Der Projektsponsor – die entscheidende Rolle für erfolgreiche Projekte

Spüren Sie die Präsenz des Projektsponsors in Ihrem Projekt? Stehen Sie regelmäßig in Kontakt mit ihm, und geht er aktiv voran? Die Rolle eines Projektsponsors ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts, wird jedoch oft unterschätzt. Ein starker Sponsor gibt strategische Richtung vor, sichert die notwendigen Ressourcen und hält die Stakeholder eingebunden, wodurch er den Erfolg eines Projekts entscheidend beeinflusst, insbesondere bei größeren Initiativen. Dennoch bleiben viele Sponsoren nicht ausreichend involviert oder verstehen ihre Verantwortung nicht vollständig. In diesem Artikel erfahren Sie die genaue Rolle eines Projektsponsors und warum sie so wichtig für den Projekterfolg ist. Neugierig? Dann lesen Sie weiter!

Die entscheidende Rolle des Projektsponsors

Neben dem Projektleiter ist der Projektsponsor die wichtigste Rolle in einem großen Projekt. Laut dem 2018 Pulse of the Profession Report des Project Management Institute (PMI) sind die Projektsponsoren der wichtigste Treiber für erfolgreiche Projekte. Ich behaupte, dass dies auch heute noch der Fall ist.

Besonders bei großen Projekten helfen engagierte Executive-Projektsponsoren den Organisationen die Kommunikationslücke zwischen Stakeholdern und Implementierern zu schließen, um die Zusammenarbeit und Unterstützung deutlich zu verbessern, Risiken zu reduzieren und so die Projekterfolg zu steigern.

Jedes vierte Unternehmen (26 %) gibt an, dass unzureichende Unterstützung durch Sponsoren die Hauptursache für gescheiterte Projekte ist. Und die Kluft zwischen Underperformern und Champions ist fast 2,5-mal so groß: 41 % der Underperformer geben an, dass unzureichende Unterstützung durch den Sponsor die Hauptursache für das Scheitern eines Projekts ist, während es bei den Champions nur 17 % sind.

Engagierte und kompetente Sponsoren, sind entscheidend für den Projekterfolg.

Was ist ein Projektsponsor?

Definition und Verantwortlichkeiten

Der Projektsponsor eines Großprojekts ist in der Regel eine leitende Führungskraft der oberen Management-Ebene, die das Projekt von seiner Entstehung bis zu seinem Abschluss engagiert unterstützt und sicherstellt, dass dieses sich an den strategischen Zielen des Unternehmens ausrichtet. Der Projektsponsor ist der wichtigste Fürsprecher des Projekts auf der Führungsebene. Er stellt die Finanzierung sicher, legt übergeordnete Ziele fest und trifft wichtige Entscheidungen zur Steuerung des Projektteams. Im Gegensatz zu einem Projektmanager, der sich um das “Tagesgeschäft” kümmert, konzentriert sich der Sponsor darauf, die strategische Ausrichtung beizubehalten, Risiken auf höchster Ebene zu adressieren und sicherzustellen, dass das Projekt einen Mehrwert für das Unternehmen bringt. Er ist für den Erfolg des Projekts verantwortlich, im Hinblick auf die Geschäftsergebnisse und den Nutzen. Unterstützt wird er dabei vom Projektteam und dem Lenkungsausschuss.

Zu den typischen Aufgaben eines Projektsponsors gehören:

• Definieren der Projektvision: Der Sponsor stellt sicher, dass das Projekt an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet ist und definiert, wie Erfolg aussieht.
• Sicherstellen der Ressourcen: Dazu gehören die Beschaffung des erforderlichen Budgets und die Unterstützung des Projektleiters bei der Beschaffung von Personal und anderen für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen.
• Engagement mit den Stakeholder: Der Sponsor ist dafür verantwortlich, die Kommunikation mit übergeordneten Stakeholder aufrechtzuerhalten, sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden, und die Erwartungen zu steuern.
• Entscheidungsbefugnis: Der Sponsor hat das letzte Wort bei wichtigen Projektentscheidungen, besonders bei solchen, die sich auf den Projektumfang, das Budget oder den Zeitplan auswirken.
• Überwachung des Fortschritts: Der Sponsor ist zwar nicht an den täglichen Aufgaben beteiligt, überwacht aber den Fortschritt auf hoher Ebene und stellt sicher, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt, und greift bei Bedarf ein.

Hauptmerkmale eines effektiven Sponsors

Ein effektiver Sponsor verfügt über eine Kombination aus strategischer Vision, Führungsqualitäten und Kommunikationsfähigkeiten. Er ist mit den strategischen Zielen der Organisation bestens vertraut und in der Lage, diese in klare Projektziele umzusetzen. Effektive Sponsoren sind auch einflussreiche Führungspersönlichkeiten, die in der Lage sind, die Organisationspolitik zu steuern, um die erforderlichen Ressourcen zu sichern und Konflikte zu lösen. Ihre Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, stellt sicher, dass alle Beteiligten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts auf dem Laufenden sind. Zu den wichtigsten Merkmalen gehören:

Strategische Vision: Die Fähigkeit, das große Ganze zu sehen und zu verstehen, wie das Projekt zu den Unternehmenszielen beiträgt.

