Projektcontrolling

Projektcontrolling – die Basis für den Projekterfolg

Projektcontrolling ist die Basis für den Projekterfolg! Das tönt für Sie vielleicht etwas überheblich? Wenn Sie eines meiner Bücher über Projektcontrolling gelesen haben, dann werden Sie sich sicher meiner Meinung anschließen. Denn hinter dem Begriff Projektcontrolling steckt mehr als nur reine Zahlenarbeit, wie viele meinen. Projektcontrolling ist eine umfassende Führungsmethode, die bis in die Personalführung und das Qualitätsmanagement hineinreicht.

Mit was beschäftigt sich denn das Projektcontrolling? Ganz grob gesagt hat das Projektcontrolling das Ziel auf Basis der Projektplanung das Projekt systematisch zu überwachen, um möglichst frühzeitig Abweichungen von den geplanten Werten festzustellen. Die Abweichungen sollen dann mit wirkungsvollen Maßnahmen eliminiert werden, damit das Projekt möglichst wieder auf den geplanten Kurs kommt. Das haben Sie vermutlich schon gewusst. Was das jedoch alles umfasst und wie dies im Projekt praxisgerecht umgesetzt wird lesen Sie detailliert in meinem Projektcontrolling-Buch.

Interessant ist, dass das Projektcontrolling in vielen Unternehmen immer noch eine sehr untergeordnete Rolle spielt. Und wenn Projektcontrolling doch praktiziert wird dann stelle ich sehr oft fest, dass die Finanzabteilung mit mehreren Wochen alten Projekt-Finanzzahlen versucht Managementinformationen zu erzeugen, die zur Steuerung der Projekte dienen sollen. Was meinen Sie, kann man mit solchen Informationen noch sinnvoll Projekte steuern? Basiert das Projektcontrolling nur auf Finanzzahlen, oder steckt da wohl mehr dahinter? Ist das Projektcontrolling primäre Aufgabe der Finanzabteilung? Ist es ganz sicher nicht. Es ist die primäre Aufgabe des Projektleiters bzw. seines Projektcontrollers.

Projektcontrolling – eine wesentliche Aufgabe des Projektleiters

Projektcontrolling ist eine wesentliche Führungsaktivität des Projektleiters, die Ihn zu mehr als 50% seiner Arbeitszeit in Beschlag nimmt. Sie finden diese Aussagen vermutlich übertrieben? Soviel kann das doch gar nicht sein! Wie Sie aber in diesem Buch entdecken werden ist Projektcontrolling ein sehr umfassendes Konzept, dass viele Bereiche des eigentlichen Projektmanagements umfasst.

Leider stelle ich immer wieder fest, dass Projektcontrolling nicht verstanden wird und auch nicht gerade die beliebteste Arbeit des Projektleiters ist, denn sie trägt offensichtlich nichts zum Projektfortschritt bei. Eine nicht wertschöpfende Tätigkeit also – eher lästig denn nützlich.

Projektcontrolling ist mehr als nur PLAN/IST-Vergleich!

Viele Projektleiter, Auftraggeber und Steuerungsgremien wissen leider nicht genau was Projektcontrolling für Ihr Projekt bedeutet und was es überhaupt für Aufgaben umfasst. Auf die Frage, was Projektcontrolling ist, würden mir viele Projektleiter die Antwort geben: „Projektcontrolling? Ja, das ist der PLAN/IST-Vergleich, den ich monatlich mache und die Kontrolle, ob alle Arbeitspakete zum geplanten Zeitpunkt fertig sind.“ So hätte ich vor 20 Jahren als Projektleiter-Greenhorn auch geantwortet. Heute weiß ich, dass die Arbeit des Projektleiters zum großen Teil nur Projektcontrolling-Aktivitäten umfasst und das Projektcontrolling einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg beisteuert. Mit was für Methoden und Techniken sich das Projektcontrolling beschäftigt und wie Sie Ihre Projekte noch erfolgreicher machen lernen Sie in meinem Projektcontrolling-Buch.

So bringen Sie Ihr Schiff sicher in den Hafen

Projektcontrolling kann einfach anhand einer Schiffsreise erklärt werden.

Planung: Ein Kapitän zur See plant seine Schiffsroute, Ladung, Mannschaft usw. bevor die große Reise losgeht.

Überwachung: Sobald das Schiff unterwegs ist ortet er die Lage seines Schiffes, bestimmt die Geschwindigkeit des Schiffes, überprüft die Leistung der Motoren, beobachtet Windrichtung, Windstärke und Seegang und spürt die Stimmung der Mannschaft. Weichen die registrierten Werte vom geplanten, normalen Zustand ab, so muss er die Gründe und möglichen Auswirkungen dieser Abweichungen bestimmen.

Steuerung: Der Kapitän entscheidet aufgrund der vorliegenden Daten Maßnahmen einzuleiten, damit größere Probleme verhindert werden können. Die Wirkung der Maßnahmen wird periodisch überprüft und wenn notwendig werden Folgemaßnahmen getroffen. Der Projektleiter als Kapitän des Projektes hat die gleiche Aufgabe: Das Projekt sicher in den Hafen zu bringen. Ein wichtiges Hilfsmittel dazu ist das Projektcontrolling. Nehmen als Projektleiter Ihre Führungsverantwortung war und bringen Sie Ihr Schiff sicher in den Hafen.

In der folgenden Grafik sehen Sie das Metamodell der Projektabwicklung. Es umfasst alle Aktivitäten der Projektführung, der Projektdurchführung und dazwischen, als Bindeglied, das Projektcontrolling. Das Projektcontrolling mit der Steuerung und der Überwachung ist das Bindeglied zwischen der Projektführung und der Projektdurchführung. Zu den Projektcontrolling-Elementen zähle ich auch die Projektplanung – denn ohne Projektplanung kein Projektcontrolling.

Der Projektcontroller – das gute Gewissen des Projektleiters?

Bei vielen Projekten macht der Projektleiter das Projektcontrolling selber. Bei großen Projekten ist er jedoch froh wenn er durch einen Projektcontroller unterstützt wird. So kann sich der Projektleiter noch besser auf die weiteren Projektführungs-Aktivitäten und das wichtige Stakeholdermanagement konzentrieren. Der Projektcontroller mit seinem breiten Projektcontrolling- und Projektmanagement-Wissen ist eine wesentliche Entlastung für den Projektleiter und wird damit gleichzeitig zu seinem „guten Gewissen“. Wenn der Projektleiter und der Projektcontroller ein gutes Team sind, dann ist schon ein wesentlicher Schritt zum Projekterfolg getan.

Projektcontrolling ist Führungsarbeit! Die Verantwortung für das Projektcontrolling bleibt immer beim Projektleiter – er wird jedoch einen gewissen Teil davon gerne an seinen Projektcontroller abgeben.

Machen Sie den nächsten Schritt