Statusmeetings finden in traditionellen Projekten normalerweise jede Woche oder alle 2 Wochen statt und dauern, dauern … und dauern oft sehr lange. Meistens gibt es eine Agenda, aber oft stelle ich fest, dass an diesen Meetings viel diskutiert wird und man auch Probleme in diesem Meeting lösen will. Nach meiner Ansicht werden die meisten Statusmeetings viel zu ineffizient durchgeführt und können einiges von dem Daily Scrum bei agilen Projekten lernen. In diesem Artikel finden Sie Ideen, wie Sie Ihr Statusmeeting effizienter machen und damit mehr Nutzen generieren.
Von agilen Projekten lernen
In den letzten 30 Jahren habe ich an vielen Projektstatusmeetings teilgenommen und mich immer wieder gewundert wie ineffizient diese durchgeführt werden und oft wenig nützen. Agile Projekte haben im Projektmanagement in den letzten Jahren vieles verändert und auch die Statusmeetings (die Daily Scrum) werden dort sehr strukturiert und effizient durchgeführt. Von diesen Meetings können auch traditionelle Projekte viel lernen. In den nächsten Abschnitten finden Sie ein paar interessante Anregungen dazu.
Was ist das Ziel des Statusmeetings?
Wie es der Begriff bereits sagt: Es geht um den Projektstatus. Das heisst: über den Arbeitsfortschritt informieren, die Zielerreichung zu überprüfen, sich abzustimmen und zu organisieren. Die folgenden Fragen geben dazu Auskunft.
- Was wurde erledigt?
- An was arbeiten wir noch?
- Sind wir schneller als geplant oder im Rückstand?
- Sind bei einen Rückstand Maßnahmen eingeleitet worden, wirken diese und was hat der Rückstand für Konsequenzen?
- Was sind aktuelle Probleme, Hindernisse oder Risiken?
- Was ist geplant für die nächsten Tage oder Wochen?
Das Statusmeeting hat zum Ziel, dass jeder sieht, welche Aufgaben erledigt und welche noch offen sind und wer sich bei Abhängigkeiten und Problemen mit wem abstimmen muss.
Warum dauern die Statusmeetings immer so lange?
Das Daily Scrum ist gemäß den „Agilisten“ kein Statusmeeting, sondern – ein Daily Scrum! Für mich ist es ein Statusmeeting und zwar ein äußerst effizientes. Ein Daily Scrum dauert nicht mehr als 15 Minuten. Sie werden sich fragen: „Wie kann man in dieser kurzen Zeit alles besprechen!“ Das Daily Scrum findet täglich statt und wird sehr diszipliniert durchgeführt. Und genau, weil es täglich durchgeführt wird, kann es auch so kurz sein.
Wie lange sollte ein Statusmeeting dauern? Hier bin ich der Meinung, je öfter ein solches Meeting durchgeführt wird desto kürzer kann es sein. Ein Statusmeeting für ein traditionelles Projekt sollte jede Woche stattfinden und nicht länger als 30-60 Minuten dauern. Wenn es mehr als einmal pro Woche stattfindet, sollte es kürzer sein. Wenn ein Projekt im „Krisenmodus“ ist sollte es täglich stattfinden und wie ein Daily Scrum ca. 15 Minuten dauern.
Je kürzer das Meeting, desto mehr wird man auf Effizienz getrimmt – und es finden keine langatmigen Diskussionen statt. Kurze Meetings können auch gut im Stehen durchgeführt werden (Stand-up Meeting). Keiner will lange stehen und die Meetingdauer wird so sicher nicht überschritten.
Je kürzer das Meeting, desto mehr wird man auf Effizienz getrimmt.”
Wo bleibt die Disziplin in den Statusmeetings?
Jedes Meeting hat normalerweise eine Agenda (Tagesordnungspunkte (DE), Traktandenliste(CH)). Aber wer hält sich wirklich daran? Dem Meetingleiter (meistens der Projektleiter) fehlt oft die Disziplin sich an die Agenda zu halten oder auch den Mut Diskussionen zu stoppen, zu mahnen und für Disziplin zu Sorgen. Ich weiß, es ist nicht einfach sich an einen genauen Zeitplan zu halten – außer wenn man den Zug zur Arbeit nicht verpassen will. Das ganze Team sollte Verantwortung übernehmen und sich an den Zeitplan halten. So komisch es tönt, das muss man lernen und das ist auch bei agilen Teams so.
Bei agilen Teams ist das Entwicklungsteam verantwortlich für das Status-Meeting (Daily Scrum). Es organisiert es und schaut, dass der Zeitplan eingehalten wird und Disziplin herrscht. Dabei wird es in der Anfangsphase des Projektes noch vom Scrum Master gecoacht.
Ein Meeting ohne Protokoll?
An wie vielen Statusmeeting wird ein Protokoll verfasst? Sie meinen das sei altmodisch, bürokratisch oder einfach unnötig? Sogar in Scrum hat man ein einfaches „Protokoll“. Ein Flipchart, auf dem wichtige To-do’s aufgeschrieben werden und ein Impediment Backlog (Liste der zu eliminierenden Hindernisse und Störungen).
