Mit Projektmarketing wird Ihr Projekt noch erfolgreicher

Der Erfolg Ihres Projekts hängt nicht nur davon ab, wie gut Sie als Projektleiter mit Ihrem Team arbeiten, sondern auch wie es die Stakeholder wahrnehmen und wie diese Ihr Projekt unterstützen. Deshalb müssen Sie als Projektleiter Ihr Projekt gut verkaufen, damit es bekannt ist und positiv wahrgenommen wird. Projektmarketing macht jeder Projektleiter, aber oft unbewusst und nicht systematisch. In diesen Artikel erfahren Sie, was unter Projektmarketing verstanden wird und wie Sie dieses bewusster und erfolgreich einsetzen.

Gutes tun und darüber reden

“Gutes tun und darüber reden” ist ein Leitspruch im Projektmarketing und dies sollten Sie auch bei Ihrem Projekt berücksichtigen. Marketing bedeutet die werbliche Darstellung eines Produktes. In ähnlicher Weise wird der Begriff im Projektmanagement benutzt. Hier ist Projektmarketing die werbliche Darstellung des Projektes und seiner Resultate innerhalb des Unternehmens, bei den Stakeholdern und ggf. auch in der Öffentlichkeit.

Mit dem Projektmarketing versuchen Sie das Projekt im Unternehmen sichtbar zu etablieren und das Projektumfeld positiv zu beeinflussen, damit dieses das Projekt unterstützt. Sie präsentieren, bzw. verkaufen die Idee, die Ziele und die Lösungswege des Projektes dem Umfeld aktiv (und attraktiv), um so die Meinung der Stakeholder gezielt zu beeinflussen. Als Projektleiter müssen Sie in der Lage sein für Ihr Projekt zu werben, d.h. andere von der Idee und Notwendigkeit und dem Nutzen Ihres Projektes überzeugen.
Wenn Ihr Projekt ein gutes Image hat, hilft dies bei den Stakeholdern Budget und Ressourcen “locker zu machen” und erhöht die Akzeptanz, bei denen, die von Ihrem Projekt betroffen sind.

Mit dem Projektmarketing versuchen Sie das Projekt im Unternehmen sichtbar zu etablieren und das Projektumfeld positiv zu beeinflussen, damit dieses das Projekt unterstützt.

Das Projektmarketing ist ein Teil des Changemanagements

Das Projektmarketing können Sie nicht isoliert betrachten, denn es ist in die Change­management-Strategie Ihres Projektes eingebettet. Die Grundlage für ein erfolgreiches Projektmarketing sind die Daten Ihres Stakeholder­managements und die Werkzeuge, die Sie benötigen sind das Informations- und Kommunikations­management. Wenn Sie Maßnahmen im Stakeholder­management definieren, dienen diese oft dem Projektmarketing. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen den Gesamtkontext des Changemanagements.

Die wichtigsten Ziele des Projektmarketings

Das Projektmarketing hat aus meiner Sicht folgende zwei Hauptziele:

1. Die Sicherung von Finanzmitteln und Ressourcen zur Projektabwicklung
2. Gegner des Projektes zu Befürwortern (oder mindestens Neuralen) machen

Ein bekanntes Projekt nehmen auch die Stakeholder als wichtig wahr. Dies begrifft speziell das Unternehmens­management und die Linienvorgesetzten. Je attraktiver ein Projekt ist, bzw. sich darstellt, umso leichter lassen sich Mitarbeiter dafür gewinnen – insbesondere dann, wenn das Projekt auf die Mitarbeit von vielgefragten Fachleuten angewiesen ist.

Wie viel Aufwand für das Projektmarketing einsetzten?

Projektmarketing ist in jedem Projekt sinnvoll – die Frage ist nur, wieviel Aufwand ist dafür gerechtfertigt. Den Aufwand, den Sie für das Projektmarketing einsetzen, richtet sich nach der strategischen Bedeutung und Wichtigkeit des Projektes für Ihr Unternehmen, aber auch nach der wahrscheinlichen Reaktion Ihrer wichtigsten Stakeholder auf das Projekt. Projektmarketing ist besonders wichtig bei Projekten, die tief in die Unternehmens­organisation eingreifen, viele Mitarbeiter betreffen oder bei großen, öffentlichkeits­­wirksamen Vorhaben.  Bei solchen Projekten gibt es oft viele Gegner, die Ihrem Projekt das Leben schwer machen. Mit einem intelligenten und systematischen Projektmarketing können Sie hier die Akzeptanz eines Projektes oft stark verbessern.

In vielen kleinen Projekten wird in Gesprächen “zwischen Tür und Angel” minimales Projektmarketing gemacht, nach dem Motto: “Tue Gutes und sprich darüber”. Auch dieses Projektmarketing sollten Sie nicht unterschätzen. Denn der periodische Kontakt mit den Stakeholdern ist wichtig, um Ihrem Puls zu fühlen, Ihre Probleme und Meinung zum Projekt wahrzunehmen – oder auch einfach nur, um in Kontakt zu bleiben und nicht vergessen zu werden.

Mit einem intelligenten und systematischen Projektmarketing können Sie die Akzeptanz des Projektes oft stark verbessern.

Kürzlich wurde in unserem Unternehmen Windows 10 eingeführt und alle 7000 Mitarbeiter erhielten auch neue, moderne Laptops. Dieses grosse und teure Projekt benötige vermutlich weniger und ein anderes Projektmarketing als das Projekt, welches eine grosse Reorganisation des Hauptsitzes durchführte und Widerstand und Ängste hervorrief.

