Warum Sie Sitzungsprotokolle schreiben sollten

Warum Sie in Ihrem Projekt Sitzungsprotokolle schreiben sollten

Als Projektleiter halten Sie viele Sitzungen oder nehmen an solchen teil. An diesen Sitzungen werden Sachverhalte austauscht, Entscheidungen getroffen oder nur informiert. Es fließen Informationen, die für Sie zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht wichtig sein könnten. Ich empfehle Ihnen deshalb an Sitzungen immer wichtiges aufzuschreiben und dieses, wenn sinnvoll, von der Gegenpartei bestätigen zu lassen. Warum? Lesen Sie weiter und Sie erfahren es!

Sitzungen sind das tägliche Brot des Projektleiters

Als Projektleiter führen Sie viele Sitzungen durch oder nehmen an solchen teil. Wie viele Stunden pro Woche sind es bei Ihnen? Man hört und liest immer wieder, dass zu viele Sitzungen stattfinden, deshalb sollte man sich überlegen, welche wirklich sinnvoll sind und wer die passenden Teilnehmer dafür sind. Sitzungen sind aber sehr wichtig im Projektalltag!

Sitzungen können physisch stattfinden, telefonisch oder via Videokonferenz. Sie können lange zum Voraus geplant oder auch sehr spontan stattfinden. An Sitzungen werden Sachverhalt austauscht, Entscheidungen getroffen oder nur informiert. Es findet immer ein Informationsaustausch statt. Es fliessen Informationen, die zu einem späteren Zeitpunkt für Sie vielleicht wichtig sein könnten. Ich empfehle Ihnen deshalb an Sitzungen immer wichtiges aufzuschreiben und wenn sinnvoll von der Gegenpartei, einem Verhandlungspartner oder Lieferanten bestätigen zu lassen.

Sitzungen können folgenden Zweck haben:

  • Sich mit Teammitgliedern oder anderen Parteien über einen bestimmten Sachverhalt austauschen, informieren oder diskutieren mit dem Ziel Entscheidungen zu treffen.
  • Mit Lieferanten verhandeln und sich auf bestimmte Inhalte zu einigen.
  • One-to-one Sitzungen mit dem Projektauftraggeber, Teammitgliedern, usw.

Bei jeder Sitzung entstehen Informationen, die im weiteren Projektablauf vielleicht verarbeitet werden müssen, die Ihnen helfen Entscheidungen zu treffen oder vielleicht sonst zu einem späteren Zeitpunkt wichtig für Sie sein könnten. Damit diese Informationen nicht vergessen gehen, sollten Sie diese notieren. Dies scheint für Sie vielleicht banal oder übertrieben– dies kann aber eine große Bedeutung haben. In den nächsten Abschnitten erfahren mehr darüber warum.

Schreiben Sie es auf

Hier zuerst etwas Grundsätzliches: Wenn Sie eine Sitzung einberufen, dann sollten Sie eine Agenda (Tagesordnungspunkte) haben und wissen was Sie mit der Sitzung erreichen wollten. Was soll das Resultat sein? Wenn Sie zu einer Sitzung eingeladen werden und es ist keine Agenda dabei, dann verlangen Sie eine. Dann sehen, ob es überhaupt sinnvoll ist, an dieser Sitzung teilzunehmen, oder ob Sie die wertvolle Zeit nicht besser an einem anderen Ort investieren. Sie können auch eines Ihrer Teammitglieder an die Sitzung schicken und dann berichten.

Wer schreibt der führt

Sie werden vermutlich täglich mit zu viel schriftlicher Kommunikation konfrontiert. Es gibt allerdings Momente, in denen Sie selbst zum Stift oder zur Tastatur greifen sollten. Ich gebe Ihnen den Rat: Was immer Sie schreiben und verteilen, sollte so geschrieben werden, als würde es später vor Gericht verlesen werden.