Ein Protokoll muss nicht umfassend und lange sein. Wichtig ist, dass es nicht der Projektleiter schreibt, denn dieser muss sich auf die Sitzungsleitung konzentrieren. Er delegiert diese Aufgabe an ein Teammitglied, am besten an jemand vom Projekt-Office. Der Projektleiter sagt direkt am Meeting, was er wie protokolliert haben will, denn so muss der Schreiber nicht viel überlegen was er schreiben soll – und das Protokoll wird direkt während dem Meeting am Laptop geschrieben. Keine langen Sätze, knapp und klar. Es sollte so kurz wie möglich sein und nur To-do’s mit Terminen und Verantwortlichen und Entscheide umfassen.
Das Protokoll wird noch wichtiger, wenn externe Parteien am Meeting teilnehmen. Dann hat es sich nach meiner Erfahrung bewährt, wenn das Protokoll „ordnungshalber“ jeweils vom externen Partner, Auftragnehmer, Contractor etc. unterschrieben wird. Hier geht es dann auch um rechtliche Aspekte.
Was ist der Inhalt es Meetings?
Das Daily Scrum als Vorbild
Hier gebe ich Ihnen ganz kurz eine Einführung in das Daily Scrum.
Das Daily Scrum bei agilen Projekten hilft dem Development-Team seine Aktivitäten zu synchronisieren, sich zu organisieren und den Arbeitsfortschritt sowie die Zielerreichung zu überprüfen und ist gemäß Scrum Guide kein „Statusreport“.
Jedes Development-Teammitglied sollte Bescheid wissen, was alle anderen tun, was erreicht wurde und welche Hindernisse vorhanden sind.
Das Daily Scrum konzentriert sich auf den Fortschritt in Richtung Sprintziel. Ein Ablauf mit den folgenden drei Fragen hat sich bewährt und empfiehlt der Scrum Guide:
- Was habe ich gestern erreicht, dass dem Development-Team hilft das Sprint-Ziel zu erreichen?
- Was werde ich heute erledigen, dass dem Development-Team hilft das Sprint-Ziel zu erreichen?
- Sehe ich irgendwelche Hindernisse, die mich oder das Development-Team abhalten das Sprint-Ziel zu erreichen?
Wenn die Development-Teammitglieder die Fragen beantworten, müssen sie sich kurzfassen, denn das Daily Scrum dauert maximal 15 Minuten. Dies ist eine Herausforderung für das Development-Team, aber auch für den Scrum Master. Der Scrum Master moderiert das Meeting – mindestens solange, bis das Development-Team keine Unterstützung mehr dabei braucht.
Wie sieht die Agenda bei traditionellen Projekt aus?
Wie bereits am Anfang dieses Beitrags geschrieben, sollte jedes Teammitglied kurz folgende Fragen beantworten:
- Was wurde erledigt?
- An was arbeiten wir gerade?
- Sind wir schneller als geplant oder im Rückstand zum Projektplan?
- Sind bei einen Rückstand Maßnahmen eingeleitet worden, wirken diese und was hat der Rückstand für Konsequenzen?
- Was sind die aktuellen Probleme und Hindernisse
- Was ist geplant für die nächsten Tage (oder Wochen)?
Dabei ist es sinnvoll einen Blick auf den Projektplan zu werfen, um ein besseres Verständnis der Zusammenhänge der Aufgaben zu erhalten. Wie beim Scrum Meeting wo man vor dem Taskboard steht, welches der „Projektplan“ für den aktuellen Sprint darstellt.
So könnte eine Meeting-Agenda aussehen:
- Kurzer Bericht des Projektleiters über das Projektumfeld, Lenkungsausschuss-Entscheide usw.
- Kurzer Bericht jedes Teammitgliedes (siehe Punkte oben)
- Kurzer Bericht des Projektcontrollers (wenn es einen gibt) über Finanzzahlen (Plan, Ist, Forecast). Das genügt monatlich einmal.
- Review der wichtigsten Risiken
- Review der wichtigsten Issues
- Status der offenen Punkte der letzten Meetings
Da am Statusmeeting nicht lange über Probleme und Hindernisse diskutiert werden kann, sollten für solche Punkte zeitnah, separate Meetings mit den „relevanten“ Teilnehmern geplant werden.
Die Charakteristik eines Projektstatusmeetings hängt natürlich auch zum Beispiel ab von der Projektgröße, der Projektart, von der Teamstruktur und ob externe Auftragnehmer involviert sind. Zum Bespiel haben Daily Scrum selten mehr als 7-9 Teilnehmer. Bei großen Programmen sind dies oft mehr Teilnehmer. Solche Meetings finden dann auf verschiedenen Führungsebenen des Programmes statt.
Wichtige Informationen aus den Projektteams werden „nach oben“ eskaliert. So wird es z.B. auch bei Scrum@Scale (Scrum für große Projekte und Programme) gemacht. Dann gibt es oft auch Teams, die auf der Welt verteilt sind, was an die Kommunikation höhere Ansprüche stellt, besonders auch bei verschiedenen Zeitzonen. Die wichtigsten Statusmeetings finden nach meiner Ansicht jedoch auf der untersten Ebene statt „wo auch gearbeitet wird“ und die Resultate erzeugt werden.
Hier gibt es noch mehr Wissen
Dies war eine Übersicht , wie Sie Ihr Statusmeeting noch agiler machen können. Was ist Ihre Erfahrung mit Statusmeetings? Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit einem Kommentar den Lesern mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!
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