Mit einer systematischen Projektplanung bilden Sie die Grundlage für das Projektcontrolling und schlussendlich für ein erfolgreiches Projekt. Im ersten Beitrag So entsteht eine erfolgreiche Projektplanung Teil 1 haben Sie die einzelnen Schritte einer erfolgreichen Projektplanung kennengelernt. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die Projektplanung strukturieren und detaillieren und was ein schon mehrere Wochen alter Projektplan für Sie bedeutet.
Vom Groben zum Detail
Projektplanung ist kein einmaliger Vorgang zu Beginn des Projektes, sondern ist eine sich ständig wiederholende Aufgabe. Zu Beginn des Projektes werden die Planungsaktivitäten intensiver sein und dann mit dem Projektverlauf immer mehr abnehmen. Bei Projektstart wird das Projekt grob geplant, das heißt: Phasen, Meilensteine und größere Arbeitspakete und Teilprojekte. Jeweils am Ende der aktuellen Projektphase oder beim Start jeder neuen Projektphase werden die Planungsaktivitäten wieder intensiver. Jetzt wird aus der Grobplanung der anstehenden Projektphase eine Detailplanung mit allen zu erledigenden Arbeitspaketen erstellt.
Die zweistufige Projektplanung
- Die Gesamtprojektplanung: Umfasst die Planung des Gesamtprojektes mit einem sinnvollen Detaillierungsgrad und Genauigkeit.
Planungselemente: Phasen, Meilensteine, Grobarbeitspakete, Termine, Kosten, generische Ressourcen (Funktion, ohne Namensbezeichnung), Risiken, Qualität
- Die Phasenplanung: Umfasst die detaillierte Planung der anstehenden Projektphase bis auf Arbeitspaketebene.
Die Projektplanung ist natürlich immer mit Unsicherheiten behaftet. Deshalb kann Ihnen der erste Projektplan nur Anhaltspunkte zu Aufwand und Terminen und Kosten geben. In der Praxis werden von Ihnen jedoch meistens schon zu Beginn des Projektes definitive Aussagen über Kosten und Termine gefordert. Diese sind natürlich, besonders bei Projekten mit einem großen Teil an Innovation, sehr unsicher.
Mit dem Fortschritt des Projektes wird die Basis der Projektplanung sicherer. Sobald das Pflichtenheft mit den geklärten detaillierten Projektzielen vorliegt ist es sinnvoll den sehr groben Projektplan weiter zu überarbeiten. Mit diesen Informationen haben Sie meistens eine ausreichend genaue Projektplanung um detailliertere Aussagen zu machen. Für bestehende Unsicherheiten und Risiken sollten Sie klar definierte Zeit- und Kostenpuffer im Projektplan einplanen.
Wie detailliert soll die Projektplanung sein?
Auf den Detaillierungsgrad der Projektplanung kommen wir später nochmals genauer zu sprechen. Ein wichtiger Anhaltspunkt sollte jedoch folgender sein: Die Detaillierung der Projektplanung sollte dem Projektumfang, der Komplexität, dem Risiko, der Projektdauer und dem Informationsbedarf des Projektes angepasst sein. Es sollte nur so viel geplant werden, damit das Projekt sicher gemanagt werden kann. Das heißt für ein Projekt mit einer Größe von 250’000 Euro und 5 Monaten Dauer wird es vermutlich keinen Projektstrukturplan mit 200 Arbeitspaketen und einem 10-seitigen Risikomanagementplan geben.
Projektpläne sind (leider) schnell veraltet!
Das Projektumfeld ist sehr dynamisch und instabil. Deshalb kommt es oft nicht so, wie man es sich gedacht hat. Ein Projektplan, der vor einem Monat noch aktuell war, ist heute vermutlich nur noch für das Altpapier zu gebrauchen.
Projektplanung ist ein dauernder, iterativer Änderungsprozess, der Ihnen als Projektleiter das zielgerichtete Führen Ihres Projektes ermöglicht. Deshalb sollten Sie Ihren Projektplan laufend überprüfen und aktualisieren. Nur so behalten Sie die Übersicht über das Projektgeschehen. Bei jedem Phasenende oder bei größeren Planungsänderungen sollten Sie den Lenkungsausschuss des Projektes über die neue Planung informieren und diese, wenn notwendig, genehmigen zu lassen.
Das in so entsteht eine erfolgreiche Projektplanung Teil 1 vorgestellte Planungsvorgehen, stellt den Idealfall dar – sozusagen die heile Welt. Wie Sie vielleicht selber wissen, läuft es in Projekten nicht immer so schön linear, geordnet und strukturiert ab, wie man es sich wünschen würde: Der Auftraggeber ändert seine Ziele, eine Stakeholdergruppe stellt sicher quer, Annahmen treffen nicht so ein wie geplant, die neue Technik erfüllt die Anforderungen nicht, usw. Es passiert leider viel Unerwartetes – und schon ist der schöne Projektplan wieder hinfällig. Hier haben Sie mit Ihrem Risikomanagement ein ideales Hilfsmittel, damit Sie nicht zu oft von Unerwatetem überrascht werden.
Wenn Sie mehr über das Projekt-Risikomanagement wissen wollen: Hier ein paar interessante Projekt-Risikomanagement Artikel
Was haben Sie für Erfahrungen mit Projektplanung gemacht? Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit einem Kommentar den Lesern mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!
Wollen Sie mehr über Projektplanung und Projektcontrolling erfahren? Mein Buch Projektcontrolling – Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern bringt Sie einen grossen Schritt weiter.
Kennen Sie jemanden, den dieser Beitrag auch interessieren könnte? Dann leiten Sie ihn einfach weiter oder teilen ihn. Danke!
