Das Dokumentationsmanagement bei Projekten ist oft unterentwickelt, besonders wenn es darum geht Entscheidungen, Vereinbarungen und “relevante Sachverhalte” zu dokumentieren. Vieles wird nur mündlich abgemacht und man vertraut seiner Gegenpartei oder nimmt an, dass schon alles richtig kommt. Hier lauern einige Risiken, die Sie in der Vergangenheit vielleicht noch zu wenig beachtet haben. Lesen Sie weiter und entdecken Sie, was Sie als Projektleiter vielleicht noch besser machen sollten.
Achten Sie auf die Risiken von Annahmen und blindem Vertrauen in Ihrem Projekt
Es ist leicht, sich auf mündliche Absprachen zu verlassen, insbesondere wenn ein hohes Maß an Vertrauen zwischen Ihnen und anderen Projektbeteiligten besteht. Im hektischen Arbeitsalltag eines Projekts kann ein schnelles „Ja, das passt so“ am Telefon oder in einer Besprechung effizient und ausreichend erscheinen. Doch mit zunehmender Komplexität des Projekts wird diese Annahme riskant. Mündliche Vereinbarungen können missverstanden, vergessen oder angefochten werden, was zu kostspieligen Streitigkeiten oder Verzögerungen führen kann. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie ungenaue Dokumentation einem Projekt schaden kann und warum schriftliche Klarheit eines der wichtigsten Werkzeuge im Werkzeugkasten eines Projektmanagers ist.
Kennen Sie Ihre Risiken?
Es gibt viele Risiken bei Projekten, einige sind offensichtlich und begegnen uns tagtäglich immer wieder.
- Die Anforderungen könnten nicht vollständig sein
- Der Lieferant könnte zu spät liefern
- Teammitglieder könnten krank werden
- Gesetzte könnten sich ändern usw.
Als Projektleiter sehen wir die Risiken meistens in unserem Umfeld, bei Lieferanten, Teammitgliedern, dem Management – aber selten bei uns selbst. Wir selbst stellen aber oft auch ein Risiko dar, z.B. wie wir uns verhalten und in unserer Arbeitsweise. Heute picke ich ein spezielles Thema heraus, welches jeden Projektleiter betrifft: Sie dokumentieren Vereinbarungen nicht schriftlich, und wenn doch, zu wenig präzise.
Mündlich und zu wenig präzise
“Können Sie bitte noch das Protokoll unterschreiben?” Als unser Bauleiter mich dies sagen hörte, machte er große Augen. Dies ist ihm vermutlich noch nie passiert. Wie es dazu kam lesen im nächsten Absatz.
Vor mehr als 17 Jahren bauten wir unser eigenes Haus. Dies war unser Projekt, wir waren Auftraggeber und es war unser Geld. Zum guten Glück habe ich im Unternehmen, bei dem ich damals arbeitete, mit einem externen Experten gerade das Vertrags- und Claim-Management im Projektumfeld eingeführt. Den wichtigsten Satz aus den Seminaren, die wir im Unternehmen durchführten, und der mir immer wieder in den Sinn kommt heißt: “Was nicht steht, das nicht geht!”
Was bedeutet dieser Satz? Alles was nicht schriftlich festgehalten ist zählt nicht! Alles was Sie nicht schwarz auf weiß haben geht vergessen, kann nicht bewiesen werden, wird anders ausgelegt oder vielleicht bestritten.
Was nicht steht, das nicht geht!
Bitte unterschreiben!
Das habe ich bei unserem Hausbauprojekt versucht konsequent anzuwenden. Bei der ersten Sitzung mit dem Bauleiter habe ich während der Sitzung ein Protokoll geschrieben und dem Bauleiter gesagt, ich werde ihm die Reinschrift via Fax zusenden und er soll mir dann das Dokument unterschrieben und bei der nächsten Sitzung mitbringen. Ich konnte das Dokument nicht sofort ausdrucken und damals war der Fax noch aktuell.
Der Bauleiter ist aus allen Wolken gefallen. Was soll er? Ein Protokoll unterschreiben? Das hat er anscheinend noch nie erlebt. Für uns als Bauherren hat sich der Mehraufwand gelohnt, Protokolle von den Sitzungen zu schreiben und diese unterschreiben zu lassen. Nicht nur einmal verwiesen wir bei Problemen auf dem Bau auf ein Protokoll und sagten: “Wir haben dies doch anders abgemacht. Sehnen Sie im Protokoll vom 10.02.1999 unter Punkt 2.1 nach, dort steht es. Sie haben das Protokoll unterschrieben.” Der Bauleiter hat sich schnell an unsere Schriftlichkeit gewöhnt und beim dritten Mal war das für ihn Routine.
Wie ist es bei Ihrem Projekt? Machen Sie an Statusmeetings Protokolle. Protokollieren Sie Sitzungen mit den Lieferanten und lassen die Protokolle unterschreiben oder bestätigen?
Wenn jemand etwas geändert haben will, machen Sie dies schriftlich mit Unterschrift? Wenn Sie mit Projektmitarbeitenden etwas abmachen, was wichtig ist, schicken Sie nachher noch kurz eine E-Mail zur Bestätigung was Sie zusammen besprochen und abgemacht haben?
