Erfolgreiche Maßnahmenplanung im Risikomanagement

Sie sind Risiken in Ihrem Projekt nicht wehrlos ausgeliefert! Nachdem Sie die Risiken in Ihrem Projekt identifiziert und analysiert haben können Sie jetzt mit dem nächsten Schritt starten – mit der Maßnahmenplanung. Mit Maßnahmen reduzieren oder vermeiden Sie Risiken oder sind bereit, wenn Risiken im Begriff sind einzutreten. Die Maßnahmenplanung und deren zeitgerechte Umsetzung ist Ihre Versicherung, dass Sie von Risiken nicht über­rascht werden. So wird Ihr Projektleben ein wenig ruhiger. Dieser Artikel zeigt Ihnen wie Sie bei der Maßnahmenplanung vorgehen und auf was Sie dabei achten müssen.

Maßnahmen planen für mehr Sicherheit

Bei der Maßnahmenplanung definieren Sie Maßnahmen, um Risiken frühzeitig zu eliminieren oder zu vermindern, mit dem Ziel das Gesamtrisiko des Projektes zu senken. Anschließend gilt es diese Maßnahmen zeitgerecht umzusetzen und zu überwachen.

Wenn Sie Maßnahmen planen, dann versuchen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung der Risiken zu vermindern und die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung der gefundenen Chancen zu erhöhen. Diese Maßnahmen werden im Maßnahmenplan dokumentiert, überwacht und bei Bedarf während des Projektablaufs angepasst. Risiken vermindern oder vermeiden erhöht die Chance, dass Sie Ihr Projekt zum vorgesehenen Zeitpunkt und zu geplanten Kosten beenden.

“If you don’t actively attack the risks, they will actively attack you.”
(Tom Gilb)

Tom Gilb bringt es auf den Punkt: Wer Risiken nicht aktiv mit griffigen Maßnahmen begegnet, wird von diesen überrascht und eine gewisse Zeit intensiv beschäftigt. Lassen Sie es nicht so weit kommen! Mit wirkungsvollen Maßnahmen für die wichtigsten Risiken wird Ihr Projektleben einiges ruhiger werden.

Bei der Massnahmenplanung werden Sie sich auf folgende drei Strategien fokussieren:

• Maßnahmen treffen, um die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkung der Risiken zu reduzieren bevor etwas passiert (oder vergrößern bei Chancen).
• Etwas unternehmen wenn das Risiko eintritt: Notfallplan (Contingency Plan) einsetzen
• Etwas unternehmen wenn der Notfallplan nicht wirksam ist: Ausweichplan (Fallback Plan) einsetzen

Das Schlagwort bei der Maßnahmenplanung ist “Angemessenheit”. Die passende Maßnahme wird für jedes Risiko eine andere sein. Für einige Risiken wird es angemessen sein, sie so schnell wie möglich zu eliminieren. Für andere Risiken wird die Maßnahme sein, nichts zu machen und abwarten und schauen was passiert oder Sie könnten auch in Betracht ziehen das Projekt abzubrechen.

Mehr zum Notfallplan und Ausweichplan erfahren Sie in diesem Arktikel: Der Fallbackplan – wenn Maßnahmen für Risiken nicht wirken.

So gehen Sie vor bei der Maßnahmenplanung

1. Ändern Sie wenn möglich den Projektplan, um Risiken zu entfernen.
2. Ändern Sie wenn möglich den Projektplan, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkung der Risiken zu vermindern.
3. Bestimmen Sie für die verbleibenden Risiken eine Risikobewältigungs-Strategie und definieren Sie für die Risiken Maßnahmen.
4. Definieren Sie für jedes Risiko einen Risikoverantwortlichen.
5. Definieren Sie, wenn sinnvoll, Notfall- und Ausweichpläne für den Fall, dass Risiken eintreten.
6. Definieren Sie eine Notfallreserve (Zeit, Geld) für erkannte Risiken, für die keine Massnahmen ergriffen wurden (Restrisiken).
7. Definieren Sie eine Reserve für Risiken, die nicht erkannt wurden.
8. Wiederholen Sie die qualitative Risikoanalyse um zu sehen, ob die neue Summe der Top-Risiken unterhalb dem definierten Grenzwert liegt. Wenn dies nicht der Fall ist, so führen Sie die Massnahmenplanung fort.
9. Holen Sie vom Management und von relevanten Stakeholdern die Zustimmung zum Risiko-Maßnahmen­plan und den Reserven.
10. Fällen Sie mit dem Management eine Projekt Go/No Go Entscheidung auf Basis der Resultate der Massnahmenplanung.

Maßnahmenplanung ist Teamarbeit

Wie packen Sie die Maßnahmenplanung am besten an? Wie viel Zeit sollten Sie dafür einsetzen? Wer beteiligt sich daran? Auf all diese Fragen gibt es keine eindeutige Antwort. Die Methoden, Teilnehmer und die notwendige Zeit hängen stark ab von:

• der Projektgröße
• der Komplexität des Projektes
• den verfügbaren Ressourcen und
• der Priorität des Projektes

Wie bei der Maßnahmenplanung vorgehen, sollten Sie schon im Risikomanagementplan definiert haben. Für kleine Projekte genügt meist eine Sitzung mit den Projektteammitgliedern und wichtigen Stakeholdern. Nach einer 30 Minuten dauernden Brainstorming-Session könnte schon ein grober Maßnahmenplan entstanden sein. Für größere Projekte werden Sie mehrere Sitzungen benötigen, zum Beispiel zusätzlich solche mit Spezialisten für bestimmte Themen, mit betroffenen Stakeholdern oder mit Unterlieferanten.

Empfehlenswerte Methoden für die Maßnahmenplanung sind Brainstormings, Interviews, Befragungen via E-Mail oder kombinierte Varianten.

Bei der Maßnahmenplanung ist Kreativität gefragt

Bei der Risikoidentifikation waren eher die Erfahrung und bei der Risikoanalyse analytische Fähigkeiten gefragt. Bei der Maßnahmenplanung ist nun die Kreativität gefragt.

Oft sind es die bis anhin eher stilleren Teilnehmer, die jetzt bei der Maßnahmenplanung die kreativen Ideen bringen. Beachten Sie, dass Sie während dem Brainstorming keine Ideen für Maßnahmen bewerten. Animieren Sie Ihre Kollegen auch verrückte Ideen mitzuteilen. Jede Idee zählt! Verrückte Ideen liefern nicht selten Stoff für praktikable Maßnahmen. Wirklich unmögliche Ideen können Sie später immer noch aussortieren.

Das sollten Sie unbedingt beachten: Risiken identifizieren und Maßnahmen planen und umsetzten ist keine einmalige Angelegenheit. Dies machen Sie periodisch während der ganzen Projektdauer – und wenn Sie es aus Überzeugung machen, dann wird Ihr Risikomanagement auch erfolgreich sein!

Im nächsten Artikel erfahren Sie mehr über Risikobewältigungs-Strategien.

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