Projektplanung mit zugeordneten Ressourcen – eine grosse Herausforderung?

Wie viele Projekte kennen Sie, bei denen der Projektplan und seine Aktivitäten mit Ressourcen hinterlegt ist. Es werden vermutlich nicht allzu viele sein, obwohl es eigentlich “Best-Practice” wäre so zu planen. Auch in dem grossen Program, in dem ich zur Zeit arbeite, wird das nicht gemacht. Ich habe mich gefragt, was die Gründe dafür sind und welche Vorteile ein ressourcenhinterlegter Projektplan hat. Mit meiner Erfahrung in Projekten in verschiedenen Unternehmen habe ich meine Gedanken zu diesem Thema in diesem Beitrag zusammenzufasst.

Warum werden Projektaktivitäten keine Ressourcen zugeordnet?

Aus meiner Erfahrung sehe ich folgende Punkte:

1. Die Vorteile einer ressourcenhinterlegten Projektplanung sind einfach nicht bekannt
2. Die Projektleiter und Projektoffice-Mitarbeiter sind zu wenig ausgebildet in „Best-Practice“ Projektplanung und in den Funktionalitäten Ihrer Projektmanagement-Software.
3. Es fehlt einfach die Zeit für eine solch “aufwändige” Planung
4. Erste Schritte mit der Ressourcenplanung in der Projektmanagement-Software sind kläglich gescheitert und haben Projektleiter gezeichnet (viel zu kompliziert, unbeherrschbar, zu aufwändig, …)
5. Ressourcenplanung verpflichtet auch zur Verhandlung und Abstimmung mit Linienvorgesetzten und dies ist „mühsam“.

Ressourcenmanagement ist unbestritten eine der komplexesten Aufgaben im Projektmanagement und auch aufwändig, bietet aber, richtig gemacht, grosse Vorteile für das Projekt. Dies sind unter anderem folgende:

1. Man hat die Ressourcen, wenn man sie braucht, weil diese geplant sind und Ressourcenvereinbarungen bestehen
2. Man weiss, wer, zu welchem Zeitpunkt an einer Aktivität arbeitet oder geplant ist (Mitarbeiter werden rechenschaftspflichtig)
3. Weil Ressourcen auf die Aktivtäten Zeit buchen kann man frühzeitig Budgetüberschreitungen oder Fortschrittverzögerungen erkennen
4. Aus einem ressourcenhinterlegten Plan kann man notwendige Budgets oder Aufwände nach den verschiedensten Kriterien kalkulieren.

Die Vorteile aus Sicht des unternehmensweiten Projektportfolio-Managements oder  der Ressourcenmanager

1. Es wird früh erkannt, welche Ressourcen oder Skills im Projekt oder Unternehmen überlastet sind
2. Man erkennt welches die Engpass-Ressourcen (Skills ) im Unternehmen sind
3. Man erkennt, für wie viele Projekte man tatsächlich Ressourcenkapaziät hat.

Dies sind die Herausforderungen in der Ressourcenplanung:

• Ressourcenplanung in einer Projektmanagement-Software ist unbestritten aufwändig und die Zeit dafür muss eingeplant werden.
• Ressourcenplanung in einem Projektplan ist anforderungsreich. Dafür braucht es mehr als Grundkenntnisse in MS-Project.
• Die Erstellung einer Projektplanung im Software-Tool, bei einem grösseren Projekte ist nicht Aufgabe des Projektleiters, sondern seines gut ausgebildeten Project-Office Mitarbeiters. Leider haben die meisten Projektleiter eine solche Unterstützung nicht.
• Es fehlen geeignete Software-Werkzeuge (Enterprise Project Management Software EPM), welche ein unternehmensweites Ressourcenmanagement für Projekte gewährleistet.
• Nicht selten wird eine EPM-Software im Unternehmen eingesetzt, aber das Potential dieser nicht genutzt.
• Das Management sieht den Nutzen einer Enterprise Project Management Software nicht und will kein Geld dafür ausgeben.
• Das Management fordert/unterstützt nicht eine unternehmensweite Ressourcenplanung
• Projekte sind nicht selten sehr dynamisch und dies macht das Ressourcenmanagement komplex.

Wenn Sie bis jetzt noch keine Ressourcen auf Ihre Aktivitäten in Ihrem Projekt geplant haben, dann sollten Sie sich jetzt vielleicht Gedanken darüber machen. Denn wie wollen Sie sicherstellen, dass Sie die passenden Ressourcen mit den richtigen Fähigkeit zur richtigen Zeit haben?

Wie wollen Sie die Projektkosten „zuverlässig“ schätzen oder tracken, wenn den Aktivitäten  kein Aufwand und keine Ressourcen zugewiesen sind?

Eine Projektplanung mit Ressourcen hat unbestritten viele Vorteile, stellt jedoch höhere Anforderungen an die Projektplaner und an den Projektleiter. Eine Projektplanung ohne zugewiesene Ressourcen ist fast wie ein Blindflug.

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