Projektüberwachung mit Management by Wandering Around (MBWA)

Viele Projektleiter nutzen nur analytische Methoden wie den Plan-/Soll-Ist-Vergleich, Meilenstein-Trendanalyse oder Earned Value Management für das Projektcontrolling. Mit diesen Methoden erfassen Sie aber nicht den aktuellen Zustand des Projektes. Wie Sie mit „Management by Wandering Around“ (MBWA) als zusätzliche Methode schneller und direktes Feedback über das Projektgeschehen und potentielle Probleme erhalten zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

Projektcontrolling nicht nur mit analytische Methoden

Projektüberwachung ist ein wesentlicher Teil des Projektcontrollings. Oft beschränkt man sich jedoch bei der Projektüberwachung nur auf analytische Methoden, wie z.B. den Plan-/Soll-Ist-Vergleich, Meilenstein-Trendanalyse oder Earned Value Management. Analytische Methoden basieren auf rapportierten Daten welche oft schon ein paar Tage oder Wochen alt sind und Sie können dort auch nicht “zwischen den Zeilen lesen”. Es gibt aber noch andere Methoden, die viel näher am Geschehen sind und auch auf zukünftige Trends hinweisen können. Einige davon werde ich Ihnen in den nächsten Beiträgen näherbringen. Heute erfahren Sie, wie Sie mit Management by Wandering Around (MBWA) schneller und direktes Feedback über den Projektstatus und mögliche Probleme erhalten.

Der Begriff ”Management by Wandering Around” wurde von Tom Peters und Robert Waterman in ihrem 1982 erschienenen Buch ”In Search of Excellence” geprägt. Im Wesentlichen zielt es darauf ab, dass man als Führungskraft den Kontakt zu den wertschöpfenden Tätigkeiten im Unternehmen aktiv halten und gestalten muss. Insofern ist es nichts Neues, sondern greift lediglich die bekannten Anekdoten und Geschichten erfolgreicher Unternehmer heraus, die auch als Leiter eines Großkonzerns noch regelmäßig in der Werkshalle anzutreffen waren.

Projektcontrolling Vorort – „Go and See“

Peters und Waterman haben sich vermutlich vom japanischen „Genchi Genbutsu“ inspirieren lassen, was so viel heißt wie: „go and see“. Dies ist ein Schlüsselprinzip des „Toyota Production System“ und sagt aus: Wenn man eine Situation wirklich verstehen will muss man an den Ort gehen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.

Kontrolle heißt, dass jemand Interesse zeigt für die Leistung der Mitarbeiter und das jemand „aufpasst“. „Management by Wanderung Around“ setzt dies in positiver Weise um. Als Vorgesetzter muss der Projektleiter mit seinen Projektmitarbeitern in Kontakt bleiben. Es soll aber keine autokratische Kontrolle sein, sondern Interesse am Mitarbeiter und seiner Arbeit. Aus den periodischen Gesprächen zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter können sich so beidseitig nützliche Erkenntnisse für die Führung des gesamten Projektes ergeben.

Wenn man eine Situation wirklich verstehen will muss man an den Ort gehen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.

Projektleiter, die sich nur hinter Netzplänen und Berichten verschanzen, gefährden ihr Projekt

Im Projektmanagement ist das MBWA ein wichtiger Erfolgsfaktor, da nur durch den regelmäßigen Kontakt mit der operativen Projektabwicklung eine proaktive und zielführende Steuerung möglich ist. Ein Projektleiter, der sich nur hinter Netzplänen und Berichten verschanzt, gefährdet sein Projekt. Der Erfolg von MBWA basiert vollständig auf Vertrauen – ohne dieses gelten Sie als Spion.

Wesentliche Merkmale des „Management by Wandering Around“ Konzeptes sind:

• Die Besuche bei den Mitarbeitern dürfen nicht als Kontrolle gestaltet oder empfunden werden, sondern müssen als echtes Interesse an Person und der Tätigkeit erkennbar sein.
• Offenheit für die Fragen und Anliegen ist das wichtigste Führungsverhalten, Zuhören die wichtigste Führungstätigkeit.
• Antworten, die nicht sofort gegeben werden können, Probleme, die nicht sofort gelöst werden können, sollten innerhalb 48 Stunden erledigt werden bzw. es sollte eine qualifizierte Rückmeldung erfolgen.
• Berücksichtigen Sie alle Abteilungen/Arbeitsgruppen/Mitarbeiter etwa gleich intensiv.
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu Ihnen zu zeigen, wie die Arbeit tatsächlich läuft.
• Fragen Sie Ihre Mitarbeiter was bei der Arbeit schief gehen könnte, was sie behindern könnte (Risiken).
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter persönlich über Managemententscheidungen.
• Fragen Sie aktiv nach Verbesserungsmöglichkeiten.
• Holen Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter über Ziele, Produkte, Prozesse usw. ein.
• Loben Sie öffentlich, kritisieren Sie nur unter vier Augen.
• Bauen Sie rechtzeitig Brücken, um Widerstände und Konflikte zu minimieren.

Mit Management by Wandering Around die Stimmung im Team spüren

MBWA ermöglicht Ihnen die Stimmung im Team zu spüren und Sie können gleichzeitig jedes Teammitglied spüren lassen, dass Sie es als Person schätzen. Auch bei internationalen Projekten, wenn Ihre Teams auf der Welt verstreut sind, ist es wichtig diese Projektteammitglieder ab und zu persönlich zu besuchen. Nur Videokonferenzen genügen definitiv nicht.

Mit „Management by Wandering Around“ erhalten Sie, speziell als Projektleiter, wichtige Informationen von der Basis, die Sie in keinem Projektreport je lesen oder an Projektsitzungen je hören werden. Richtig praktiziert schafft MBWA Vertrauen und Offenheit.

Key Takeaway: Bleiben Sie mit Ihren Projektmitarbeitern in Kontakt und spüren Sie den Puls des Teams. Holen Sie sich Informationen direkt bei den Mitarbeitern, z.B. zu Problemen, Risiken, Sorgen etc. Lassen Sie die Mitarbeiter spüren, dass Sie ihre Mitarbeit schätzen.

Was sind Ihre Erfahrungen mit “Management by Wandering Around” oder anderen ähnlichen Methoden? Geben Sie Ihre Erfahrungen weiter und kommentieren Sie diesen Beitrag!