Nachdem Sie ein wichtiges Telefongespräch beendet haben, verfassen Sie sorgfältig die schriftliche Darstellung der ausgehandelten Vereinbarung. Informieren Sie die andere Person noch während des Telefonats, dass Sie dies tun werden. Sie sollten ein solches Protokoll auch nach jeder wichtigen mündlichen «Angesicht zu Angesicht» Vereinbarung verfassen.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein Gentleman’s Agreement (Abmachung ohne formalen Vertrag) sehr unangenehm werden kann. Wie Sam Goldwyn gesagt haben soll: “Eine mündliche Vereinbarung ist das Papier nicht wert, auf dem sie geschrieben steht.”
Eine Vereinbarung, die Sie schriftlich festhalten und Ihrem Vertragspartner, Lieferanten etc. zusenden könnte etwa so lauten:

 “Gemäß unserem Gespräch vom [Datum] haben wir uns auf folgendes geeinigt:  ….“. “Gemäß unserem Telefongespräch sind wir zu dem Schluss gekommen, dass …”. “Bezüglich der Angelegenheit von …”. Das Format ist in der Regel nicht wichtig. Entscheidend ist, dass Sie das Schreiben verfassen. Warum sollten Sie diese Last auf sich nehmen? Weil die Vorteile für Sie enorm sind. Was sind die Vorteile des Schreibers?

Die Vorteile des Schreibers

1. Sie haben die Initiative und bestimmen, wann das Memo geschrieben wird, in welcher Form es geschrieben wird und wann es versandt wird. Nichts wird passieren, bevor Sie es nicht selbst in die Hand nehmen!

2. Die Vereinbarung wird in Ihrem Sinne formuliert. Wenn es Fragen zur Auslegung gibt, wird immer die Person gefragt, die das Dokument verfasst hat.

Verlegen wir den Fokus von einer Telefontransaktion auf eine Transaktion von Angesicht zu Angesicht. Ich bin Ihr Verhandlungspartner, der Ihnen an einem rechteckigen Konferenztisch gegenübersitzt. Die Verhandlungssitzungen gehen weiter und weiter, Tag für Tag. Machen Sie sich Notizen? Nein. Wie viele Top-Manager glauben Sie fälschlicherweise, dass Sie ein fotografisches Gedächtnis haben. Mache ich mir Notizen? Da können Sie sich sicher sein. Warum mache ich mir Notizen? Weil ich dadurch vielleicht ein Druckmittel und Macht gegenüber Ihnen habe.

Nach dem dritten Tag fragen Sie mich in einer Pause irritiert: “Warum machen Sie so viele Notizen? Sie sind doch kein Gerichtsreporter! Wir haben diese Aspekte des vorgeschlagenen Vertrags bereits durch und durch besprochen!” Ich lächele, zucke mit den Schultern und murmeln etwas davon, dass ich mir nichts merken könne, ohne es zu Papier zu bringen.
Sie können sicher sein, Ihr Vertragspartner wird sich nach einer gewissen Zeit an gewisse Aspekte nicht mehr erinnern und Sie fragen:“ Was haben wir gestern noch zum Punkt “schnellerer Server” abgemacht?

Ich blättere in meinen Notizen, während Sie ungeduldig mit dem Fuß klopfen. “Hier ist es … die neuen Server wurden am Montag, 23.7.2021 um 14.00 Uhr aufgesetzt”. ” Plötzlich betrachten Sie mich mit Ehrfurcht. Ich habe jetzt beträchtliche Macht.

C. Sie hören besser zu. Wenn Sie von vornherein wissen, dass Sie die Absichtserklärung (Memo of Agreement) schreiben werden, hören Sie besser zu und machen sich bessere Notizen. Sie werden sogar aufmerksamer sein und sich selbst disziplinieren.

D. Sie definieren sich ihren Spielraum. Ihr erster Entwurf bildet den Rahmen für mögliche künftige Überarbeitungen. Er wird Definitionen festlegen und die Grenzen für die Diskussion abstecken. Hier ein Beispiel. Nehmen wir an, Sie und ich schließen ein Telefongeschäft ab. Sie stimmen zu, dass ich die Zusammenfassung bzw. unsere Abmachung schreiben darf.

