Im Risikomanagement definieren Sie Maßnahmen, die verhindern, dass Risiken eintreten, oder sie reduzieren mit den Maßnahmen die Auswirkung, wenn die Risiken doch eintreten. Wenn jedoch die definierten Maßnahmen nicht, oder zu wenig wirken, dann sind Sie der Auswirkung des Risikos ausgeliefert. Damit dies nicht geschieht, ist es oft sinnvoll für gewisse Risiken einen Fallback-Plan zu haben. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was ein Fallbackplan und ein Notfallplan ist und wie diese eingesetzt werden.
Was ist ein Fallback-Plan?
In der Maßnahmenplanung definieren Sie für kritische Risiken nicht nur einen primären Maßnahmenplan, sondern oft auch einen Fallback-Plan. Dieser wird dann benutzt, wenn ein Risiko eingetreten ist (oder kurz davor steht einzutreten) und sich der primäre Maßnahmenplan als unzureichend erweist. Ein Fallback-Plan wird oft auch als Notfallplan oder alternativer Plan bezeichnet, wobei der Notfallplan nach meiner Meinung in einer speziellen Situation angewendet, was ich Ihnen später noch erkläre. Hier ein einfaches Beispiel für einen Fallback-Plan:
Längerer dauernder Regen würde Ihre Baustelle überfluten. Deshalb haben Sie als Maßnahme Abdeckplanen bereitgestellt, welche die Baustelle schützen sollen, wenn es stärker zu regnen beginnt. Wenn die Windstärke jedoch grösser als 7 ist, dann sind die Abdeckplanen ungeeignet und als Fallback-Plan müssen Pumpen eingesetzt werden, um das Wasser zu entfernen.
A Fallback plan is prepared in advance for a situation, where the primary plan needs to be abandoned.
Wann benutzen Sie einen Notfallplan?
Einen Notfallplan (Contingency Plan) setzen Sie ein, wenn trotz Risikoverminderungs-Maßnahmen das Risiko eintritt. Auch bei Risiken, bei denen Sie keine Maßnahmen definieren (akzeptierte Risiken), kann ein Notfallplan im Ernstfall Schlimmes verhindern.
So verhindert zum Beispiel der Airbag keinen Autocrash. Dies machen andere Assistenzsysteme und Ihre eigene Aufmerksamkeit. Aber wenn das Risiko eines Crashes tatsächlich eintritt, dann kann ein Airbag als Notfallmaßnahme schlimmere Verletzung verhindern.
Die Eventual-Maßnahmen Strategie
Bei gewissen Risiken kann es sinnvoll sein, wenn das Projektteam Maßnahmen definiert, die nur unter bestimmten, vordefinierten Bedingungen (Trigger) eingeleitet werden. Zum Beispiel wenn man davon ausgeht, dass eine ausreichende Warnung vorliegt, bevor der Maßnahmenplan umgesetzt wird. Hier definieren Sie Ereignisse (wie z.B. verpasste Zwischenmeilensteine, verabschiedete Gesetze oder schlechte Wettervorhersagen), die Sie kontinuierlich überwachen, welche dann die Maßnahmen auslösen. Diese Risikobewältigungs-Strategie wird oft auch als Notfallplan oder Fallback-Plan bezeichnet, was aus meiner Sicht jedoch nicht ganz korrekt ist.
Wenn Maßnahmen Folgerisiken erzeugen
Es kann auch sinnvoll sein das Sie Folgerisiken (sekundäre Risiken) identifizieren. Folgerisiken sind Risiken, die sich unmittelbar aus der Umsetzung der getroffenen Maßnahmen ergeben. Häufig wird dafür eine Notfallreserve (Budget oder Zeit) dafür gebildet.
Wie Sie Reserven in Projekten richtig planen erklärt Ihnen dieser Artikel.
Einzig für die unbekannten Risiken (the unknown Unknowns), die plötzlich Ihr Projekt behindern, können Sie keine Maßnahmen definieren. Solche Risiken konnten Sie nicht identifizieren, weil sie ausserhalb Ihrer Vorstellung oder Erfahrung lagen. Auch für solche Risiken sollten Sie eine Reserve planen. Das folgende Beispiel im folgend Abschnitt zeigt ein wahres Ereignis eines Kollegen in San Diego aus auf Jahre 2007 .