Aktivitäten für ein erfolgreiches Projektmarketing

Folgende Aktivitäten haben sich im Projektmarketing in der Praxis bewährt:

1. Periodische Sitzungen mit den wichtigsten Stakeholdern: Damit machen Sie das Projekt sichtbar, informieren, verkaufen den Nutzen des Projektes und beantworten Fragen. Das machen Sie, um möglichst viel Unterstützung zu erhalten.
2. Schaffen einer Projekt-Identität: Besonders für die Wahrnehmung und Akzeptanz eines Projektes innerhalb der Trägerorganisation ist ein griffiger und einprägsamer Projektname förderlich. Weiter ist auch ein grafisches Projektlogo ein gutes Hilfsmittel dem Projekt eine Identität und Erkennbarkeit zu geben. Damit sollte dann jedes Dokument versehen werden, wie z.B. Präsentationen, Ankündigungen, Flyer, Newsletter, aber z.B. auch das Projektportal und andere Infrastruktur.
3. Projektkultur und Werte: Nicht nur ein schöner Name und ein schillerndes Log machen die Identität eines Projektes aus. Jede Person im Projekt repräsentiert das Projekt nach außen – sei es positiv oder negativ. Um die positive Innen- und Außenwahrnehmung Ihres Projektes zu vervollständigen, sollten Sie sich deshalb auch um die Projektkultur und die Werte kümmern, die Sie und Ihre Projektmitarbeiter nach Außen verkörpern.
4. Infoveranstaltungen: Damit halten Sie Betroffene, Anwender, Fachabteilungen und Interessierte auf dem neusten Stand des Projektes. Hier können Sie als Projektleiter das Projekt und seinen Fortschritt präsentieren und direkt auf Fragen der Stakeholder antworten.
5. Projekt-Newsletter und Projekt-Intranetseite: Dies sind wichtige Elemente das Projekt zu präsentieren und die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.
6. Medien- und Öffentlichkeitsarbeit: Bei großen Projekten mit hohem, öffentlichen Interesse ist dies von grosser Bedeutung. Dies betrifft speziell auch Projekte von Ländern und Kommunen, bei denen Steuergelder zum Einsatz kommen. Auch große Infrastrukturprojekte, wie Bahnhöfe, Flugplätze und Autobahnen haben oft viele Gegner. Das Projektmarketing sollte hier frühzeitig einsetzen und dafür sollten Sie auch genügend Budget einplanen.

Projektmarketing bevor das Projekt startet

Das Projektmarketing fängt oft schon an, bevor das Projekt eigentlich startet. Sie fragen sich vielleicht warum? Als ehemaliger Projektportfolio-Manager habe ich immer wieder miterlebt, wie Projektauftraggeber während der jährlichen Projekt­portfolio-Priorisierung für ihre Projektidee geworben haben – speziell bei Entscheidungsträgern, die auf die Priorisierung Einfluss nehmen konnten. Neben strategischem Beitrag, Wirtschaftlichkeit, Risiko und Ressourcenbedarf hatte damit auch das Marketing einen „gewissen“ Einfluss, ob ein Projekt durchgeführt wurde oder versandete.

Projektmarketing muss geplant werden

Viele Projektmarketing-Aktivitäten führen Sie als Projektleiter zwischen Tür und Angel aus. Wichtige Sitzungen mit Stakeholdern planen Sie in Ihrem Terminkalender, inklusive der Vorbereitungszeit. Ihr Kommunikationsplan wird, neben der allgemeinen Projektkommunikation auch die wichtigsten Marketing-Aktivitäten beschreiben und grob planen.

Größere Marketing-Aktivitäten, wie z.B. Infosession oder Öffentlichkeits­arbeit nehmen Sie mit dem geplanten Aufwand und Ressourcen in die Projektplanung auf. Auch andere Marketingaktivitäten, die einen „relevanten“ Aufwand bedeuten, sollten Sie in die Projektplanung aufnehmen. Damit haben Sie eine ungefähre Ahnung, was diese Kosten, wann diese vorbereitet werden oder stattfinden und was für Ressourcen Sie dafür benötigen.

Stakeholdermanagement ist nicht nur bei “traditionellen Projekten” eine wichtige Aktivität, sondern wäre es auch bei agilen Projekten. Dort ist dies aber leider kein Thema, z.B. weder bei Scrum noch bei SAFe. Für mich ist das unverständlich. Wurde es einfach vergessen oder ist man der Meinung man macht diese nebenbei oder eben zwischen Tür und Angel?

Wie Sie in diesem Artikel erfahren haben, hat Projektmarketing viel mit Stakeholdern und deren Verhalten zu tun. Dazu habe ich kürzlich einen interessanten Artikel geschrieben. Stakeholder sind eines Ihrer größten Projektrisiken. Auch diesen Aspekt sollten Sie in Ihrem Projektmarketing-Aktivitäten berücksichtigen.

Was für Erfahrungen haben Sie mit dem Projektmarketing gemacht? Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht oder Ergänzungen? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit einem Kommentar den Lesern mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!

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Wenn Sie mehr über Projektcontrolling oder Projekt-Risikomanagement wissen wollen, dann schauen Sie doch einmal in eines meiner Bücher.