Wie Sie SharePoint Workflows in Projekten anwenden

SharePoint Workflows gibt es schon seit vielen Jahren. Es ist jedoch eine Funktionalität, die nach meiner Erfahrung im Business und bei Projekten nicht oft verwendet wird. Immer wenn Sie eine Genehmigung benötigen oder ein Geschäftsprozess öfters stattfindet, sollten Sie darüber darüber nachdenken, vielleicht die Workflow-Funktion dafür zu nutzen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten Workflows in SharePoint zu erstellen. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, was Workflows sind, welche Möglichkeiten SharePoint dafür bietet und wie Sie diese nutzen können. Neugierig geworden? Dann lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr.

SharePoint Workflows werden zu wenig genutzt

SharePoint Workflow gibt es schon seit vielen Jahren. Sie sind aber immer noch eines der am wenigsten genutzten, bez. unbekannte Fähigkeiten in SharePoint. Workflows waren früher aufwändiger zu implementieren und man brauchte dazu die SharePoint Designer Software. Vor einiger Zeit wurde SharePoint Designer pensioniert und die Workflow-Funktionalität direkt in SharePoint integriert (mit Power Automate).  Eine weitere Möglichkeit Workflows zu implementieren ist Microsoft Flow (Power Automate) direkt in SharePoint dafür zu nutzen. Ich habe schon in verschiedenen Unternehmen mit SharePoint gearbeitet, habe aber bisher in keinem Unternehmen Workflows operativ genutzt gesehen.

Miniprogramme, die Ihre Arbeit effizienter machen

Betrachten Sie SharePoint-Workflows als kleine Miniprogramme, die innerhalb Ihrer SharePoint-Umgebung ausgeführt werden, um Projekt- oder Geschäftsprozesse zu automatisieren. Workflows reichen von Projektaufgaben wie Sammeln von Unterschriften bis hin zur Statusverfolgung und sollen Ihnen Zeit und Mühe ersparen. Workflows sorgen bei Aufgaben, die Sie im Projekt regelmäßig ausführen und teilweise mehrere Mitarbeitende durchlaufen, konsistenter, effizienter und sicherer zu machen. Systemunterstützte Workflows sind sinnvoll, wenn Prozesse längerfristig stabil sind.
Es gibt fünf typische Workflow-Typen in SharePoint: Approval Workflows, Status Workflows, Notification Workflows, Automation Workflows, and Custom Workflows.

Approval Workflows

Dies ist die gängigste Art eines Workflows in SharePoint. Der Approval oder Genehmigungs-Workflow ermöglicht es Ihnen, eine Genehmigungskette zu starten, sobald ein Dokument in SharePoint hochgeladen wird. Hier ist ein Beispiel, wie Sie einen solchen erstellen.

Status-Workflows

Mit Status-Workflows können Sie den Status von Dokumenten automatisieren, wenn sie in SharePoint hochgeladen werden. Basierend auf den im Listen-Workflow festgelegten Bedingungen wird der Status der Dokumentenbibliotheken automatisch geändert, je nachdem, was mit dem Dokument geschieht.

Benachrichtigungs-Workflows

Sobald eine Bedingung in Ihrer SharePoint-Umgebung erfüllt ist, senden Benachrichtigungs-Workflows eine Benachrichtigung (z. B. eine E-Mail) an die zugewiesenen Mitglieder Ihrer Organisation und fordern sie auf, eine bestimmte Aktion durchzuführen.
Einer der einfachsten Benachrichtigungs-Workflows sind nach meiner Ansicht die SharePoint Alerts, die ja eigentlich nicht unter den Begriff Workflows fallen.

Automation Workflows

Automation Workflows ermöglichen es Ihnen, einen Workflow zu erstellen, um bestimmte Aktionen zu automatisieren und automatisch auszuführen, je nachdem, was in Ihrer SharePoint-Umgebung geschieht. Sie sind in der Regel eine Ergänzung zu den anderen oben beschriebenen Workflows.

Wenn Sie erst einmal herausgefunden haben, was diese Arten von Workflows für Ihr Unternehmen leisten können, werden Sie wahrscheinlich mehr als einen davon einsetzen wollen – vielleicht sogar eine Kombination aus allen vier! Mit benutzerdefinierten Workflows können Sie Ihren eigenen SharePoint-Workflow erstellen und Ihr eigenes Miniprogramm in SharePoint einstellen.

Weitere Details zu den oben genannten Workflows erhalten Sie hier.

