Projektkrisen und wie Sie diese bewältigen

Krisen sind plötzliche und unerwartet eintretende Ereignisse mit sehr großer Auswirkung, die eine erfolgreiche Realisierung eines Projektes bedrohen oder sogar das Unternehmen gefährdet. Krisen entstehen meistens durch Risiken, die man nicht erkannt hat. Aber auch eingetretene Risiken mit geringer Auswirkung können sich in bestimmten Situationen schnell zu einem größeren, unkontrollierten Problem entwickeln. Sie sind Krisen nicht tatenlos ausgeliefert. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie sich darauf vorbereiten können.

Wie entstehen Krisen?

Der Begriff Krise wird oft sehr unterschiedlich definiert, da Krisen immer auch eine Frage der subjektiven Wahrnehmung sind. “Ist dieses Problem schon so groß, dass es eine Krise ist?” Ich definierte Krisen als plötzliche und unerwartet eintretende Ereignisse mit sehr großer Auswirkung, die eine erfolgreiche Realisierung eines Projektes bedrohen oder das Unternehmen gefährdet. Krisen in Projekten entstehen meistens durch:

• Risiken, die man nicht erkannt hat, also die unbekannten Unbekannten, die plötzlich und unerwartet eintreffen und große Probleme bereiten
• Identifizierte, aber eingetretene Risiken mit geringer Auswirkung können, wenn diese zum Beispiel vernachlässigt werden, sich in bestimmten Situationen schnell zu einem größeren, unkontrollierten Problem entwickeln
• Wenn trotz der getroffenen Maßnahmen ein identifiziertes Risiko mit sehr hoher Auswirkung eintritt

Die Charakteristika einer Krise

Die Charakteristika einer Krise sind eine dringende Notwendigkeit von Handlungsentscheidungen, ein durch die Entscheidungsträger wahrgenommenes Gefühl der Bedrohung, ein Anstieg an Unsicherheit, Dringlichkeit und Zeitdruck und das Gefühl, das Ereignis sei von prägendem Einfluss auf die Zukunft.

Krisen können von innerhalb aber auch von außerhalb des Projektes verursacht werden. So kann eine schlechte Projektplanung oder ein übersehener Fehler beim Testen, wie auch ein Konkurs eines Zulieferanten die Ursache einer Krise sein.

Beispiel einer Krise

Bei der Implementierung eines neuen Versicherungssystems wurden Daten vom Altsystem auf das neue IT-System migriert und anschließend Kundenbriefe verschickt. Etwas ging dabei schief und hunderte Kunden bekamen später die Krankheitsdaten von anderen Kunden. Kurz darauf steht die Presse vor dem Bürohochhaus und möchte Antworten vom Management. Das ist eine Krise! Was machen Sie jetzt als Projektleiter. Es steht die gute Reputation des Unternehmens und das Kundenvertrauen auf dem Spiel und diese Krise könnte auch rechtliche Konsequenzen haben.

„Next week there can’t be any crisis. My schedule is already full“.

unbekannter Projektleiter

Wie Krisen bewältigen?

Für erkannte Risiken können Sie Maßnahmen definieren und dafür sorgen, dass die Risiken nicht eintreffen, oder wenn Sie eintreffen weniger Wirkung haben. Sie können auch schon einen passenden Notfallplan bereit haben und auf Frühwarnindikatoren achten. Bei Krisen ist dies jedoch anders, denn auf diese sind Sie normalerweise nicht vorbereitet. Sie sind Krisen aber trotzdem nicht ganz tatenlos ausgeliefert, wenn Sie in Ihrem Projekt solche bereits „einkalkulieren“ und sich darauf vorbereiten, nach dem Motto: Was machen wir, wenn eine Krise eintrifft? Hier gibt Ihnen das Krisenmanagement ein paar wichtige Hinweise dazu.

Krisenmanagement

Krisensituationen charakterisieren sich oft durch eine hohe Komplexität und immer durch Entscheidungsdruck. Eine Krise legitimiert gegenüber „normalen“ Situationen andere Verhaltensweisen, Entscheidungsgrundsätze und einen anderen Führungsstiel. Das Stichwort ist hier Krisenmanagement.

Krisenmanagement ist der systematische Umgang mit einer Krisensituation. Dies umfasst Krisensituationen identifizieren, analysieren und Bewältigungsstrategien entwickeln, damit die Krise bewältigt werden kann – dann Maßnahmen einleiten und diese überwachen und dann aus der Krise zu lernen.

Um eine Krise erfolgreich zu bewältigen, muss man wissen, wie man mit einer Krise umgeht – und zwar schon, bevor sie eintritt!

Maßnahmen zur Krisenvermeidung

Die wichtigste Maßnahme ist natürlich ein gutes Risikomanagement, mit dem potenzielle Krisen identifiziert werden und dann mit Maßnahmen das Risiko vermindert oder eliminiert wird, damit Krisen nicht eintreten.

Da Krisen aber meistens aus nicht identifizierten Risiken hervorgehen und Sie sich nicht darauf vorbereiten können, sollten Sie folgende Maßnahmen in Betracht ziehen:

• Einhalten von definierten Standards (besonders auch im Bereich der Sicherheit)
• Adäquater Einsatz von Planungs- und Controlling-Methoden
• Regelmäßige Reflexion der Projektsituation inkl. des Projektumfeldes
• Regelmäßige Risikoreviews
• Achten auf Frühwarnsignale

Maßnahmen zur Krisenvorsorge

Hier geht es um Maßnahmen, die das Projekt resistenter zu machen und eingetroffene Krisen besser verdaut werden können, damit das Projekt weitergeführt werden kann und kein Totalverlust entsteht.