Hier ein Beispiel. Nehmen wir an, Sie und ich beenden ein Telefongeschäft. Sie erklären sich bereit, mich die Absichtserklärung schreiben zu lassen, ohne sich über die Auswirkungen Ihrer Geste im Klaren zu sein. Ich schreibe das Memo und schicke Ihnen eine Kopie. Zwei Tage später rufen Sie mich an und sagen: “Hey, Moment mal! Ich habe Ihr Schreiben erhalten, und Sie haben Punkt A ausgelassen.”

“Gegenstand A?” antworte ich ganz unschuldig. “Ja”, fahren Sie fort. ” Erinnern Sie sich an A?” Ich wirke leicht verwirrt. “Oh … Gegenstand A. Ich meine mich zu erinnern, dass Sie ihn kurz erwähnt haben.” Sie beharren darauf: “Und warum haben Sie ihn nicht eingebaut?” Ich erwidere: “Ich dachte nicht, dass es so wichtig ist. Schließlich haben Sie es kaum erwähnt.” Sie räuspern sich. “Ich habe es kaum erwähnt, weil Sie damit einverstanden zu sein schienen.” Ich halte einen Moment inne, als ob Sie sich mir aufdrängen würden – als ob Sie zu viel verlangen würden.

Warum mache ich Ihnen das Leben bezüglich A so schwer? Angenommen, ich bin ein kooperativer Verhandlungspartner, wie könnte man dann A außen vorlassen? Eine gewisse Selektivität ist beim Verfassen eines Textes immer gegeben. Sonst hätte die Vereinbarung den Umfang von „Krieg und Frieden“. Aber wenn ich die Vereinbarung schreibe, geht jede Selektivität auf Ihre Kosten. Die Punkte, die mir irgendwie wichtig sind, werden aufgenommen. Aber es ist schwer für mich, Ihre Gedanken zu lesen. Erinnern Sie sich daran, dass Sie während der Verhandlung kaum von A gesprochen haben. Letztendlich werde ich Ihnen Punkt A geben. Bitte beachten Sie aber, dass ich Ihnen in diesem Punkt ein Zugeständnis gemacht habe und nun eine Gegenleistung erwarte. Außerdem zögern Sie vielleicht, nach einer so schwierigen Zeit mit A, nach Punkt B zu fragen, den ich ebenfalls aus dem Entwurf herausgelassen habe. Ihre Einstellung ist jetzt: “Mensch, ich will mir das nicht noch einmal antun!” Und so setzt sich die Macht des Schreibers wieder durch.

E. Die andere Partei ist Ihnen dankbar. Weil Sie sich die Mühe gemacht haben, das Schreiben zu verfassen, ist die andere Partei dankbar dafür. Sie neigen nicht dazu, kleinlich zu sein oder über Kleinigkeiten zu streiten. Selbst wenn Ihr Text einige kleine Mängel aufweist, werden die meisten Menschen großmütig sein und sich nicht auf Haarspaltereien einlassen.

Zusammenfassung

Lassen Sie mich abschließend mit einer prägnanten Bemerkung von Ellen Eisenstadt diesen Artikel zusammenfassen. Als ihr Chef ihr auf die Schulter klopfte und ihr vage Zukunftsperspektiven versprach, bemerkte sie: „Die Feder ist mächtiger als ein Schulterklopfen und ein Versprechen“.

Wie Ellen Eisenstadt doch Recht hat! Von einem Claims Management Seminar hat sich mir vor Jahren dieser Spruch eingeprägt: „Was nicht steht, dass nicht geht“. Das heißt: Was nicht niedergeschrieben wurde, existiert nicht. Zweiter Punkt: Wichtige Abmachungen immer von der Gegenpartei schriftlich bestätigen lassen.

Ich hoffe ich konnte Sie etwas zum Thema Schriftlichkeit sensibilisieren, denn ich stelle fest, in den letzten Jahren ging das immer mehr verloren.

Dieser Artikel wurde animiert durch ein Kapitel aus dem sehr guten Buch von: Cohen, Herb. You Can Negotiate Anything: The Groundbreaking Original Guide to Negotiation.

Weiterer Artikel zu diesem Thema: Machen Sie es schriftlich und präzise

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