Die großen kalifornischen Wildbrände und der Fallback-Plan
Ein Kollege von mir leitete im Jahr 2007 ein kleines Finanz-Brokerage-Clearing-Unternehmen in San Diego. Als er die letzten 20 Jahre die Nachrichten im Fernsehen sah, dachte er immer, dass Tsunamis, Erdbeben, Terroranschläge, Hurrikane oder Vulkane jemand anderem treffen, auf der anderen Seite des Planeten, irgendwo anders passieren. Aber diesmal nicht!
Im Oktober 2007 wurden sie von den großen kalifornischen Wildbränden getroffen. Sie zerstörten mindestens 1.500 Häuser und etwa 3.934 km2 Land verbrannten.
Nach den Ereignissen vom 11. September 2001 (9/11) war mein Kollege für diese Art von Ereignissen sensibilisiert und hatte Notfallpläne im Privaten und in seiner Firma, wenn etwas in seinem Gebiet passieren würde. Zum Beispiel, wenn der Strom ausfällt, was in Südkalifornien nicht selten passiert. Sie hatten jedenfalls mehrere Notfallpläne – aber sie hatten nicht die Absicht, diese jemals zu nutzen.
Sein Notfallplan für sein Geschäft in der Stadt war sein eigenes Haus (das Gästehaus) als alternatives Büro, wenn sie das Stadtbüro evakuieren müssen. In diesem Backup-Büro hatten sie zwei verschiedene Internetleitungen von verschiedenen Anbietern, mehrere Computer, Faxgeräte und Geschäftszubehör. Im schlimmsten Fall hatte er einen Fallback-Plan, um das Geschäft in sein Ferienhaus am Strand in Coronado, einige Meilen von seinem Haus entfernt zu verlegen. Dieses Backup-Büro nutzt er auch für seinen “Arbeitsurlaub”, aber es ist bei Bedarf ein voll funktionsfähiges Büro, für ihn und seine Mitarbeiter. Es ist ähnlich ausgestattet wie das Büro in seinem Haus.
Das Worst-Case-Szenario trat ein. Wegen der großen kalifornischen Wildbrände mussten sie das Büro in der Stadt verlassen und nach kurzer Zeit war auch ihr Zuhause in Gefahr und musste evakuiert werden. Der erste Notfall-Plan war nicht mehr tragfähig, und sie brauchten den Fallback-Plan mit dem Ferienhaus am Strand. Die Familie, drei Mitarbeiter und fünf Haustiere verbrachten dort ein paar Tage auf engstem Raum.
Als sie evakuiert wurden, hatten sie bereits einen “backout-of-town”-Korb mit allen wichtigen Papieren vorbereitet: Pässe, Testamente, Trusts, Versicherungsunterlagen, wichtige Finanzunterlagen, Maklerauszüge usw. Dieser gefüllte Korb war seit Jahren bereit. „Wenn etwas passiert, geschieht es oft sehr schnell. Wenn du aus deinem Haus evakuieren musst, weil es vielleicht niederbrennt, fragst du dich, welche Dinge sind dir wirklich wichtig“.
Seine Empfehlung lautet: „Haben Sie immer mehr als einen Fallback-Plan. Denn wenn Sie einen Plan B haben und Plan B funktioniert nicht, brauchen Sie einen Plan C. Halten Sie auch einen Erste-Hilfe-Kasten, reichlich abgefülltes Wasser, Konserven, Powerriegel … bereit. Es sollte auch viele Lessons Learned von den Hurrikanen Katrina und Rita geben. Manchmal erhältst du Warnungen wie z.B. bei Bränden, Überschwemmungen, Vulkanen, Hurrikanen, aber bei Erdbeben oder Terrorismus wirst du nicht gewarnt.“
Was ist Ihr Fallback-Plan?
Es gibt auch im deutschsprachigen Raum Regionen, die sensibel für Naturkatastrophen sind. Auch dort werden die Einwohner Maßnahmen getroffen haben und vielleicht Fallback-Pläne bereit haben. Wie steht es mit Ihrem Projekt? Gibt es Risiken, die Ihr Projekt zum Absturz bringen könnten? Haben Sie für diese Risiken, neben Maßnahmen, auch einen Fallback-Plan oder einen Notfallplan? Ich wünsche Ihnen viel Glück und Erfolg bei Ihrem Projekt, aber verlassen Sie sich nicht darauf!
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