Eine wichtige Maßnahme ist hier das Projekt widerstandfähig machen, damit unerwartete Krisen nicht zu großen Schaden verursachen. Dazu erhalten Sie in meinem Artikel „Was hat Resilienz in Projekten mit Risikomanagement zu tun?“ einige Hinweise. Weitere Maßnahmen könnten sein:

• Allfällige Simulationen durchführen
• Vorbereiten von Standards (ablauf- und aufbaubezogen) zur Krisenbewältung, nach dem Motto: Wie gehen wir vor, wenn wir mit einer Krise konfrontiert werden?
• Trainieren der Krisenbewältigung
• Erstellen von alternativen Lösungen oder Szenarien

Krisen sind plötzliche und unerwartet eintretende Ereignisse, die mit den üblichen und mehr oder weniger standardisierten Managementmethoden nicht bewältigt werden können. Hier bedarf es eindeutig festgelegter Standards, die beim Eintritt einer Krise konsequent abgearbeitet werden können. Gibt es diese Standards nicht und auch niemanden, der “zufällig” in der Lage ist, die ersten wirksamen Interventionsschritte zu improvisieren, dann entwickelt die Krise ihre Eigendynamik, die in der Katastrophe enden kann.

Maßnahmen zur Krisenbewältigung

Wenn eine Krise eintritt, gibt es ein paar bewährte Regeln, die jeder sofort befolgen muss:

• Es entscheidet immer nur der Spezialist für sein Fachgebiet
• Die Gesamtverantwortung trägt der Krisenmanager. Dies kann der Projektleiter oder eine andere Fachperson sein
• Es reden nur Personen mit, die eine Veränderung bewirken können
• Keine Schuldzuweisungen. Hätte, wäre, etc. sind zu diesem Zeitpunkt nicht angebracht

Der Krisenmanagement-Prozess

1. Die Krise definieren

Hier geht es darum festzuhalten, was ist eigentlich genau passiert und wie kann man dies beschreiben – und den Vorfall dann offiziell als Krise zu taxieren. Hier sollten unterschiedliche Sichtweisen einfließen, damit die effektive Ursache, wie auch die Wirkung abgeklärt und dann festgehalten werden.

2. Sofortmaßnahmen einleiten

Was kann sofort gemacht werden zur unmittelbaren Schadensbegrenzung und zur Sicherung von noch vorhandenen Potentialen. Dies sind Maßnahmen, die unmittelbare Wirkung haben. Hier geht es auch den finanzielle Schaden zu begrenzen aber auch den Reputationsschaden und die Sicherheit von Personen und der Umwelt sicherzustellen. Eine große Herausforderung ist, dass die Entscheidungsträger oft auf Basis unvollständiger Information schnell entscheiden müssen. Zu den Sofortmaßnamen gehört auch eine erste Kommunikation an die wichtigsten Stakeholder, z.B. den Auftraggeber.

3. Die Krise analysieren

Die Krise gründlich analysieren und ergründen, was die Ursachen für die Krise sind, was die aktuellen und noch zukünftigen Auswirkungen sind, wer oder was betroffen ist. Dabei stellen sich auch folgende Fragen:

• Gibt es Alternativpläne zur Krisenbewältigung?
• Welche zusätzliche Analyse ist notwendig und gibt es dazu Fachleute?
• Wie wirkt sich die Krise auf den weiteren Projektverlauf aus?

Eine vertiefte und von allen getragene Situationsanalyse ist die Grundlage für eine schnelle und gemeinsame Ideenfindung zur Bewältigung der Krise.

4. Zusatzmaßnahmen definieren einleiten und überwachen

Zusätzlich zu den Sofortmaßnahmen müssen aufgrund der Krisenanalyse die mittel- und langfristigen Maßnahmen definiert und eingeleitet werden. Dabei muss auch beachtet werden, welche Maßnahmen in welcher Reihenfolge eingeleitet werden sollen, wer dafür verantwortlich ist und wie die Maßnahmen überwacht werden. Dazu gehören auch die wichtigen Kommunikationsmaßnahmen.

5. Krise beenden

Nicht selten werden Krisen schnell und öffentlich kommuniziert. Das Beenden geht dann oft still vor sich. Aus Krisen soll das Projekt bzw. Organisation lernen und neue Routinen und Verhaltensweisen entwickeln, die z.B. die Arbeitsweise im Projekt in gewissen Bereichen verändert. Deshalb ist es wichtig Debriefings mit dem Projektteam und Stakeholdern durchzuführen.

Das Krisenhandbuch

Das Management von Krisen unterscheidet sich erheblich vom Risikomanagement. Da Krisen in aller Regel plötzlich und unerwartet eintreten, kann man sich inhaltlich kaum darauf vorbereiten. Man weiß nicht, was alles passieren kann. Daher sollte man halbstandardisierte Verfahren entwickeln, die einem beim Eintritt einer Krise dabei helfen, nicht allzu große Fehler zu machen, um die Krise nicht eskalieren zu lassen. Gibt es diese Standards nicht und auch niemanden, der zufällig in der Lage ist, die ersten wirksamen Interventionsschritte zu improvisieren, dann entwickelt die Krise ihre Eigendynamik, die in der Katastrophe enden kann. Solche Standards (Krisenhandbuch) umfassen z.B. Angaben zur Struktur und zum Ablauf einer Krisenbewältigung.

Ich hoffe Sie werden nie mit Krisen konfrontiert. Viele von uns werden im Berufs- oder Projektleben irgendwann mit Krisen konfrontiert. Dann sollten Sie vorbereitet sein und Wissen was zu tun ist.

Weiterführende Informationen:

Wikipedia Crisis Management

Models and Theories to Improve Crisis Management

Mit dem Krisenhandbuch auf’s Schlimmste vorbereitet sein