SharePoint oder Confluence – welches ist die bessere Software für das Managen von Projekten?

In vielen Unternehmen ist SharePoint und oft auch Confluence im Einsatz. Es sind wahrscheinlich die meisten verwendeten Software-Werkzeuge in Projekten. Eine Frage, die ich oft höre ist; Was ist nun das bessere Werkzeug für Projekte und zur Unterstützung des Projektmanagements, Confluence oder SharePoint? Darauf gibt es aus meiner Sicht keine eindeutige Antwort. Es kommt ganz auf die Situation an. Dieser Artikel gibt Ihnen einige Hinweise wofür die beiden Software-Werkzeuge geeignet sind, was Ihre Stärken und Schwächen sind und was für Alternativen es sonst noch gibt. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr.

Confluence dokumentiert Projektwissen

SharePoint und Confluence sind keine eigentliche Projektmanagement-Software, sind aber sehr hilfreiche Werkzeuge wenn es darum geht die Projektabwicklung viel effizienter zu gestalten.

Confluence von Atlassian gibt es schon seit 2004 und verkauft sich auf folgende Weise: “Create, collaborate, and organize all your work in one place. Confluence is a team workspace where knowledge and collaboration meet. Dynamic pages give your team a place to create, capture, and collaborate on any project or idea. Spaces help your team structure, organize, and share work, so every team member has visibility into institutional knowledge and access to the information they need to do their best work.“

Confluence hat eine starke Verbreitung in Unternehmen mit vielen Software-Projekten. Oft wird Confluence zusammen mit Jira verwendet, einer Issue und Task tracking-Software, die auch von Atlassian ist. Sie wird oft in agilen Projekten angewendet als Task-Management-System und u.a. wegen der sehr vielseitigen Kanban-Boards.

Confluence hat den Ruf als Wiki Software zur Dokumentation von Projektwissen. Es basiert auf Pages und Sub-Pages, die sich für Projekte und Teams in Workspaces befindet. Hier wird Projektwissen auf Pages mit Texten, Tabellen, Bildern, Checklisten etc dokumentiert und organisiert und den Projektteam-Mitgliedern, abhängig von ihren Rechten, zugänglich gemacht. Teammitglieder können gemeinsam an einer Page arbeiten. “Start with a blank page or choose from over 75 customizable templates for every team–from strategy and planning docs to reports.”

To take full advantage of Confluence, let your documents be as Confluence pages 

Quelle: Atlassian

Externe Informationen werden an die Pages angehängt, wie z.B. PDF’s und gehören dann zu der Page. Dabei werden die Dokumente versioniert. Eigentliche Dokumenten-Bibliotheken mit Meta-Daten und verschiedenen Funktionalitäten, wie in SharePoint, gibt es in Confluence nicht. Auf den Pages können aber Listen, bzw. Tabellen erstellt werden, auf welchen Daten gespeichert, sortiert und gefiltert werden können.

Atlassian schreibt: “Confluence was not designed to be a document management or file-sharing system for documents which are created offline. Instead, it focuses on features that improve the editing and sharing of online content created within the wiki itself while also including the ability to store and organize attached files with version history. Confluence provides direct integration with other document management systems: e.g. the SharePoint Connector for Confluence.”

Die Stärken von Confluence sind die starke Verknüpfung mit Jira und die vielseitigen Pages. Besonders bei Softwareentwicklern und in agilen Projekten ist die Kombination von Confluence und Jira sehr beliebt und etabliert. In Confluence werden oft die Requirements geschrieben und dann die dazu verbundenen Tasks und Epics in Jira auf Kanban-Boards getrackt. Eine große Einschränkung von Confluence ist, es ist zur Zeit nur geeignet für das dokumentieren von Wissen und Informationen.

