Wenn Sie in Ihrem Projekt die Ablaufplanung machen, d.h. die Aktivitäten bzw. Arbeitspakete im Projektplan nach Ihrem Ablauf miteinander verbinden, dann können Sie dies auf verschiedene Arten tun. In Planungsprogrammen gibt es dazu verschiedene Beziehungsmöglichkeiten, wie z.B. Ende-Anfang (EA) oder Anfang-Anfang (AA). Es hat sich in der Praxis herausgestellt, dass Sie meistens mit Ende – Anfang Beziehung völlig auskommen und die anderen Beziehungsarten praktisch vergessen können. Warum das so ist und auf was Sie bei der Ablaufplanung sonst noch achten müssen erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Kernfragen bei der Projekt-Ablaufplanung
„Was muss zuerst gemacht werden? Was ist der nächste Arbeitsschritt?“ Das sind die Kernfragen bei der Ablaufplanung Ihres Projektes. Bei der Ablaufplanung definieren Sie die logischen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen (bzw. Aktivitäten/Vorgängen), d.h. die Reihenfolge, in welcher diese ausgeführt werden. So wird für alle Beteiligten ersichtlich welche Ergebnisse erstellt werden müssen, bevor mit einer anderen Arbeit begonnen werden kann. Nach der Ablaufplanung können Sie noch keine genauen Angaben über Dauer und Termine der einzelnen Arbeitspakete machen. Dies ist erst nach der Terminplanung möglich.
In einem Projekt können die Aktivitäten oder Arbeitspakete auf verschiedene Weise voneinander abhängen. In den meisten Fällen muss ein Arbeitspaket beendet sein bevor mit dem Nächsten begonnen werden kann. Es können z.B. auch zwei Vorgänge gleichzeitig beginnen. Wenn ich mit der Ausarbeitung des Business Cases starte, wird Peter gleichzeitig mit der Stakeholderanalyse beginnen.
So erkennen Sie die logischen Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen
Es ist natürlich nicht immer einfach die logischen Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen zu erkennen. Die folgende systematische Fragetechnik unterstützt Sie dabei:
- Welche Arbeitspaket-Lieferobjekte sind unmittelbare Voraussetzung für das betrachtete Arbeitspaket?
- Welche Arbeitspakete können einem betrachteten Arbeitspaket unmittelbar folgen?
- Welche Arbeitspakete können unabhängig von dem betrachteten Arbeitspaket ausgeführt werden?
- Entspricht der gewählte Feinheitsgrad den Anforderungen einer ablaufgerechten Projektabbildung?
Nachdem Sie die Reihenfolge der Arbeitspakete grob festgelegt haben, also für jedes Arbeitspaket den Vorgänger und Nachfolger ermittelt haben, müssen Sie entscheiden durch welche Art von Beziehung Sie die einzelnen Arbeitspakete (AP) miteinander verknüpfen. In der folgenden Übersicht sehen Sie die meist verwendeten Verknüpfungsvarianten, die Sie z.B. in MS Project finden.
Anordnungsbeziehungen (Abhängigkeiten) zwischen Vorgängen
Ich empfehle Ihnen, wenn immer möglich EA-Beziehungen zu verwenden. Alle anderen Beziehungen sollten Sie schnell vergessen. Sie sind eigentlich unnötig, unüblich oder sogar verwirrend.
Beachten Sie folgende Punkte, wenn Sie Abhängigkeiten definieren:
- Prüfen Sie, ob Sie Arbeiten parallel ausführen können, um so die Projektdauer zu verkürzen.
- Jeder Vorgang sollte mindestens einen Vorgänger und mindestens einen Nachfolger aufweisen. Ausnahme: Start- und Endvorgang (Meilenstein). Hinterlassen Sie keine Waisen!
- Ich rate Ihren ab Sammelvorgänge miteinander zu verknüpfen oder Sammelvorgänge mit Aktivitäten zu verknüpfen – sie werden nur Probleme damit erhalten. Sammelvorgänge sind keine produktiven Arbeiten sondern nur eine dargestellte Summe der Vorgänge unter ihnen. Verknüpfen Sie nur Vorgänge mit Vorgängen oder Meilensteinen.
- Verwenden Sie möglichst keine harten Zeiteinschränkungen wie: „Muss enden am“ oder muss „muss anfangen am“, auch bei Meilensteinen. Bei Meilensteinen können Sie Stichtage (Deadline) anzeigen lassen, die sich sehr gut für die Projektüberwachung eignen.
- Geben Sie möglichst keine Termine manuell vor, ausser das Projekt-Startdatum und planen Sie alle Vorgänge mit der Einschränkungsart „so früh wie möglich“.
- Verwenden Sie bei den Vorgangsbeziehungen möglichst keine negativen Zeitabstände (Leads)
Mehr über eine erfolgreiche Projektplanung erfahren Sie in diesen beiden Beiträgen:
So entsteht eine erfolgreiche Projektplanung Teil 1
So entsteht eine erfolgreiche Projektplanung Teil 2
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