Worauf Sie bei Lieferanten besonders achten müssen
Wir versichern Ihnen, dass dies so gemacht wird … , dass es bis dann eintrifft … , wir schauen, dass die Leistung erreicht wird …. . Wenn Ihnen Ihr Lieferant so etwas sagt, dann müssen Sie vorsichtig sein.
Jede mündliche Vereinbarung (am Tisch oder per Telefon) sollten Sie durch eine schriftliche Formulierung des Einigungsinhalts festhalten und unterschreiben, bzw. bestätigen lassen. Wenn die Gegenpartei Vorort ist, kann dies oft sofort gemacht werden.Sschreiben -> ausdrucken -> unterschreiben.
Wenn es ein Telefongespräch war, dann senden Sie das Dokument via Brief oder E-Mail (PDF) der Gegenpartei, mit dem Sie die Vereinbarung getroffen haben. Lassen Sie sich den Brief durch den Gesprächspartner rechtsverbindlich unterzeichnen und innerhalb einer bestimmten Frist zurücksenden.
Muster: „Der guten Ordnung halber bitten wir Sie dieses Dokument zum Zeichen Ihrer Einwilligung bis zum <Datum> rechtsverbindlich unterzeichnet uns zurückzusenden.“
Da die meisten Erklärungen an keine Form gebunden, also sogar mündlich gültig sind, kann eine E-Mail hier ausreichen. Viel besser ist es natürlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Diese hat sich aber immer noch nicht richtig durchgesetzt. Wenn es also um Sachverhalte mit hohen Kostenfolgen geht, und Sie sicher sein wollen, dann ist Papier immer noch unersetzlich. Im normalen Geschäftsverkehr ist eine E-Mail aber genauso nützlich wie ein Brief.
E-Mail, PDF und elektronische Signaturen – was zählt als Beweis vor Gericht?
Schriftlich genügt nicht – seien Sie präzise!
Nur Schriftlichkeit bei wichtigen Dokumenten genügt nicht – seien Sie auch präzise.
Als wir unsere Projektleiter vor einigen Jahren im Vertragsmanagement geschult haben benutzen wir dafür Verträge, die wir mit großen Abnehmern unserer kundenspezifischen Werkzeugmaschinen hatten. Diese Verträge wurden meistens von den Auftraggebern erstellt und wurden von uns gutgläubig unterschrieben.
Darin standen zum Beispiel folgende haarsträubenden Sätze:
- Mängel sind in kürzester Zeit auszubessern … (Was heißt: “in kürzester Zeit”?)
- Kleine Reparaturen werden durch den Auftraggeber ohne Rücksprache gegen Verrechnung ausgeführt. (Was sind “kleine Reparaturen”?)
- Bei auftragsgebundener, dringender Terminsituation können ausnahmsweise Störungen durch uns behoben werden … (was bedeutet: „auftragsgebundener, dringende Terminsituation“, und bis zu welchem Betrag darf der Kunde Störungen beheben?)
- Zum Lieferumgang gehört alles was zum einwandfreien und betriebstüchtigen Funktionieren der Maschine/Anlage erforderlich ist. (Was heißt: „Alles“ und „einwandfrei“ und “betriebstüchtigen Funktionieren“?)
Mit solchen unpräzisen Sätzen sind sie dem Auftraggeber völlig ausgeliefert und Ihre Projekt- oder Gewährleistungkosten werden ins unermessliche steigen.
Schreiben Sie in Ihren Dokumenten präzise bis wann, wieviel, wie lange, wie hoch, wie schwer usw. und vermeiden Sie interpretierbare Begriffe!
Sie werden wahrscheinlich von Ihren Lieferanten und Mitarbeitenden vielleicht komisch angeschaut, wenn Sie auf Schriftlichkeit beharren und Wesentliches dokumentieren wollen und eine Rückbestätigung verlangen. Was aber am Schluss zählt: Sie stehen im Ernstfall nicht mit abgesägten Hosen da!
Schützen Sie Ihr Projekt mit schriftlichen und präzisen Vereinbarungen
Präzise und schriftliche Dokumentation ist nicht nur eine Formalität – sie ist eine Schutzmaßnahme für Sie und Ihr Projekt. Indem Sie sicherstellen, dass jede Vereinbarung mit klaren Bedingungen dokumentiert wird, minimieren Sie Missverständnisse, Streitigkeiten und kostspielige Verzögerungen. Vage oder mündliche Zusagen machen Sie anfällig für unterschiedliche Interpretationen, potenzielle Konflikte oder unerwartete Kosten. Mit der zunehmenden Komplexität von Projekten ist Ihr Augenmerk auf die Details in der Dokumentation entscheidend, um Ihre Ergebnisse abzusichern. Die investierte Zeit in präzise, schriftliche Vereinbarungen zahlt sich aus, indem sie die Stabilität und den Erfolg Ihres Projekts stärkt.
Dieser Artikel ist eine gute Ergänzung: Warum Sie Sitzungsprotokolle schreiben sollten
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