Mit Retrospektiven lernen und besser werden

Reviews prüfen, was das Projekt erreicht hat, überwachen den Fortschrittsgrad, die Zielerreichung oder Qualität von Arbeitspaketen, Lieferobjekten oder Projektphasen. Eine Retrospektive hat hingegen einen ganzheitlicheren und übergreifenderen Fokus. Eine Retrospektive ist ein umfassender Rückblick auf das Projekt, mit dem Ziel etwas für die Zukunft zu lernen, um es später einmal besser zu machen. Dies ist der beste Weg zu wachsen – von Projekt zu Projekt – in eine reifere und erfolgreichere Organisation.

Der kritische Rückblick auf Erfolge und Misserfolge

Wer seine Leistung verbessern will, für den lohnt sich ein systematischer und kritischer Rückblick auf Erfolge und Misserfolge im gerade abgeschlossenen Projekt oder nach einer Projektphase. Dieser Rückblick fördert hilfreiches Wissen über Erfolgs- und Fehlerursachen zutage. Mit diesen wertvollen Erkenntnissen können Sie dann den weiteren Projektablauf positiv beeinflussen und einiges zur Verbesserung nachfolgender Projekte beitragen, z.B. bei: Prozessen, Planung, Ausführung, Controlling, Kommunikation oder der Zusammenarbeit.

Retrospective – the practice of looking back to move forward

Retrospektiven werden oft in gleichem Zusammenhang wie Lessons Learned oder Debriefings genannt, die am Ende eines „traditionellen Projektes” gemacht werden. Genau betrachtet sind die „Lessons Learned“ nur ein Resultat einer Retrospektive – jedoch das Wichtigste.

Die folgenden vier Kernfragen fokussieren bei der Retrospektive auf das Lernen und die kontinierliche Verbesserung:

• Was haben wir gut gemacht? Was hat sich bewährt?
• Was haben wir gelernt?
• Was sollten wir nächstes Mal anders machen? Was hat sich nicht bewährt?
• Was gibt uns immer noch Rätsel auf?

Die vier Schritte zur produktiven Retrospektive-Sitzung:

1. Vorbereitung: Eine schlecht geplante Retrospektive-Session schadet mehr als sie nützt. Die falschen Teilnehmer, unpassende Tagesordnungspunkte oder einfach unvorbereitet sein sind der Tod jeder Retrospektive-Sitzung, besonders wenn die Emotionen eh schon heiß laufen. Bereiten Sie sich deshalb für jede Retrospektive seriös vor.
2. Vergangenheit aufarbeiten: Etablieren Sie ein Klima der Sicherheit und des Dialogs. Die Teilnehmer sollen sich sicher fühlen ihre wahren Beobachtungen mitzuteilen. Eine Timeline-Analyse hilft dem Projektteam die Vergangenheit des Projektes zu rekonstruieren und chronoloisch zu ordnen. Dazu wird eine Zeitachse, z.B. an eine Wand geklebt und auf dieser werden dann wichtige Geschehnisse mittels Post-it Zetteln, Flipchartkarten, Fotos oder Gegenständen aufgeklebt. So erhält man einen guten Überblick über den Projektablauf. Was ist alles vorgefallen, wann ist es passiert, was hat Spass gemacht?
3. Erkenntnisse analysieren: Analysieren Sie was gut und was schlecht lief und was die Ursachen dafür waren. Mit W-Fragen Fragen (Warum, Wann, Wer usw.) gehen Sie tiefer und finden so die Grundursachen. Priorisieren Sie die Erkenntnisse nach ihrem positiven oder negativen Einfluss auf das Projekt.
4. Maßnahmen definieren und einleiten: Definieren Sie Maßnahmen, welche Fähigkeiten, Werkzeuge, Prozesse oder Verhalten Sie in zukünftigen Projekten beeinflussen wollen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Bericht in Ihrer Organisation an die richtige Stelle gelangt, welche die Erkenntnisse entsprechend verbreitet oder umsetzt.

Keine Schuldzuweisungen

Teilnehmer einer Retrospektive haben nicht selten Angst, dass diese zu einer Mecker-Session wird, mit Klagen und Schuldzuweisungen. Das wäre natürlich keine gute Voraussetzung viel zu lernen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Session ist folgende Richtlinie (Norman L. Kerth 2001):

Ohne Rücksicht was wir aufdecken, wir verstehen und glauben aufrichtig, dass jeder seinen besten Job gemacht hat, unter Berücksichtigung, was man zurzeit wusste, und den Fähigkeiten und Möglichkeiten sowie den verfügbaren Ressourcen.

