So kann Künstliche Intelligenz (KI) Ihr Projekt-Risikomanagement unterstützen

Bei der Risikoindentifikation und der Bewertung von Risiken wird oft nicht viel Zeit und Mühe eingesetzt und man stützt sich schnell auf bestehende Checklisten ab, die einem die Arbeit einfach machen. Andere Methoden, wie z.B. Brainstorming werden leider selten angewendet. Mit Künstlicher Intelligenz Werkzeugen, die seit einigen Monaten in aller Munde ist, vergössen Sie Ihren Fokus und Ihre Wissensbasis immens und erhalten damit eine gewaltige Unterstützung im Risikomanagement. Gespannt? Dann lesen Sie weiter!

Künstliche Intelligenz (KI) hat den Durchbruch geschafft

Künstliche Intelligenz (Artificial Intelligence AI) gibt es schon seit vielen Jahren, aber mit ChatGPT hat KI Anfangs 2023 überraschend schnell den Durchbruch geschafft. KI war bisher schon in vielen Applikationen in irgendeiner Art vorhanden, hat aber erst jetzt große Sichtbarkeit erhalten. Überall werden jetzt weitere Anwendungen dafür gesucht, um unsere Arbeitswelt noch effizienter zu machen.

Auch im Projektmanagement gibt es viele Bereiche, in denen KI in Zukunft einen Mehrwert bieten kann. Sei dies in der Projekt- oder Ressourcenplanung oder im Projektcontrolling.. Da ich mich oft mit Risikomanagement in Projekten beschäftige, wähle ich diesen Bereich, um Ihnen zu zeigen, wie KI Ihnen hier eine große Hilfe sein kann – und dies schon heute.. Die Idee für diesen Text gab Ricardo Vargas¹ (Leveraging Generative AI for Project Management).

Die Risikoidentifiaktion mit KI optimal unterstützen

Bei der Risikoindentifikation und der Bewertung von Risiken wird leider oft nicht viel Zeit und Mühe eingesetzt und man stützt sich schnell auf bestehende Checklisten ab, die einem die Arbeit einfach machen und eine falsche Sicherheit geben, jetzt alle Risiken erkannt zu haben. Nur Checklisten bei der Risikoidentifikation zu verwenden ist fahrlässig. Wenn zusätzlich Brainstorming zum Einsatz kommt, dann haben Sie das kollektive Wissen und Erfahrung Ihres Teams einbezogen – und dies ist ein äußerst wichtiger Schritt. Aber das Wissen Denken, Erfahrung und die Vorstellung ihres Teams, was Negatives passieren könnte, ist trotzdem stark beschränkt. Es gibt „reifere“ Teams, die führen zuerst ein Brainstorming durch, bevor Sie dann mit Risikochecklisten noch versuchen weitere Risiken aufdecken. Das sieht man aber leider nicht so oft.

Warum Sie sich nicht auf Risikochecklisten verlassen sollten

Wie wäre es, wenn Sie eine weitere Unterstützung erhalten, die fast alles weiss? Die Ihnen Vorschläge für Risiken machen kann, an die Sie nie gedacht hätten? Mit KI, die seit einigen Monaten in aller Munde ist, vergößern Sie Ihren Blickwinkel und Ihre Wissensbasis immens und erhalten mit diesem Werkzeug eine gewaltige Unterstützung im Risikomanagement.

ChatGPT zum Beispiel kann Ihnen die potenziellen Risiken aufzeigen und auf der Grundlage von Daten aus Tausenden ähnlicher Projekte Massnahmen vorschlagen. In der Vergangenheit war die vorausschauende Analyse ein Thema, das einer kleinen Gruppe von Datenwissenschaftlern vorbehalten war. Mit dem Aufkommen der generativen KI steht nun auch Ihnen diese Art der Analyse nun zur Verfügung. Tools wie DataRobot, Neptune, H2O AI Cloud und einige andere können wertvolle Erkenntnisse über potenzielle Risiken auf der Grundlage von vorab trainierten Daten aus früheren Projekten liefern.

Ich empfehle Ihnen, das erste Brainstorming mit Ihrem Team durchzuführen und erst danach Tools wie Bard, Bing, ChatGPT oder PMOtto zu verwenden. Ich würde diese Reihenfolge wählen, um nicht die Kreativität des Teams zu blockieren oder das Team mit den Resultaten von AI zu demotivieren. Um KI zu nutzen, müssen Sie nur die richtige Eingabeaufforderung erstellen. Sie können zum Beispiel die folgende Aufforderung Prompt) erstellen. Hier einfachheitshalber auf Englisch.

I am building a new home for my family. Prepare a list of detailed risks for this new project based on the different types of work that need to be done. Please use the following structure: what the risk is, what is the trigger for the risks to happen, and what is the impacted area if the risk happens? Combine the structure into one phrase for each risk and write one per line so I can copy it to Microsoft Excel.

Drücken Sie dann die Eingabetaste, und Sie werden das schnellste Brainstorming erleben, das Sie je gemacht haben. Nachdem Sie die Ergebnisse gesehen haben, können Sie GPT verwenden, um die beim Brainstorming entstandenen Risiken zu analysieren. Tippen Sie:

Please remove the word risk at the start of each risk. After describing each risk, estimate the probability and impact using a very low, low, medium, high, and very high scales. Place them in descending order of magnitude. 

Wow! Jetzt haben Sie die Liste der Risiken mit ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihren Auswirkungen. Sie müssen nun die Ergebnisse überprüfen und Ihre Anpassungen vornehmen, aber das ist ein großartiger Anfang in Sekundenschnelle. Abschließend können Sie das generative KI-Tool bitten, mögliche Massnahmen für die Risiken vorzuschlagen. Sie können tippen:

suggest potential responses to these threats using one of the four risk response strategies: accept, mitigate, transfer, or avoid. Explain in the detail the strategy and add these two columns to the previous table.

Probieren Sie es aus! Beachten Sie aber, KI stützt sich immer auf Daten der Vergangenheit ab und kann aus meiner Sicht nicht Risiken identifizieren, an die man nie denken würde und die noch nie eingetroffen sind. KI ersetzt auch die Erfahrung und Kreativität Ihres Teams nicht, sondern ergänzt diese in idealer Weise. Somit erhalten Sie im Riskmanagement eine zusätzliche Unterstützung – oder man könnte auch sagen eine Zweitmeinung.

Noch mehr zu ChatGPT und Risikomanagement: Ein Gespräch mit ChatGPT über die größten Fehler, die im Risikomanagement gemacht werden

Hier gibt es noch mehr Wissen

1. Leveraging Generative AI for Project Management. In diesem LinkedIn Kurs, zeigt Ihnen Ricardo Vargas, wie Sie generative KI Technologie in Ihre Projektmanagement-Arbeit integrieren.,  ↩︎