Stakeholder sind eines Ihrer größten Projektrisiken

Nur mit den besten Prozessen und Methoden wird Ihr Projekt nicht erfolgreich sein. Menschen liefern das Projekt, Menschen machen die Arbeit. Es sind auch Menschen die Ihr Projekt behindern oder stoppen können. Änderungen, Kostenüberschreitungen oder Fehlannahmen stellen oft nicht das größte Risiko für Ihr Projekt dar, sondern die Dynamiken und Einflüsse Ihrer Stakeholder. Ihre Stakeholder könnten Ihre grössten Risiken sein! In diesem Artikel erfahren Sie mehr, was dies für Ihr Projekt bedeutet. Gespannt? Dann sofort weiterlesen.

Stakeholder beeinflussen Ihr Projekt, positiv oder negativ

Stakeholder Ihres Projektes sind Personen, Gruppen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind, Einfluss auf das Projekt oder seine Ergebnisse ausüben oder deren Interessen durch die Durchführung oder den Abschluss des Projektes eventuell positiv oder negativ beeinflusst werden. Dies sind zum Beispiel: Auftraggeber, Top-Management, Projektteam, Kunde, Abteilungen im Unternehmen und – je nach Projekt – zum Beispiel auch die Anwohner einer Baustelle, Behörden oder Regierungen.

Stakeholder sind oft eine unterschätzte Risikoquelle in Projekten

Nicht selten gerät ein Projekt ins Stocken oder droht zu scheitern, weil die Interessen, Erwartungen oder Widerstände bestimmter Stakeholder unzureichend berücksichtigt wurden. Stakeholder-Risiken können dabei in vielen Formen auftreten und wirken sich je nach Phase des Projekts unterschiedlich aus. Hier sind einige typische Beispiele:

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter oder Abteilungen, die von den Projektergebnissen unmittelbar betroffen sind, fühlen sich übergangen oder sind skeptisch gegenüber Veränderungen. Dies kann zu Verzögerungen, Misstrauen und einer schlechten Akzeptanz der Projektergebnisse führen.
• Fehlende Ressourcenfreigabe: Manager und Entscheidungsträger, die eigentlich hinter dem Projekt stehen sollten, halten wichtige Ressourcen wie Budget oder Personal zurück. Dadurch geraten Zeitpläne ins Wanken und Meilensteine können nicht eingehalten werden.
• Konflikte zwischen Abteilungen: Unterschiedliche Abteilungen verfolgen teils widersprüchliche Ziele. Wenn Stakeholder aus den Bereichen Produktion, Vertrieb oder IT sich in Konkurrenz um Ressourcen oder Prioritäten befinden, kann dies das gesamte Projekt behindern.
• Änderungen von externen Bedingungen: Kunden, Lieferanten oder gesetzliche Anforderungen ändern sich während des Projekts. Diese externen Stakeholder haben möglicherweise Einfluss auf Projektanforderungen oder die Marktfähigkeit des Projektergebnisses und setzen das Projekt so unter zusätzlichen Anpassungsdruck.

Projekte können also oft nicht nur an technischen oder finanziellen Problemen scheitern, sondern auch daran, dass das Zusammenspiel der Stakeholder nicht gelingt. Eine frühzeitige und gezielte Auseinandersetzung mit Stakeholder-Risiken ist daher entscheidend, um solche Risiken präventiv zu managen und den Projekterfolg zu sichern.

Unterschätzen Sie nie die Fähigkeit der Stakeholder Ihre besten Pläne zu ruinieren!

Zu Projektbeginn wissen Sie über die Stakeholder noch nicht allzu viel. Es bestehen auch große Unsicherheiten wie sich die Stakeholder in den nächsten Wochen und Monaten verhalten. Ihr Verhalten kann z.B. folgendermaßen wirken: destruktiv, positiv, unterstützend, ablehnend, behindernd, verzögernd, irritierend, rufschädigend. Deshalb sollten Sie sich schon bei Projektstart intensiv mit den Stakeholdern beschäftigen. Es gibt zwei Methoden die sie unterstützen Stakeholder-Risiken zu reduzieren und die Stakeholder auf Ihre Seite zu bringen: Das Stakeholdermanagement und das Risikomanagement.

Typen von Stakeholder-Risiken

Stakeholder-Risiken können auf unterschiedliche Weise den Projekterfolg gefährden. Eine wichtige Unterscheidung ist z.B., ob sich die Stakeholder innerhalb oder ausserhalb des Unternehmen befinden. Daraus lassen sich dann deren Risiken in interne und externe Risiken unterteilen:

• Interne Stakeholder-Risiken: Diese entstehen oft innerhalb des Unternehmens. Beispiele sind Widerstände aus der Belegschaft, wenn Veränderungen durch das Projekt kritisch gesehen werden, oder Konflikte zwischen Abteilungen, die unterschiedliche Ziele verfolgen. Solche Risiken führen häufig zu Verzögerungen, einem Mangel an Unterstützung oder mangelnder Akzeptanz für die Projektergebnisse.
• Externe Stakeholder-Risiken: Externe Stakeholder wie Kunden, Zulieferer oder Aufsichtsbehörden können ebenfalls Risiken darstellen. Zum Beispiel könnten gesetzliche Änderungen oder neue Anforderungen seitens Kunden Anpassungen am Projekt erforderlich machen. Auch Verzögerungen oder mangelnde Verfügbarkeit von Zulieferungen können das Projekt beeinträchtigen.