Am Ende jedes Projektes weiß jeder viel mehr. Deshalb ist es nur natürlich, dass man Entscheidungen und Aktionen entdeckt, die man am liebsten rückgängig machen will. Sich dafür rechtfertigen oder schämen zu müssen wäre absolut falsch. Dieses Wissen ist eine Chance daraus zu lernen.

Wer nimmt an der Retrospektive teil?

Retrospektiven können auf verschiedenen Organisationsebenen des Projektes stattfinden: innerhalb von Teilprojekten, auf Gesamtprojektebene oder bei Spezialistenteams, z.B. Architekturteams.

Bei der Auswahl der Teilnehmer sollten Sie darauf achten, dass immer ein komplettes Team eingeladen wird. Teamfremde Personen, außer gegebenenfalls der Moderator, gehören nicht dazu. Einzelne Personen des Teams auszuschließen ist eher destruktiv. Ob Führungskräfte (Projektleiter, Teamleiter, Auftraggeber, etc.) dabei sind muss das Team entschieden. Das hängt natürlich ab von der Offenheit der Teilnehmer. Wenn Ängste, wenig Vertrauen oder Unbehagen existieren ist es im Zweifelsfall besser, das Team bleibt unter sich. Ich empfehle jedoch, dass der Projektleiter teilnehmen sollte, nicht als Projektleiter, sondern gleichgestellt wie das Team.

Das Team entscheidet, ob die Resultate der Retrospektive an Dritte weitergegeben werden. Eigentlich wäre es sinnvoll neues Wissen mit dem Unternehmen zu teilen, andererseits ist die Privatsphäre der Teilnehmer zu respektieren. Als Alternative könnte für die „Öffentlichkeit“ eine Version der Dokumentation erstellt werden ohne persönliche, bzw. vertrauliche Passagen.

Sind Sie bereit eine Retrospektive zu moderieren?

Bei einer Retrospektive ist eine externe Moderation sehr hilfreich, besonders wenn Konflikte, soziale Spannungen, Ängste oder gar Aggressionen zu erwarten sind. Wer eine Retrospektive moderieren will sollte folgende Fragen mit „Ja“ beantworten können:

• Waren Sie nicht am Projekt beteiligt?
• Wissen Sie genug über das Projekt und verstehen Sie das projektspezifische Vokabular?
• Haben Sie solide Moderationskenntnisse?

Weiter stellen sich Fragen bezüglich dem „Temperament“ der Projektgemeinschaft:

• War das Projekt erfolgreich, oder wurde es mit Stress und Qual fertig gestellt?
• Waren die Zusammenarbeit und die Kommunikation unter den Projektteammitgliedern gesund oder gestört?

Je mehr positive Antworten Sie zu den oben genannten Punkten geben können, desto einfacher wird es sein eine Retrospektive zu moderieren. Bei vielen negativen Antworten müssen Sie schon viel Erfahrung mitbringen, um ein solches Meeting erfolgreich zu moderieren.

Wenn Sie als Moderator eine Retrospektive vorbereiten, ist es sinnvoll vorab mit dem Projektleiter und einigen Teammitgliedern kurze Interviews zu führen. So erhalten Sie ein „Gefühl“ für das Projekt und werden nicht von bestimmten Reaktionen der Teilnehmer überrascht.

Auch bei „traditionellen“ Projekten sollte nach jeder Projektphase, wie bei agilen Projekten nach jeder Iteration, eine Retrospektive stattfinden. Damit kann gewonnenes Wissen sofort für den weiteren Projektverlauf gewinnbringend genutzt werden.

Öfter ist besser als nur am Projektende

Jetzt kommt für mich fast der wichtigste Abschnitt dieses Beitrages:

Was bei agilen Projekten schon lange erfolgreich eingesetzt wird, sollte auch bei „traditionellen“ Projekten Einzug finden. Bei Scrum-Projekten finden nach jedem 2…4-wöchigen Sprint eine kurze Retrospektive von ca. 2-3 Stunden statt. Somit kann gewonnenes Wissen sofort für den weiteren Projektverlauf (bzw. für den nächsten Sprint) gewinnbringend genutzt werden.

Bei traditionellen Projekten sollte mindestens nach jeder Projektphase eine Retrospektive durchgeführt werden, statt nur am Projektende. Dies hätte sicher einen positiven Einfluss auf den Rest der Projektdauer und wäre gut investierte Zeit. Denn am Ende des Projektes nützt Ihnen das Gelernte meistens nicht mehr viel – außer für Ihr nächstes Projekt!

Dieser Beitrag ist ein Kapitel aus meinem Buch: Projektcontrolling – Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern

Was haben Sie für Erfahrungen mit Retrospektiven oder Lessons Learned in Projekten gemacht? Ich freue mich, wenn Sie dazu unten einen Kommentar schreiben würden.