Wo schauen Sie nach, wie in Ihrem Projekt neue Ressourcen „an Bord genommen” werden, d.h. eingestellt und eingeführt werden, wie das Risikomanagement funktioniert, wie und wann Meetings sattfinden, wie die Projektorganisation aussieht, wie die Qualität im Projekt gemanagt wird usw.? Das steht alles im Projektmanagement-Plan.
Im diesem Blog-Beitrag haben Sie den Unterschied zwischen “Schedule” und “Plan” kennengelernt. Heute geht es um den Projektmanagement-Plan (PMP). Dieser ist aus meiner Sicht das am meisten unterschätzte, aber zentrale Projektmanagement-Dokument in jedem Projekt. Ich behaupte mehr als 50% aller Projektleiter kennen das Dokument nicht, oder wissen nicht, warum sie ein solches Dokument erstellen sollen. Oft hört man auch: ”Solch ein Overhead, viel Aufwand, wenig Nutzen!” Oder: “Wir müssen dieses Dokument machen, weil es das zentrale PMO so will”!
Definition des PMP
Der Projektmanagement-Plan ist ein formell abgenommenes Projektmanagement-Dokument, dass definiert, wie das Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird. Es kann einen oder mehrere Unterpläne enthalten (Subsidiary Management Plans). Das Ziel des Projektmanagement-Plans ist es das Vorgehen zu definieren wie das Projektteam den definierten Projektumfang liefert. Er definiert wie gearbeitet wird, die Zusammenarbeit, Prozesse, Kommunikation, Controlling, Ressourcen etc.
Das Project Office, der Projektleiter und das Projektteam erstellen gemeinsam dieses Dokument, und es wird von diesen und wenn sinnvoll von Schlüssel-Stakeholdern abgenommen.
Was ist der Inhalt des Projektmanagement-Plans?
Je nach Projektgröße und Komplexität ist der Charakter des PMP verschieden. Bei großen Projekten stellt er eine Summation der Unterpläne dar, bei mittelgroßen oder kleinen Projekten umfasst er alle Pläne im Detail.
Wie sieht die Struktur des PMP aus und welche Elemente enthält er? Das ist einfach gesagt, er enthält (mindestens) alle Knowledge Areas des PMBOK’s:
- Project Integration Management
- Project Scope Management
- Project Time Management
- Project Cost Management
- Project Quality Management
- Project Human Resource Management
- Project Communication Management
- Project Risk Management
- Project Procurement Management
Wie entsteht ein PMP?
Es gibt Unternehmen die haben bereits eine Vorlage für den PMP, bei dem die Struktur schon vorgegeben ist. Auch die Projektmanagement-Prozesse sind in vielen Unternehmen bereits gut definiert. Deshalb kann auf entsprechende Prozesse verwiesen werden oder wenn das Projekt Projektmanagement-Prozesse anpasst (tailoring), was oft vorkommt, sollten diese im PMP detailliert beschrieben werden. Der PMP wird meistens schrittweise erarbeitet und stetig ergänzt und konkretisiert.
Was ist der Nutzen es PMP
- Der PMP definiert Richtlinien und Methoden, damit jeder im Projekt weiß, was das Projekt erstellt, nach welchen “Regeln” das Projekt “funktioniert” und wie er seine Arbeiten ausführen muss.
- Definiert die Zusammenarbeit und Kommunikation.
- Führt alles Wissen über die Projektführung- und -durchführung zusammen
- Ist ein ideales Hilfsmittel, um neue Projektmitarbeiter ins Projekt einzuführen
- Ist ein zentrales Nachschlagewerk für alle Projektmitarbeiter
Sollten Sie eine Vorlage für einen PMP brauchen, dann kann Ihnen dieses Dokument Ideen liefern (Englisch): Project_Management_Plan_Template
Der PMP ist in Ihrem Projekt aktives Wissensmanagement. Was sind Ihre Erfahrungen mit dem PMP? Schreiben Sie einen Kommentar zu diesem Beitrag.
