Projektprobleme werden in der Initialisierungsphase definiert – NASA Rule #15

Ungefähr 70% aller Projekte enden weit über dem definierten Budget oder Endtermin oder liefern nicht die ursprünglich definierten Merkmale oder Funktionen. Was an gescheiterten Projekten bekannt wird ist oft nur die Spitze des Eisberges. Was einer der Hauptgründe dafür ist erfahren Sie in diesem Artikel.

Die 100 Regeln für NASA Projektleiter

Es gibt viele Gründe warum Projekte scheitern. Das Fundament für diese Probleme wird aber meistens schon zu Projektbeginn gelegt.

Jerry Madden vom NASA Goddard Space Flight Center hat seine Erfahrungen, die er während vielen Jahren in Projekten und mit Projektmanagement gemacht hat, in 100 Regeln zusammengefasst.

100 rules for NASA project managers

Eine der wichtigsten und wertvollsten Planungsregeln ist die NASA Rule #15

The seeds of problems are laid down early. Initial planning is the most vital part of a project. The review of most failed projects or problems indicate the disasters were well planned to happen from the start.

Projektprobleme in späteren Projektphasen beheben ist teuer

Diverse Studien zeigen: Die Kosten, um ein Problem während der Projektdurchführung zu beheben, steigen mit jeder späteren Phase des Projektes um das 10-fache. Wenn es zum Beispiel  10’000 Euro kostet ein Problem während der Initialisierungs-/Planungsphase zu beheben, dann kostet es während der Konzept/Design-Phase 100’000 Euro und während der Realisierungsphase 1’000’000 Euro.

Die Lektion daraus ist: Ungenügend investierte Zeit in die Initialisierungs-/Planungsphase wird sich in späteren Projektphasen rächen. Dieses Verhalten ist auch teilweise kulturbedingt. Besonders in angelsächsischen Ländern, aber auch in Deutschland will man möglichst schnell Resultate erzeugen. Im Gegensatz zu Projekten in Japan, die viel mehr Zeit für die Planung aufwenden. Trotzdem sind zum Beispiel ihre grossen Automobil-Projekte meistens ein Jahr kürzer, als die der amerikanischen Konkurrenz.

Ungenügend investierte Zeit in die Initialisierungs-/Planungsphase wird sich in späteren Projektphasen rächen.

Ein ganz spezielles Beispiel für eine lange Planungsphase ist der Gotthard-Basistunnel (hier die Timeline). Hier mag vielleicht auch etwas schweizerische Langsamkeit mitspielen, aber durch die lange Planungs- und Abstimmungszeit war dieses Milliarden-Franken teure Projekt durchdacht, von langer Hand geplant und hatte die volle Unterstützung der Bevölkerung.

• 1947 erste Vision wurde skizziert
• 1963 verschiedene Bahntunnelvarianten wurden evaluiert
• 1992 das Schweizer Volk sagt Ja zur «neuen Alpen-Transversale»
• 1993 erste Sondierbohrungen
• 1999 Tunnelanstich
• 2010 Hauptdurchschlag
• 2016 Eröffnung des Gotthard-Basistunnels

Planungszeit mehr als 52 Jahre, Ausführungszeit 17 Jahre, Kosten 12 Milliarden Schweizer Franken, 1 Jahr früher fertig als geplant.

Beachten Sie diese Punkte in der Initialisierungsphase

• Integrieren Sie das Projektteam frühzeitig in Initialisierungs- und Planungsaufgaben und nutzen Sie das kollektive Wissen
• Nehmen Sie sich die Zeit, um die Ausgangslage und die Anforderungen an das Projekt zu studieren und eventuell zu hinterfragen
• Beschäftigen Sie sich mit Rahmenbedingungen und Restriktionen und hinterfragen Sie diese
• Identifizieren und kontaktieren Sie Ihre Stakeholder und bitten Sie diese um Rat und ihre Erfahrung und ihre Erwartungen an das Projekt
• Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit Projektrisiken
• Studieren Sie Verträge (besonders bei externen Auftraggebern) genau und ziehen Sie bei größeren Summen Spezialisten im Vertragsmanagement hinzu
• Wie wurden ähnliche Projekte in Ihrem Unternehmen in der Vergangenheit abgewickelt und was für Probleme traten dort auf? Fragen Sie den damaligen Projektleiter.
• Erstellen Sie einen detaillierten Projektauftrag und lassen Sie diesen vom Auftraggeber visieren

Dies sind jetzt nur einige Punkte, die mir spontan in den Sinn kommen. Wie Sie aber sehen, sind dies Aufgaben die Sie erledigen sollten, bevor Sie und Ihr Team überhaupt über detailliere Lösungen oder die Umsetzung nachdenken.

Ich war schon in vielen Unternehmen tätig und habe immer wieder festgestellt, wie sich Projektleiter über die umfassenden «überbürokratischen» Projektantragsformulare geärgert haben. Diese haben aber ihre Berechtigung, denn die Initialisierungsphase eines Projektes ist dazu da, ein solides Fundament für das weitere Vorgehen und die Projektplanung zu legen. Deshalb ist es für mich mehr als Verständlich, dass viele Unternehmen Projekte erst nach der Initialisierungsphase definitiv freigeben.

Wenn Sie mehr über das Risikomanagement und Projektcontrolling bei Projekten erfahren wollen, dann helfen Ihnen meine Bücher weiter!

Was haben Sie für Erfahrungen mit Projektproblemen gemacht und was für eine Strategie empfehlen Sie? Ich freue mich auf Ihren Kommentar zu diesem Beitrag.

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