Wenn Sie als Projektleiter diese Risikotypen frühzeitig erkennen, können Sie passende Strategien entwickeln, um damit negative Einflüsse auf das Projekt proaktiv minimieren.

So managen Sie Stakeholder-Risiken

Die Stakeholder-Analyse liefert einen wichtigen Beitrag zu ihren Risikomanagement-Aktivitäten. Beim Stakeholdermanagement sind folgende drei Fragen zentral:

• Wen betrifft das Projekt oder wer ist interessiert?
• Was beschäftigt die Stakeholder?
• Was für Maßnahmen treffen wir?

Mit diesen drei einfachen Fragen versuchen Sie die Stakeholder zu verstehen und treffen wenn notwendig Maßnahmen, damit die Stakeholder dem Projekt wohlgesinnt sind und dieses möglichst in verschiedener Art unterstützen.

Das Stakeholdermanagement ist ein wesentlicher Input für Ihr Risikomanagement. Nachfolgend sehen Sie die üblichen Risikokategorien bei einem Projekt, wobei die Stakeholder eine Unterkategorie der Projektumfeld-Risiken ist. Dies ist zwar nicht ganz korrekt, da es nicht nur Stakeholder im Projektumfeld gibt, sondern z.B. auch das Projektteam und der Auftraggeber Stakeholder sind. Den Stakeholdern gehört mehr Aufmerksamkeit, auch wenn diese etwas verstoßen in der rechten untern Ecke der folgenden Grafik liegen.

Stakeholder managen in drei Schritten

Schritt 1: Wer betrifft es oder wer ist interessiert?

Es ist wie im Risikomanagement, wir können nur Stakeholder managen, die wir kennen, also seien Sie kreativ beim Identifizierung von Stakeholdern. Dies können Mitglieder des Lenkungsauschusses, der CFO, Regulatoren, Endverbraucher, Kunden des Kunden, interne Supportmitarbeiter sowie die Buchhaltung oder Beschaffung sein. Im Risikomanagement identifizieren wir Bedrohungen und Chancen. Stakeholder können Projektgegner ebenso wie Befürworter sein.

Schritt 2: Analysieren und quantifizieren Sie das Risiko (was beschäftigt sie?)

Bei der Risikoanalyse bewerten Sie die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Wir können Stakeholder in ähnlicher Weise bewerten – z.B. nach Einfluss auf das Projekt (Autorität) und Interesse. In der Matrix sehen Sie in den Felder die passenden Maßnahmen. Die Matrix kann aber auch aus 5×5 Feldern bestehen in der Sie Ihre Stakeholder mit ihren Namen platzieren. Damit können Sie sehr schnell die Wichtigkeit der Stakeholder identifizieren und ihnen passende Maßnahmen zuweisen.

Wenn Sie die wichtigsten Stakeholder analysieren und bewerten , dann sind diese Fragen wichtig:

• Was ist ihr Interesse?
• Wie können Sie das Projekt beeinflussen (positv/negativ)?
• Wie passt das Projekt in ihre Prioritäten?
• Was braucht man von ihnen, damit das Projekt reibungslos läuft?

Die Entscheider (Hoher Einfluss / Hohes Interesse) – Aktiv einbinden

Beschreibung: Stakeholder in diesem Feld sind entscheidend für den Projekterfolg. Sie haben sowohl die Macht, das Projekt zu beeinflussen, als auch ein starkes Interesse am Projektfortschritt.

Maßnahmen:

• Regelmäßige Kommunikation: Halten Sie diese Stakeholder durch regelmäßige Meetings und Berichte auf dem Laufenden.
• Einbindung in Entscheidungsprozesse: Binden Sie sie aktiv in wichtige Entscheidungen ein und berücksichtigen Sie ihre Meinung.
• Engagement fördern: Schaffen Sie Gelegenheiten für Feedback und zeigen Sie, wie ihre Beiträge das Projekt positiv beeinflussen.
• Vertrauensaufbau: Etablieren Sie eine enge Zusammenarbeit und arbeiten Sie transparent, um das Vertrauen zu stärken.

Einflussgeber (Hoher Einfluss / Geringes Interesse) – Zufriedenstellen

Beschreibung: Diese Stakeholder haben die Macht, das Projekt zu beeinflussen, jedoch nur ein geringes Interesse am täglichen Projektgeschehen.