Führungsqualitäten: Inspiriert und motiviert das Projektteam und gewährleistet deren Ausrichtung auf die Projektziele.

Entscheidungen: Trifft zeitnah fundierte Entscheidungen, um das Projekt voranzutreiben.

Kommunikationsfähigkeiten: Vermittelt allen Stakeholdern effektiv die Vision, die Ziele und den Fortschritt des Projekts.

Risikomanagement: Identifiziert proaktiv potenzielle Risiken und setzt Strategien um dieses zu reduzieren/eliminieren.

Die Rolle des Projektsponsors ist für den Erfolg eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung. Ohne einen starken Sponsor besteht bei Projekten ein höheres Risiko des Scheiterns aufgrund mangelnder Ausrichtung, unzureichender Ressourcen oder mangelndem Engagement der Stakeholder.

Warum ist der Projektsponsor bei Projekten so wichtig?

Strategische Ausrichtung

Der Projektsponsor stellt sicher, dass das Projekt eng an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet ist. Durch sein Verständnis der übergeordneten Unternehmensziele kann der Sponsor das Projekt so steuern, dass es Ergebnisse liefert, die zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen. Der Sponsor fungiert als Brücke zwischen dem Projektteam und der Unternehmensleitung, indem er übergeordnete Strategien in umsetzbare Projektziele übersetzt und dafür sorgt, dass diese Ziele während des gesamten Projektzyklus im Mittelpunkt stehen.

Ressourcenzuteilung und Budgetgenehmigung

Ein Projektsponsor hilft dem Projektleiter bei der Beschaffung der erforderlichen Ressourcen, einschließlich Budget, Personal und Technologie. Projekte erfordern oft beträchtliche Investitionen, und die Unterstützung des Sponsors ist entscheidend für die Beschaffung der finanziellen und personellen Ressourcen, die für eine erfolgreiche Durchführung erforderlich sind. In vielen Fällen kann die Fähigkeit des Sponsors, die Genehmigung des Budgets und die Zuweisung von Ressourcen zu beeinflussen, über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden.

Risikomanagement und Problemlösung

Der Sponsor spielt eine zentrale Rolle beim Management von Risiken auf hoher Ebene und bei der Lösung von Problemen und Hindernissen, die das Projekt gefährden könnten. Während sich der Projektleiter um das tägliche Risikomanagement kümmert, ist der Sponsor für die Bewältigung von Risiken zuständig, die ein Eingreifen auf höherer Führungsebene erfordern. Dazu kann die Sicherung zusätzlicher Finanzmittel gehören, wenn das Projekt mit unerwarteten Kosten konfrontiert wird, oder die Verhandlung mit Stakeholdergruppen, wenn Interessenkonflikte auftreten.

Sicherstellen des Stakeholder-Engagements

Der Erfolg eines Projekts hängt oft vom Engagement und der Unterstützung der verschiedenen Stakeholder ab. Der Projektsponsor ist in der Regel der Hauptansprechpartner, insbesondere für die übergeordneten (Executive-) Stakeholder, und stellt sicher, dass deren Interessen vertreten werden und sie sich weiterhin für die Projektziele einsetzen. Durch die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation und die schnelle Behandlung von Bedenken trägt der Sponsor dazu bei, Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass alle Parteien an einem Strang ziehen.

Verantwortlichkeit und Steuerung

Der Projektsponsor ist letztendlich für den Erfolg oder Misserfolg des Projekts verantwortlich. Diese Verantwortung veranlasst den Sponsor dazu, für angemessene Governance-Strukturen zu sorgen, einschließlich klarer Berichtslinien, definierter Rollen und Verantwortlichkeiten sowie regelmäßiger Fortschrittskontrollen. Diese Führungsrolle umfasst auch kritische Entscheidungen über die Richtung des Projekts, besonders auch Änderung bezüglich Projektumfang, Terminen oder Kosten.

Der Projektsponsor in agilen Projekten

In agilen Projekten entwickelt sich die traditionelle Rolle des Projektsponsors zu dem, was gemeinhin als Business Owner bezeichnet wird, besonders im SAFe Frameworks (Scaled Agile Framework). Der Business Owner in einer agilen Umgebung ist, wie der Projektsponsor in traditionellen Projekten, in der Regel eine höhere Führungskraft und sollte nicht mit dem Product Owner (PO) verwechselt werden.

Der Business Owner trägt die Hauptverantwortung für den Return on Investment (ROI) und spielt eine entscheidende Rolle bei der Ausrichtung der Projektergebnisse auf die strategischen Ziele des Unternehmens. Sie nehmen aktiv an Scaled Agile Events teil, wie z.B. PI Planning, System Demos und Inspect & Adapt und es ist wichtig, dass sie für die agilen Teams sichtbar und ansprechbar sind.

