Warum muss sich der Projektleiter oder der Projektcontroller jeden Monat eine Stunde abmühen und einen Projektstatusreport schreiben? Wir haben doch alles im Griff! Ist das nicht sinnlose Zeitverschwendung? Dieser Ansicht sind nicht wenige Projektleiter, aber auch Auftraggeber und Linienvorgesetzte fragen sich oft was das eigentlich soll.
Wie steht es um die Gesundheit des Projektes?
Das Projektreporting zeigt den übergeordneten Stellen (PPM, Lenkungsausschuss), wie es um die Gesundheit des Projektes steht und wo Handlungsbedarf besteht. Dies ist z.B. besonders wichtig, wenn Projekte voneinander abhängig sind, knappe Personalressourcen eingesetzt werden oder Projekttermine mit Konventionalstrafen belegt sind.
Für die Empfänger des Projektstatusberichtes ist er einerseits Information anderseits haben alle übergeordneten Parteien die Pflicht ihre Projekte zu überwachen und bei Bedarf zu steuern.
Projektkommunikation in guten und in schlechten Zeiten
Der Projektstatusbericht ist für Sie als Projektleiter aber auch ein ideales Kommunikationsmittel, in guten Zeiten das Projekt zu verkaufen und in schlechten Zeiten den Auftraggeber und das höheren Management frühzeitig zu informieren und Hilfe anzufordern.
Speziell der Auftraggeber muss über „Sein Projekt” informiert sein und muss Rechenschaft gegenüber seinen Vorgesetzten oder Gremien abgeben. Am besten planen Sie mit ihm kurze wöchentliche Meetings von z.B. 15 Minuten, monatlich wird er mit dem Statusbericht informiert.
Wie Sie in folgender Abbildung erkennen erfolgt das Reporting von unten nach oben, vom Projektmitarbeiter bis zur Geschäftsleitung. Bis zum Projektleiter erfolgt das Reporting an den wöchentlichen Projektstatussitzungen oft noch mündlich – nachher erfolgt es schriftlich.
Es ist unbestritten, ein übertriebener Reportingaufwand wird Projektleiter und Projektteams ärgern. Deshalb sollten Reportingprozesse einfach, standardisiert und schlank sein und so wenig wie möglich manuelle Arbeiten umfassen. Die Datenaufbereitung für das Projektteam sollte minimal sein, damit es sich auf die Projektarbeit konzentrieren kann. Eigentlich sollte das Projektteam gar keine speziellen Daten für das Projektcontrolling aufarbeiten müssen.
Was haben Sie für Erfahrungen mit dem Projektreporting gemacht? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.
