Ein Projekt ohne Risiken und Probleme gibt es so wenig wie ein Leben ohne Tod, denn Projekte sind schon per Definition risiko- und problembehaftet – und dies ist auch bei agilen Projekten so. Das Projektmanagement bietet mit dem Risikomanagement und Problemmanagement wirkungsvolle Werkzeuge diesen „Herausforderungen“ zu begegnen. Ich stelle jedoch immer wieder fest, dass vielen Projektbeteiligten der Unterschied zwischen Risiken, Problemen, Issues und Impediments gar nicht klar ist. Diesen Unterschied zu kennen ist jedoch entscheidend für ein wirkungsvolles Risiko- und Problemmanagement. Dieser Artikel zeigt Ihnen den Unterschied, damit Sie wissen, wie Sie reagieren müssen, wenn diese bei Ihrem Projekt auftauchen.
Risiko oder Problem?
Die Antwort auf diese Frage hat großen Einfluss auf Ihre weiteren Projektaktivitäten. Wie Sie vielleicht bereits wissen: Ein Risiko ist eine Unsicherheit. Wenn diese Unsicherheit zur Sicherheit wird, das heißt, wenn das Risiko eintritt, haben Sie ein Problem. Dieses hat praktisch immer einen Einfluss auf die Kosten, Zeit oder die Qualität/Leistung ihres Projektes.
„Ressourcenmangel“ oder „zu wenig Budget“ ist zum Beispiel kein Risiko, wie auch „zu wenig Zeit, um das Projekt fertig zu stellen.“ Wenn bekannt ist, dass die zur Verfügung gestellte Zeit, um das Projekt fertig zu stellen, zu knapp ist, dann ist dies keine Unsicherheit mehr, sondern eine Tatsache, bzw. für Sie ein Problem. Solche Tatsachen müssen Sie behandeln und entsprechend auch in der Projektplanung berücksichtigen.
Den Unterschied zwischen Risiko und Problem zu kennen ist entscheidend.
Diese pauschalen Aussagen, die man oft in Risikoreports findet, entsprechen definitiv keinen Risiken, sondern Tatsachen bzw. aktuellen Problemen:
- Wir haben ein Projekt dieser Art noch nie gemacht.
- Wir haben zu wenig Ressourcen oder Budget.
- Unsere Fachkräfte sind zu wenig ausgebildet.
- Unser Lieferant ist nicht zuverlässig.
Etwas müssen Sie aber beachten: Obwohl diese Aussagen keine Risiken darstellen, könnten Sie doch Ursachen für zukünftige Risiken sein.
- Tatsache (Ursache): Unsere Fachkräfte sind zu wenig ausgebildet
- Risiko: Wegen der ungenügenden Ausbildung unserer Fachkräfte könnten sich Montageprobleme ergeben
Ist ein Risiko mit 80% Eintrittswahrscheinlichkeit noch ein Risiko? Die 80% bedeuten, dass das Risiko ziemlich sicher eintritt. Deshalb ist dies eigentlich keine Unsicherheit mehr, sondern schon fast eine Sicherheit, das heißt fast eine Tatsache oder ein aktuelles Problem. Solche Risiken sollten Sie direkt dem Problemmanagement zuführen. Die folgende Abbildung zeigt nochmals den Unterschied zwischen Problem und Risiko von einer anderen Seite.
In der folgenden Abbildung sehen den Verlauf eines Risikos im Kontext des Risko- und Problememanagement. Oft spricht man auch von Krisemmanagement, wenn ein Risiko eintritt – wobei Krise dann eher auf etwas sehr schwerwiegendes hinweisst, dass höchste Beachtung benötigt. Beachten Sie, viele Risiken treten zum guten Glück nicht ein und lösen sich mit der Zeit in Luft auf.
Tipp: Achten Sie bei Risiken, die Sie nicht mit Massnahmen vermindern oder vermeiden können auf Frühwarnsignale (Trigger), damit Sie besser vorbereitet sind, falls das Risiko tatsächlich eintreten sollte.
Ein anderer wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten: Wenn in Ihrem Projekt nicht über Risiken gesprochen wird, dann werden Sie vermutlich des Öfteren mit Problemen zu kämpfen haben. Diese Probleme sind dann mit Sicherheit aus Risiken entstanden, denen in der Vergangenheit niemand Achtung geschenkt hat. Leider trifft folgende Aussage auf viele Projekte zu:
Über Risiken spricht man nicht gerne … man hat sonst schon genug Probleme!
Was sind Issues?
Ein Risiko ist eine Unsicherheit. Die Definition von Issue ist im Projektmanagement nicht so klar und auch das PMBOK liefert dazu nicht mehr Klarheit. Im nächsten Abschnitt zeige ich Ihnen, was ich darunter verstehe.
Issues sind keine Unsicherheiten. Issues sind Probleme, Konflikte oder offene Fragen. Sie tauchen oft plötzlich irgendwo auf und sind Sachverhalte, die gelöst, bearbeitet oder geklärt werden müssen. Auch wenn ein Risiko eintritt haben Sie ein Problem, bzw. ein Issue.
Was sind Impediments?
Von Impediments spricht man hauptsächlich in agilen Projekten. Impediments sind Hindernisse und Probleme jeglicher Art, welche das Scrum-Team, aber speziell die Development-Teammitglieder bei der effizienten Ausführung ihrer Arbeit behindern. Impediments sind z. B.:
- fehlende Software-Lizenzen
- kranke Ansprechpartner ohne Stellvertreter
- ein Entwickler wird durch den Kundensupport immer wieder stark beansprucht wird
- Mainframes für Tests an Samstagen sind nicht verfügbar
Eine der vielen Aufgaben eines Scrum Masters ist, das Development-Team bei der Dokumentation und Beseitigung von Impediments zu unterstützen.
Kümmert sich niemand um diese Hindernisse ist das Erreichen des Sprint-Ziels unter Umständen nicht mehr gewährleistet. Meistens stößt man während dem Daily Scrum Meeting oder bei der Sprint-Retrospektive auf Impediments. Entweder, wenn die Teilnehmer selbst darauf hinweisen oder wenn ein aufmerksamer Scrum Master erkennt, dass es sich hier um ein Impediment handelt.
Selbst im normalen Projektalltag (ohne den Einsatz von Scrum) gibt es sogenannte Impediments. In diesem Fall sind es einfach Probleme oder Issues, die das Projekt bzw. das Projektteam daran hindern voran zu kommen. Diese müssen genauso gelöst werden, wie in Scrum die Impediments.
Reagieren Sie richtig
Ob Sie in einen Projekt nach dem Wasserfall-Modell arbeiten oder in einem agilen Projekt. Den Unterschied zwischen Risiken, Problemen, Issues und Impediments sollten Sie kennen. Nur so können Sie bei entsprechenden Situationen richtig reagieren und, wenn sinnvoll, Maßnahmen ergreifen. Dazu wünsche ich Ihnen viel Erfolg!
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