Maßnahmen:

• Gezielte Updates: Informieren Sie sie über wichtige Meilensteine und strategische Entwicklungen, ohne sie mit Details zu überfrachten.
• Reaktive Kommunikation: Seien Sie auf Anfragen oder Anliegen dieser Stakeholder vorbereitet und reagieren Sie proaktiv.
• Erwartungsmanagement: Erkennen Sie mögliche Erwartungen und sorgen Sie dafür, dass sie erfüllt werden, um potenzielle negative Einflüsse zu minimieren.
• Beziehung pflegen: Investieren Sie in den Aufbau einer positiven und unterstützenden Beziehung.

Unterstützer (Geringer Einfluss / Hohes Interesse) – Informieren

Beschreibung: Stakeholder in diesem Feld haben ein starkes Interesse am Projekt, jedoch keinen großen Einfluss auf das Ergebnis.

Maßnahmen:

• Informierende Kommunikation: Stellen Sie regelmäßige Projektupdates zur Verfügung, z. B. durch Newsletter, E-Mails oder Online-Plattformen.
• Feedback einholen: Ermutigen Sie diese Stakeholder, ihre Meinung und ihr Feedback mitzuteilen, um die Akzeptanz und das Verständnis für das Projekt zu fördern.
• Interaktive Formate anbieten: Nutzen Sie Workshops oder Q&A-Sessions, um diese Gruppe zu informieren und ihr Engagement zu fördern.
• Offenheit signalisieren: Zeigen Sie, dass ihre Meinung geschätzt wird, und bieten Sie ihnen eine Plattform zur Information und Interaktion.
• Mitarbeiten lassen: Dies sind zum Beispiel gute Supporter oder Change Agents bei der Einführung ihres Projektes

Randfiguren (Geringer Einfluss / Geringes Interesse) – Minimaler Aufwand

Beschreibung: Diese Stakeholder haben nur ein geringes Interesse und wenig Einfluss auf das Projekt.

Maßnahmen:

• Basisinformationen bereitstellen: Stellen Sie grundlegende Informationen über das Projekt zur Verfügung, z. B. über eine Projektwebseite oder periodische Statusberichte.
• Kontakt minimieren: Da diese Stakeholder nur begrenzt engagiert sind, reicht es, sie nur bei Bedarf zu informieren.
• Reaktive Kommunikation: Halten Sie sich auf Anfragen bereit, aber investieren Sie keine übermäßigen Ressourcen in diese Gruppe.
• Beobachten: Behalten Sie mögliche Veränderungen im Interesse oder Einfluss dieser Gruppe im Auge, um Anpassungen vorzunehmen, falls erforderlich.

Schritt 3: Entwickeln von Maßnahmen

Was tun Sie, um Ihre Unterstützer besser zu nutzen und die Wirkung Ihrer Gegner zu minimieren? Je mehr Sie über Ihre Stakeholder wissen, desto besser können Sie mit ihnen arbeiten und sie “beeinflussen”. Eines ist sicher: Wenn Sie Stakeholder ignorieren, wird die Unterstützung von Entscheidern vielleicht schwinden und ihre Gegner werden ihre Opposition vergrössern. Die wichtigste Maßnahmen im Stakeholdermanagement ist die Kommunikation. Dabei sind folgende Fragen die Grundlage für die Kommunikation:

• Wer braucht Informationen?
• Welche Information?
• Wie oft und wann?

Wie kombinieren Sie das Stakeholder-Management und das Risikomanagement?

Ich empfehle Ihnen das Stakeholdermanagement gemäß Ihren Prozessen und Methoden durchzuführen und dann die wichtigsten Risiken daraus in das Risikomanagement des Projektes einfließen zu lassen. So werden alle Risiken des Projektes gemeinsam analysiert und adressiert und Maßnahmen daraus können wieder ins Stakeholdermanagement zurückfließen.

Das Erfolgsgeheimnis beim Stakeholder-Management ist einfach

Ein erfolgreiches Stakeholder-Management ist entscheidend, um die Risiken und Chancen Ihres Projektes frühzeitig zu erkennen und gezielt zu adressieren. Indem Sie die Interessen und den Einfluss der verschiedenen Stakeholder analysieren und passende Strategien entwickeln, bauen Sie ein solides Fundament für den Projekterfolg. So lassen sich Konflikte entschärfen, Verzögerungen vermeiden und die Akzeptanz für das Projekt steigern. Machen Sie Stakeholder zu Partnern und setzen Sie gezielt auf transparente Kommunikation und regelmäßige Abstimmungen.

Das Erfolgsgeheimnis beim Stakeholder- und Risikomanagement ist sehr ähnlich. Speziell bei diesen zwei “immateriellen” Projektmanagement-Themen sind es folgende vier wichtigen Punkte, die Ihre Aktivitäten noch erfolgreicher machen:

• Machen Sie es
• Machen Sie es aus Überzeugung
• Fangen Sie früh damit an
• Bleiben Sie dran (machen Sie es kontinuierlich)

Beginnen Sie noch heute, Ihre Stakeholder zu analysieren aktiv Massnahmen zu definieren! Eine gezielte Stakeholder-Analyse und ein durchdachtes Management sind Ihre stärksten Werkzeuge für ein erfolgreiches Projekt!

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