Aufgaben in einem Projekt, die Sie regelmäßig ausführen und an denen oft mehrere Mitarbeitende beteiligt sind, werden mit Workflows einheitlicher, effizienter und sicherer bearbeitet.

Wie Sie Workflows in Projekten anwenden

Im letzten Abschnitt habe ich Ihnen die fünf wichtigsten Arten von Workflows gezeigt, die mit SharePoint möglich sind.
Im folgenden Abschnitt zeige ich Ihnen einige Beispiele, wie Sie Workflows in Projekten effektiv einsetzen können.

1. Dokument-Genehmigungsprozess: Wenn Dokumente einen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, bevor sie veröffentlicht oder weitergegeben werden, können SharePoint-Workflows die Weiterleitung und die Genehmigungsschritte automatisieren und sicherstellen, dass die richtigen Beteiligten den Inhalt prüfen und genehmigen.
2. Issue Tracking und Management: In Projektmanagement- oder Supportszenarien können SharePoint-Workflows dazu verwendet werden, von Teammitgliedern oder Kunden gemeldete Probleme zu verwalten und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie zugewiesen, bearbeitet und effizient gelöst werden.
3. Veröffentlichung von Inhalten: Für Intranetportale oder öffentliche Websites können SharePoint-Workflows die Prozesse zur Veröffentlichung von Inhalten erleichtern. Autoren können Inhalte zur Überprüfung einreichen, und der Workflow übernimmt die Genehmigung und Bereitstellung der Veröffentlichung.
4. Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden und Contractors: Wenn ein neuer Mitarbeiter oder Contractor in das Projekt oder Unternehmen eintritt, können SharePoint-Workflows den Onboarding-Prozess steuern, indem sie Aufgaben wie die Einrichtung von Konten, die Zuweisung von Ausrüstung und die Zuweisung von Schulungen automatisieren. In ähnlicher Weise können Workflows Offboarding-Aufgaben erledigen, wenn ein Mitarbeiter das Projekt verlässt.
5. Änderungsmanagement (Change Request Management): SharePoint-Workflows können Änderungsanfragen verwalten, indem sie den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess für vorgeschlagene Änderungen an Anwendungen oder Systemen automatisieren.
6. Genehmigung von Verträgen und Vereinbarungen: SharePoint-Workflows können den Genehmigungsprozess für Verträge und Vereinbarungen automatisieren und sicherstellen, dass alle relevanten Parteien die erforderlichen Dokumente prüfen und unterzeichnen.
7. Qualitätssicherung und Tests: Workflows können Qualitätssicherungs- und Testaufgaben managen und so sicherstellen, dass Produkte vor der Freigabe bestimmte Standards erfüllen.

Dies sind nur einige Beispiele, wie SharePoint-Workflows zur Rationalisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Organisationen und Projekten eingesetzt werden können. Weitere Details, wie Sie solche Workflows in SharePoint einrichten, finden Sie über die Links in diesem Artikel. Probieren Sie es aus!

So entwerfen Sie einen Workflow

Einen Fehler, den Benutzer nicht selten machen, ist, dass sie mit dem “Codierung” eines Workflows oder der Erstellung von Aktionen und Bedingungen in SharePoint oder Microsoft Flow beginnen, ohne zunächst ein Gesamtbild des Prozesses zu haben. Der beste Weg den Workflow zu dokumentieren ist ihn auszusprechen. Schreiben Sie einfach den Text auf, während Sie den Workflow mit Ihren Kollegen besprechen.

1. Ein Benutzer sendet eine Anfrage für eine Bestellung
2. Der Finanzmanager erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Einzelheiten der Bestellung
3. …..

Weitere praktische Schritte zur Gestaltung von Arbeitsabläufen finden Sie in diesem guten Blogartikel von SharePoint Maven: Four things to do before creating a workflow in SharePoint

Workflows in SharePoint erstellen ist etwas, das Sie tun, wenn Sie SharePoint bereits gut kennen. Diese Funktionalität werden Sie wahrscheinlich nur dann in SharePoint nutzen, wenn Ihr Projekt oder Programm länger dauert und Sie häufig ähnliche Abläufe durchführen. Wenn Sie sich eingehender mit Workflows beschäftigen möchten, finden Sie hier weitere Details:

Two ways to request document approval in SharePoint Online

5 Types of SharePoint Workflows: Make Your Life Easier with Automation

Es würde zu viel Platz beanspruchen, hier jetzt genau zu beschreiben, wie Sie Workflows in SharePoint definieren. Ich denke, es ist gut zu wissen, was möglich ist, und dann sich weiter zu vertiefen, wenn nötig.

Hier finden Sie noch mehr Wissen