6 Planungsfehler und was Sie dagegen tun können

Projektplanung ist scheinbar einfach, aber es werden immer wieder die gleichen Fehler dabei gemacht – und diese machen leider nicht nur Anfänger. Wenn Sie diese 6 Planungsfehler nicht mehr machen, dann können Sie davon ausgehen, dass Sie schon ein gutes Planungsfundament haben.

1. Die Planung wird nicht mit dem Team gemacht

Falls Sie als Projektleiter meinen, Sie brauchen für die Projektplanung keine Hilfe, dann täuschen Sie sich gewaltig!

Wenn Sie alleine planen, dann fehlen Ihnen viele Fakten, Wissen und Erfahrung – und die hat Ihr Projektteam. Sie wissen vielleicht vieles, aber wenn es um Details geht, sind Sie verloren. Ihr Projektteam hilft Ihnen gerne bei der Projektplanung. Der entscheidende Vorteil ist aber, wenn die Projektteammitglieder ihre Arbeitspakete mitplanen, dann haben Sie auch eher das Kommittent, dass diese termin- und fachgerecht ausgeführt werden.

2. Sie haben nicht genug Meilensteine

Oft sieht man Meilensteine in Projektplänen nur am Schluss jeder Projektphase und nur selten sieht man einen dazwischen. Dies ist nicht genug!

Meilensteine sind aus Management- und Controlling-Sicht ein zentrales Steuerungselement. Es ist sinnvoll, Meilensteine auch mitten in eine längere Projektphase zu setzen, um das Projekt besser steuern zu können. Zum Beispiel, wenn größere Lieferobjekte abgenommen werden oder bei wichtigen Terminen für Zulieferungen. Wenn dann ein Meilenstein erreicht wird können Sie prüfen, ob die erarbeiteten Resultate den geplanten Werten entsprechen oder die geplanten Ereignisse eingetreten sind. Planen Sie mehr Meilensteine!

3. Sie planen nicht detailliert genug

Je weniger detailliert Sie planen desto weniger Arbeit haben Sie mit dem Aktualisieren des Projektplanes und desto geringer ist seine Komplexität. Dies kann sich aber schnell rächen, wenn es darum geht den Fortschritt von Arbeitspaketen zu überwachen. Wenn Sie für ein Arbeitspaket nur einen Vorgang haben, der 6 Wochen dauert, dann merken Sie vermutlich zu spät, wenn hier etwas schiefläuft. Sie können schlecht abschätzen, ob alles nach Plan läuft, wenn Ihnen Klaus, der Arbeitspaketverantwortliche sagt: „Wir werden zum geplanten Zeitpunkt schon fertig“. Wenn Sie aber Untervorgänge haben, dann können Sie überprüfen, ob die Aussage von Klaus plausibel ist.

Planen Sie deshalb Ihr Projekt so detailliert, damit Sie es sinnvoll überwachen können. Die Vorgangsdauer ist natürlich abhängig von der Projektdauer, der Komplexität und dem Risiko des Projektes.

4. Sie berücksichtigen die Ressourcenverfügbarkeit nicht

Sie haben einen guten Projektplan mit Meilensteinen und Vorgängen, die sinnvoll verknüpft sind und mit Ressourcen hinterlegt sind. Wenn Sie aber mit der Arbeit beginnen, stellen Sie fest, dass die Ressourcen nicht verfügbar sind.

Ein guter Projektleiter plant Ressourcen in seinem Projektplan und wird auch ihre Verfügbarkeit frühzeitig abklären. Die Zeit vergeht. Den Projektplan haben Sie in der Zwischenzeit ein paar Mal angepasst und Vorgänge zeitlich verschoben. Haben Sie auch die Ressourcenverfügbarkeit neu geklärt?

Auch wenn Sie nichts am Plan geändert hätten, die Ressourcenverfügbarkeit kann sich trotzdem ändern. Sie haben die Ressourcen zwar damals vom Linienvorgesetzen auf einen bestimmten Zeitpunkt zugesprochen erhalten (sogar schriftlich), aber das war einmal. Peter musste dringend eine Task-Force leiten, Corinne hat gesundheitliche Probleme und fällt 3 Wochen aus und Hans hat vor 5 Tagen gekündigt.

Es gibt Unternehmen mit Ressourcenplanungssystemen und Ressourcenmanagern. Das macht vieles einfacher – wenn die Daten darin aktuell sind. Unabhängig davon sollten Sie als Projektleiter sicherheitshalber eine gewisse Zeit, bevor die Ressource zu arbeiten beginnt, ihre Verfügbarkeit persönlich überprüfen und nochmals bestätigen lassen. Oft kommt der Kontakt mit den Ressourcen eh oft zu kurz, deshalb mein Tipp: Bleiben Sie in regelmässigen Kontakt mit Ihren Ressourcen und spüren Sie auch dort den Puls (und die Verfügbarkeit).

5. Der Projektplan wird zu wenig oft aktualisiert

Wann haben Sie Ihren Projektplan zu letzten Mal aktualisiert? Auch wenn zurzeit alles gut läuft. Es ändert sich immer etwas, was die Projektplanung beeinflusst – und genau, wenn Ihr Auftraggeber schnell eine Kopie des Plans haben will, stimmt er nicht.

Wenn Sie mir jetzt sagen, in Ihrem Plan ändert sich von Monat zu Monat nicht viel, dann Sind Sie eine Ausnahme oder sie haben zu wenig detailliert geplant.

Wenn Sie den Projektplan nicht periodisch überwachen, dann stellen Sie Abweichungen nicht schnell genug fest. Das heisst, je später Sie Abweichungen entdecken, desto aufwändiger wird es diese zu korrigieren und desto mehr verzögert oder kostet Ihr Projekt.

Machen Sie sich deshalb zur Gewohnheit und überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Projektplan wöchentlich. Das tun Sie sinnvollerweise beim wöchentlichen Projektstatusmeeting. Alle werden davon profitieren – und Sie am meisten!

6. Sie verwenden keinen Basisplan

Es mag Sie vielleicht beruhigen, auch ich habe lange keinen Basisplan verwendet. Ich habe periodisch die aktuelle Version meines Projektplanes als «Backup» gespeichert und konnte diesen dann später mit dem aktuellen, neuen Plan vergleichen. Es war jedoch nicht einfach Abweichungen festzustellen, denn ich musste immer zwei Plänen vor mir haben. Bis ich dann den Vorteil des Basisplans entdeckt habe.

Speichern Sie einen Basisplan nach grösseren genehmigten Änderungen. So können Sie später sehr effizient Veränderungen feststellen, denn die Software präsentiert Ihnen dann die Veränderungen zum Basisplan direkt im aktuellen Plan. Sie können gemäss Ihrem Projektfortschritt mehrere Basispläne speichern, z.B. bei MS-Project max. 11 Stück.

Ich mache aber trotzdem immer noch nach jeder grösseren Änderung oder wöchentlich ein Backup meines Projektplanes, denn wenn etwas schief läuft mit dem Plan, dann kann ich schnell auf eine alte Version zurückgreifen. Ich hatte schon mehrmals in der Vergangenheit einen korrupten MS-Project 2010 Plan und dies sind meine Lessons Learned daraus. Vielleicht sind die neueren MS-Project Versionen weniger anfällig.

Hier noch eine Anleitung zum Basisplan für MS-Project  5 Things to Know about Microsoft Project Baselines

Ich hoffe diese Planungstipps haben Ihnen den einen oder andern Hinweis gegeben. Was ist Ihr wertvollster Planungstipp? Schreiben Sie diesen in einen Kommentar zu diesem Beitrag. Vielen Dank!

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