Ein Projekt generiert viele Daten und lebt von Daten. Ohne Daten und Kommunikation wären Projekte und unsere Wirtschaft nicht möglich. Auf Ihrer SharePoint Site liegen viele Daten, wie z.B. Spezifikationen, Verträge, Offerten, Business Cases, usw. Metadaten werden durch ihre SharePoint Site automatisch generiert, andererseits werden einige von Ihnen manuell erstellt. Besonders die Choice Columns (Auswahlspalten), bei denen Sie Metadaten aus einer Liste auswählen, können auf drei verschieden Arten erstellt werden. Die meisten SharePoint Anwender kennen aber nur eine Vorgehensweise. Lesen Sie weiter und lernen Sie alle drei Arten kennen und wie sich diese unterscheiden.
Der Unterschied zwischen Choice Columns und Site Columns
Zuerst eine kurze Erklärung: Choice Columns sind auf Deutsch Auswahlspalten, die in einer SharePoint-Liste ein Dropdownfeld mit Auswahlwerten erzeugen. Site Columns sind Websitespalten.
Metadaten können Sie direkt in einer Bibliothek oder Liste als Choice Column definieren. Diese Werte können Sie aber dann nur dort gebrauchen und nicht in einer anderen Bibliothek oder Liste auf Ihrer Site. Eine zweite Möglichkeit Metadaten mit einer Auswahlliste zu definieren sind Site Columns, die dann auf Ihrer gesamten Site einheitlich gebraucht werden können. Dies ist besonders dann ein Vorteil, wenn Sie diese Metadaten anpassen müssen, dann müssen Sie dies nur an einem Ort erledigen, und in allen Bibliotheken und Listen steht dann der neue Wert zur Verfügung.
Der SharePoint Term Store
Es gibt aber noch eine dritte Möglichkeit Metadaten mit Choice Columns zu definieren, und dies ist im SharePoint Term Store. Von diesem haben Sie wahrscheinlich noch nichts gehört, aber es ist gut diesen mindestens zu kennen, denn er hat einen speziellen Vorteil beim Ändern von Metadaten.
Metadaten im Term Store bezeichnet man als Managed Metadata. Im Term Store definiert normalerweise der SharePoint Administrator Metadaten für das ganze Unternehmen, die dann auf allen Sites des Unternehmens verwendet werden können. Hier sind z.B. die Sensitivity Labels definiert (Public, Internal, Confidential, Higly Confidential) oder z.B. die Abteilungen des Unternehmens. Mehr zum Term Store erfahren Sie in diesen Artikeln:
Top 10 Features of SharePoint Term Store
How to Access the Term Store from a SharePoint Site
Selbst wenn Sie die Vollzugriffsberechtigung für Ihre gesamte Site Collection haben, haben Sie keinen Zugriff auf den Term Store. Er wird separat über das Office 365/SharePoint Admin Center gesteuert. Und nur die Rolle Office 365 Global Administrator oder SharePoint Corporate Administrator kann auf den Term Store zugreifen.
Vermutlich sind Sie jetzt enttäuscht! Aber halt, es gibt doch noch eine Möglichkeit, und dies sind die Site Level Term Groups. Diese befinden sich zwar am gleichen Ort wie die Metadaten im Term Store, darauf haben Sie Zugriff und hier können Sie Choice Columns selber definieren. Wie Sie das machen, zeigt Ihnen dieser Artikel:
How to create site level term sets in SharePoint Online
Der SharePoint Corporate Administrator kann Ihnen jedoch auch, wenn sinnvoll, für spezifische Managed Metadata im Term Store eine Berechtigung erteilen. Diese Managed Metadata können Sie dann selber pflegen. Dies wird aber eher eine Ausnahme sein.
Der Vorteil von Metadaten im Term Store
Sie fragen sich jetzt vielleicht, was haben die Managed Metadata, bzw. die Site Level Term Groups im Term Store für einen Vorteil für meine Projekt-Site, sie sind ja identisch mit den Site Columns? Diese ist eine gute Frage, denn hier gibt es einen wesentlichen Unterschied.
Es kommt nicht selten vor, dass Sie Metadaten in Choice Colums anpassen müssen. Dies, weil z.B. ein Lieferant seinen Namen geändert hat oder eine Abteilung in Ihrem Unternehmen umbenannt wurde. Der große Vorteil von Managed Meta Data im Term Store sind nun, wenn Sie eine solche Auswahlliste anpassen müssen.
Nehmen wir an, Sie haben Ihre Lieferanten in einer normalen Choice Column definiert. Wenn Sie nun den Namen eines Lieferanten in dieser Auswahl anpassen, weil die Firma umbenannt wurde, dann müssen Sie dies in Ihrer Bibliothek bei bereits bestehenden Einträgen im Nachhinein manuell korrigieren. Das heißt, den neuen Namen können Sie nun zwar in der Liste auswählen, aber bereits bestehende, unkorrekte Einträge werden nicht automatisch angepasst.
Anders verhält es sich, wenn Sie die Metadaten im Term Store definieren. Wenn Sie den Namen im Term Store anpassen, ändert SharePoint auch die bereits vorhandenen Einträge. Die neuen Namen werden nicht sofort in den bereits vorhandenen Einträgen in Ihrer Liste oder Bibliothek angezeigt, sondern erst nach einigen Stunden. Es gibt einen Timer-Job, der hinter den Kulissen von SharePoint Online läuft, und sich um solche Änderungen kümmert. Dies ist ein guter Grund, Metadaten im Term Store zu definieren! Mehr Details zu diesem Thema finden Sie in diesem guten Artikel.
Und hier nun die kurze Zusammenfassung
Normale Choice Column (Auswahlspalte) in einer Liste oder Bibliothek: Nur in der jeweiligen Bibliothek oder Liste zugänglich. Änderungen der Auswahlwerte werden in bereits bestehenden Einträgen nicht berücksichtigt.
Site Columns (Websitespalten) sind zugänglich in allen Bibliotheken und Listen auf Ihrer Website. Änderungen der Auswahlwerte werden in bereits vorhandenen Einträgen nicht berücksichtigt.
Managed Metadata in den Site Level Term Groups: Änderungen in den Auswahlwerten werden (mit einer Zeitverzögerung) in bereits bestehenden Einträgen berücksichtigt.
Ich muss zugeben, dies war kein einfaches Thema. Aber es ist gut, diese Möglichkeiten zu kennen und zu wissen, wann man sie einsetzt und wie sie sich verhalten.
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