SharePoint – das vielseitige Projektmanagement-Werkzeug

SharePoint muss man schon fast nicht mehr erklären, da es eine viel größere Verbreitung hat als Confluence. Der Vorteil von SharePoint ist, dass es stark in die Microsoft 365 Welt integriert ist, wie z.B . mit Teams, Office, Planner usw. SharePoint hat leistungsstarke Dokumentenbibliotheken und Listen mit ausgeklügelten Funktionen. SharePoint hat auch Pages. Deren Leistungsumfang und Vielseitigkeit ist jedoch gegenüber Confluence nicht so gross und flexibel und dieses sind eher geeignet schöne Webpages zu erstellen statt viele Informationen und Wissen darauf zu speichern. In Classic SharePoint war es möglich Wiki-Pages zu erstellen, in SharePoint Online ist diese jedoch in dieser Art nicht mehr möglich, sondern nur noch über den Workaround über Pages – was nicht ideal ist.

SharePoint Pages sind eher geeignet um schöne Web Pages zu erstellen statt viele Informationen und Wissen darauf zu speichern.

Soll ich SharePoint oder Confluence in Projekten nutzen?

In vielen großen Unternehmen sind beide Welten im Einsatz: Confluence/Jira und SharePoint/Office 365. Im Unternehmen, in dem ich zur Zeit arbeite wurde SharePoint und Teams erst kürzlich eingeführt (fast nicht zu glauben!) und Confluence/Jira ist schon viel länger im Einsatz. Das heißt Confluence ist etabliert und SharePoint wird einen schweren Start haben. Die Mitarbeitenden sind sich die Arbeitsweise mit Confluence und Pages gewöhnt und werden deshalb die Vorteile von SharePoint nicht so schnell entdecken.

Ist es sinnvoll beide Systeme in Projekten in Kombination zu nutzen? Oder soll man sich auf ein System beschränken?  Die SharePoint-Homepage ist die ideale Startseite für ein Projekt, ob traditionelles oder agiles Projekt, und kann auch optisch sehr attraktiv gestaltet werden. Von hier aus gelangen die Projektteam-Mitglieder schnell zu den gewünschten Informationen.
In Projekten fallen viele Dokumente an, eigene und z.B. solche von Lieferanten. Im langjährigen Program in meinem ehemaligen Unternehmen, hatten wir mehrere tausend Dokumente Hier sind die Dokumenten-Bibliotheken von SharePoint sehr hilfreich. SharePoint hat auch eine exzellente Suchmaschine, welche die gesuchten Informationen sehr schnell findet. Auch die Datenlisten von SharePoint sind sehr leistungsstark und sind für viele Zwecke unverzichtbar. Leider kann SharePoint nur eine einfache Kanban-Board Ansicht aus Listen erstellen, und diese ist von der Leistungsfähigkeit von Jira noch sehr weit entfernt. Es ist jedoch möglich mit (kostenpflichtigen) Apps aus dem SharePoint Store ein leistungsfähigeres Kanban-Board mit Swimlanes zu nutzen.

Wenn Sie viele Softwareprojekte durchführen und dort agil unterwegs sind, dann kann Confluence in Kombination mit Jira einen Nutzen bringen, Jira als Task-Management-Werkzeug mit einem Kanban-Board und Confluence zur Dokumentation der Features oder Anforderungen, Sitzungsprotokollen und textbasierten Informationen. Als Projekt-Homepage können Sie SharePoint nutzen und zusätzlich auch als mächtiges Dokumentenmanagement-System und Datenverwaltungssystem in Ihrem Projekt.

Mit Azure DevOps hat aber auch Microsoft vor einiger Zeit eine ganze Programm-Sammlung eingeführt, die den vollständigen Software-Entwicklungsprozess unterstützt. Mit dem darin enthaltenen Azure Boards ist eigentlich Confluence und Jira in einer Microsoft 365 Welt überflüssig. Wenn Ihr Unternehmen also auf Microsoft-Technologie setzt, und noch keine Software von Atlassian einsetzt, dann ist Azure Boards wahrscheinlich die bessere Lösung für Sie. Bei Ihrer Entscheidung sind natürlich auch Kosten und die Abhängigkeit vom Microsoft ein Punkt, den Sie prüfen sollten.

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