Projektplanung sieht einfach aus, braucht aber für ein grösseres Projekt viel Erfahrung. Was Projektleiter sehr oft unterschätzen ist der Aufwand, den die Projektplanung erfordert. Deshalb wird diese oft nur sehr vereinfacht erstellt, ohne viel Mehrwert für das Projekt. Wie Sie es besser machen und was der Projektplan für Anforderungen an Sie stellt erfahren Sie in diesem Beitrag.
Mit einem Plan das Projekt sicher zum Ziel führen
Ich habe schon in verschiedenen Unternehmen bei Projekten mitgearbeitet, war im Program Office tätig oder verantwortlich für das Projektmanagement eines grösseren Unternehmens. Dabei konnte ich einige Erfahrungen sammeln wie Projekte geplant werden.
Während der letzten Jahre habe ich schon einiges gesehen: Projektpläne auf Excel, in Microsoft Word und in verschiedenem Deaillierungrad auf MS-Project oder in einer anderen Projektplanungssoftware. Alle diese Pläne hatten nur einen Zweck: Das Projekt sicher und ohne viel Umwege ans Projektziel zu führen. Ob jeder dieser Pläne wirklich seinen Zweck erfüllt hat weiss ich leider nicht – habe jedoch meine Zweifel.
Was ist eigentlich die Grundaufgabe des Projektplans?
Ein Projektplan sollte folgende W-Fragen beantworten: Was, Wann, Wer, Wieviel?
- Was muss gemacht werden? (Aktivitäten)
- Was ist die Reihenfolge der Aktivitäten? (Verknüpfungen)
- Wann muss es gemacht werden? (Meilensteine, Grobtermine, Einschränkungen)
- Wer macht es? (Ressourcen)
- Wieviel Aufwand gibt es? (Dauer, Termine)
- Was kostet es?
Wenn Sie diese Fragen im Projektplan abbilden, dann umfasst Ihr Projektplan: Aktivitäten, Verknüpfungen, Meilensteine und Einschränkungen, Ressourcen, Aufwände, Termine und Kosten.
So etwas in Excel abzubilden ist zwar machbar, aber sehr aufwändig, besonders wenn Sie dann etwas ändern müssen und sich zum Beispiel Aktivitäten verschieben. Deshalb kommen Sie für ein grösseres Projekt nicht darum herum eine Projekplanungssoftware einzusetzen. Primär müssen Sie die Software nehmen, die Ihre Firma anbietet und dies wird sehr oft Microsoft Project sein, obwohl es auch andere, gute und teilweise kostenlose Planungssoftware gibt. Es ist nicht unbedingt relevant, welche Planungssoftware Sie verwenden, sondern dass Sie überhaupt eine verwenden, die einfach bedienbar ist und Sie diese richtig einsetzen.
Projektplanung sieht einfach aus, braucht aber Erfahrung und gibt Aufwand
Projektplanung sieht einfach aus, aber wenn Sie ein grösseres Projekt planen müssen, wie z.B. ein mehrjähriges Engineering-Projekt, ein Software-Integrationsprojekt mit mehreren hunderten von Aktivtäten, dann braucht dies sehr viel Erfahrung in der Planerstellung. Da genügt ein 3-tägiger MS-Project Kurs nicht.
Was aber noch mehr unterschätzt wird ist der Aufwand einen solchen Plan zu erstellen und zu unterhalten.
Ich habe im Program Office eines grossen Software-Integrationsprojektes gearbeitet, dass pro Jahr ca. 15 Millionen Euro kostete und mehrere Jahre dauerte. Unser relativ grober Projektplan hatte pro Jahr etwa 600 Aktivitäten. Wenn Sie einen solchen Plan erstellen, betreuen, überwachen und zukünftige Aktvitäten weiter aufgliedern, so müssen Sie eine Person zu 100% dafür einsetzen. Wie schon gesagt, Projektleiter unterschätzen den Aufwand für die Projektplanung oft massiv. Sie machen dann nicht selten Vereinfachungen, oder pflegen den Projektplan nicht, was den Nutzen des Projektplanes dann stark verringert.
Hier gebe ich Ihnen meine besten Tipps zur Projektplanung:
Die 10 wichtigsten Merkmale einer guten Projektplanung
Als Projektleiter sollten Sie mindestens die folgenden 10 Punkte bei der Projektplanung speziell beachten:
- Involvieren Sie das Projektteam in die Projektplanung
- Definieren Sie SMARTe Projektziele
- Planen Sie nur so detailliert wie Sie später auch überwachen wollen.
- Definieren Sie Meilensteine, die einen überprüfbaren Fortschritt darstellen
- Planen Sie weit in der Zukunft liegende Aktivitäten nicht zu detailliert
- Machen Sie die Arbeitspaketdauer kürzer als eine Reporting-Periode
- Jedes Arbeitspaket erhält eine detaillierte Arbeitspaketbeschreibung
- Planen Sie an kritischen Stellen im Projektplan Zeit-Reserven
- Planen Sie Budgets für Unvorhergesehenes
- Identifizieren Sie Risiken während der Projektplanung
Der Detaillierungsgrad des Projektplanes ist abhängig von der Projektgrösse, der Dauer und dem Risiko des Projektes. Aber fast noch wichtiger: Planen Sie nur so detailliert wie Sie später auch überwachen wollen.
In einem nächsten Beitrag werde ich Ihnen über meine Erfahrungen mit der Ressourcenplanung berichten.
Hier gibt es noch mehr Wissen
Dies war eine Übersicht über die Aufgabe und Inhalte der Projektplanung. Was ist Ihre Erfahrung mit der Projektplanung? Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht? Teilen Sie Ihre Erfahrung den Lesern unten Kommentarfeld mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!
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