors wie Probleme effektiv gelöst werden, im Gegensatz zur ineffektiven, konventionellen Vorgehensweise. Im diesem Buch beschreibt er seine prinzipen-basierte alternative Methode, die er “Apollo Root Cause Analysis” nennt.
Sein Folgewerk “RealityCharting: Seven Steps to Effective Problem-Solving and Strategies for Personal Success” ist als Pdf frei verfügbar (Googel findet es sofort). Es lohnt sich einen Blick dort hinein zu werfen.
Wenn Sie mehr über das Risikomanagement in Projekten erfahren wollen, dann werfen Sie doch einen Blick in meine Bücher. 
Was haben Sie für Erfahrungen mit der Grundursachenanalye bei Risiken gemacht? Teilen Sie Ihre Erfahrungen den Lesern in einem Kommentar zu diesem Beitrag mit!