Business Owner sind wichtig, wenn es darum geht, strategische Vorgaben zu machen, das Team zu unterstützen, indem sie Hindernisse auf höherer Ebene aus dem Weg räumen und sicherstellen, dass Ressourcen zur Verfügung stehen, ohne die täglichen Aufgaben im Detail zu überwachen. Obwohl Agile die Autonomie des Teams und die dezentrale Entscheidungsfindung betont, trifft der Business Owner immer noch wichtige Entscheidungen auf hoher Ebene, die sich auf die Ausrichtung des Projekts an den Unternehmenszielen auswirken. Diese Rolle ist für den Erfolg von agilen Projekten nach wie vor von entscheidender Bedeutung, besonders in größeren Organisationen, in denen nach wie vor eine strategische Steuerung und ein zentrales Ressourcenmanagement erforderlich sind.

Häufige Herausforderungen für Projektsponsoren

Projektsponsoren sehen sich häufig mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert, die den Erfolg eines Projekts behindern können. Ein Hauptproblem ist die mangelnde Klarheit über ihre Rolle, die zu unzureichender Unterstützung, falscher Ausrichtung auf strategische Ziele und ineffektivem Stakeholder-Engagement führen kann. Diese Missverständnisse führen häufig dazu, dass Projektteams nicht die notwendigen Vorgaben oder Ressourcen erhalten, was sich letztendlich auf die Projektergebnisse auswirkt.

Ein Gleichgewicht zwischen Beteiligung und Mikromanagement herzustellen ist eine weitere häufige Herausforderung. Sponsoren müssen die strategische Richtung vorgeben, ohne sich in die täglichen Abläufe einzumischen, die in der Regel vom Projektmanager oder dem agilen Team geleitet werden. Effektive Sponsoren wissen, wann sie eingreifen und wann sie sich auf das Fachwissen ihres Teams verlassen müssen, um das Projekt auf dem richtigen Weg zu halten.

Der Umgang mit konkurrierenden Prioritäten ist ebenfalls eine große Hürde, da Sponsoren oft mehrere Projekte und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation koordinieren müssen. Dies kann zu Schwierigkeiten bei der effektiven Zuteilung ihrer Zeit und Ressourcen führen, was zu schwierigen Entscheidungen darüber führt, welche Projekte oder Stakeholder Vorrang haben. Starke Entscheidungsfähigkeiten und eine klare Kommunikation sind entscheidend, um diese Konflikte zu bewältigen und die strategischen Ziele im Auge zu behalten.

Die effektive Einbindung von Stakeholdern ist wichtig, aber schwierig, besonders bei großen oder komplexen Projekten. Die Sponsoren müssen für eine regelmäßige Kommunikation, Transparenz und die Abstimmung der Interessen der verschiedenen Stakeholder bezüglich der Projektziele sorgen. Der Umgang mit Widerständen, insbesondere bei Projekten, die erhebliche Veränderungen mit sich bringen, erfordert Diplomatie und einen proaktiven Ansatz.

Den Fokus zu behalten ist es eine große Herausforderung in einem sich schnell verändernden Umfeld. Ein Sponsor muss das Projektteam dabei unterstützen, sich an wechselnde Prioritäten, Technologien und Marktbedingungen zu adaptieren, ohne dabei die ursprünglichen Projektziele aus den Augen zu verlieren. Flexibilität und ein ausgeprägtes Verständnis für den strategischen Value des Projekts sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Projekt auch in einem dynamischen Umfeld weiterhin die beabsichtigten Ergebnisse liefert.

Wie man als Projektsponsor glänzt

Um als Projektsponsor erfolgreich zu sein, ist es wichtig, sich kontinuierlich weiterzubilden, auch im Bereich der agilen Methoden. Er muss sich aber auch schnell an sich veränderte Projektbedingungen anpassen können. Die kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung und die Lessons Learned früherer Projektergebnisse helfen den Sponsoren, innovativ und auf die strategischen Ziele ausgerichtet zu bleiben. Der Aufbau starker Beziehungen zum Projektteam ist ebenso wichtig und erfordert Vertrauen, offene Kommunikation und aktive Unterstützung, damit das Team motiviert bleibt und sich auf die gemeinsamen Ziele konzentriert. Effektive Sponsoren legen außerdem großen Wert auf klare Kommunikation und Transparenz, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert und eingebunden sind. Darüber hinaus muss der Sponsor das Projekt auf der höheren Führungsebene vertreten, für seinen Value eintreten und so die laufende Unterstützung während des gesamten Lebenszyklus sicherstellen.

Effektiver Support durch einen engagierten Sponsor ist unbezahlbar!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rolle des Projektsponsors zwar entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts ist, aber auch erhebliche Herausforderungen mit sich bringt. Die Rolle zu verstehen, das richtige Maß an Beteiligung zu finden, mit widersprüchlichen Prioritäten umzugehen, Stakeholder effektiv einzubinden und in einem sich wandelnden Umfeld den Fokus zu behalten – all das sind wesentliche Fähigkeiten für einen Projektsponsor. Die Bewältigung dieser Herausforderungen ist entscheidend für den erfolgreichen Abschluss von Projekten und die Schaffung von Mehrwert für das Unternehmen.