Warum Sie ein Issue Log in Ihrem Projekt haben sollten

Haben Sie in Ihrem Projekt ein Issue Log und wenden Sie dieses konsequent an? Das Issue Log ist aus meiner Sicht eines der am meisten vernachlässigten oder unterschätzten Werkzeuge im Projektmanagement. Das Issue Log ist nicht nur eine einfache Liste mit Problemen, sondern dahinter steht auch eine Managementkultur, wie Sie mit Problemen in Ihrem Projekt umgehen. Wenn Sie wissen wollen, was ein Issue Log genau ist, wie Sie dieses anwenden, welchen Nutzen es hat und wie es in SharePoint oder Excel implementiert wird, dann lesen Sie weiter.

Was sind Issues?

Zuerst eine Frage: Ist in Ihrem Projektteam allen klar, was der Unterschied zwischen einem Risiko und einem Issue ist? Vermutlich nicht.  Ein Risiko ist eine Ungewissheit, die mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten könnte – und wenn es eintritt, dann zu einem Issue bzw. Problem wird. Eine klare Definition von Issue im Projektmanagement findet man nicht und auch das PMBOK liefert dazu nicht mehr Klarheit. In diesem Artikel: Risiken, Probleme, Issues und Impediments – Was ist der Unterschied, habe ich den Unterschied genauer beschreiben.

Issues sind keine Ungewissheiten – dies ist einmal klar! Issues sind Probleme, Konflikte, Hindernisse oder offene Fragen in Ihrem Projekt. Sie tauchen oft plötzlich irgendwo auf und „stören“ ihr Projekt.  Es sind Sachverhalte, die gelöst, bearbeitet oder geklärt werden müssen. Auch wenn ein Risiko eintritt haben Sie ein Problem, bzw. ein Issue.

Was machen Sie mit Issues?

Issues behindern Ihr Projekt in irgendeiner Weise und haben, wenn sie nicht schnell gelöst werden, immer einen Einfluss auf die Kosten, Termine oder die Qualität in Ihrem Projekt. Wenn Issues nicht zeitnah gelöst werden, besteht die Gefahr, dass diese immer größer werden, bez. immer aufwändiger zu lösen sind oder der negative Einfluss auf Ihr Projekt wird grösser.

Je früher Probleme und Hindernisse in Ihrem Projekt für jeden bekannt und sichtbar sind, desto früher werden diese gelöst und desto weniger haben sie einen negativen Einfluss auf das Projekt. Diese Aussage ist für Sie vermutlich offensichtlich. Das Issue Log, das Werkzeug, dass diesen Prozess unterstützt, wird aber immer noch stark vernachlässigt. Das Issue Log ist eigentlich nur eine Liste mit aktuellen Problemen. Dahinter steckt aber einiges mehr bezüglich Zusammenarbeit, sowie Team- und Fehlerkultur im Projekt.

In Scrum z.B. ist der Scrum Master dafür verantwortlich, Impediments (Hindernisse) im Impediment Log zu überwachen und zusammen mit dem Scrum-Team sicherzustellen, dass diese beseitigt werden. Alle Mitglieder des Scrum-Teams sind dafür verantwortlich, kontinuierlich Impediments zu identifizieren, die dann während des täglichen Standup-Meetings diskutiert werden. Hier stehen Issues also täglich auf der Agenda!

Transparenz und eine offene Fehlerkultur

Einer der fünf Scrum-Werte ist Offenheit. Gemäß diesem Wert können Informationen nur Nutzen generieren, wenn diese frei zugänglich sind und man damit offen umgeht – und das betrifft natürlich auch Fehler und Probleme. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen, fördert die Effizienz während der Arbeit und bietet höchstmögliche Transparenz gegenüber dem Projektteam und den Stakeholdern. In einer offenen Fehlerkultur kann man Fehler und Probleme, also Issues offen kommunizieren, damit man diese schnell beheben kann und alle daraus lernen können.

Issues sollten für jeden sichtbar sein

Es gibt nichts Schlimmeres als Projektprobleme zu haben, die nicht für jeden im Projektteam schnell sichtbar sind. Das schlechteste wäre, diese unter den Teppich zu kehren. Nur wenn Probleme kommuniziert werden und sichtbar sind, kann das Projektteam daran arbeiten – und je besser diese Issues visualisiert sind, desto besser arbeitet auch unser Unterbewusstsein an Lösungen. Überprüfen Sie das Issue-Log und das Risk Log an jeder Projektstatus-Sitzung. Sichtbarkeit ist schon der halbe Weg zur Lösung!

Von dieser Transparenz schließe ich natürlich persönliche, private Probleme aus, die einen Einfluss auf das Projekt haben. Diese sollten nach Möglichkeit und Vertrauen, direkt mit dem Projektleiter, dem HR oder dem Sozialdienst des Unternehmens besprochen werden.

Probleme, die nicht sichtbar sind, können nicht schnell gelöst werden

Ray Dalio der bekannte Hedge Fund Manager hat vor einigen Jahre in seinem Unternehmen Bridgewater Associates auch ein Issue Log installiert. Es muss kein Projekt sein, ein Issue log ist auch hilfreich in einem Finanzunternehmen bzw. in der Linienorganisation. Hier ein kurzer Abschnitt aus seinem Buch Principles – Life and Work:

“Having a process that ensures problems are brought to the surface, and their root causes diagnosed, assures that continual improvements occur. For that reason, I insisted that an issue log be adopted throughout Bridgewater. My rule was simple: If something went badly, you had to put it in the log, characterize its severity, and make clear who was responsible for it. If a mistake happened and you logged it, you were okay. If you didn’t log it, you would be in deep trouble. This way managers had problems brought to them, which was worlds better than having to seek them out. The error log (which we now call the issue log) was our first management tool.“

Projektprobleme sollten möglichst schnell für alle sichtbar sein, damit diese so schnell wie möglich angepackt und gelöst werden können – und dafür ist das Issue log ein ideales Werkzeug. Sie wissen sicher selber, Probleme lösen sich selten in Luft auf!

So erstellen Sie ein Issue-Log

In der Projektpraxis stelle ich oft fest, dass man ein Issue-Log erstellt, dieses einige Wochen pflegt und es dann „versandet“. Hier muss der Projektleiter die Teammitglieder überzeugen, dass das Issue-Log dem Team einen wesentlichen Nutzen bereitet und dieses immer wieder einfordern.

Das Issue Log können Sie in Excel oder in einer SharePoint Liste-erstellen und sollte folgende Spalten umfassen (kursiv SharePoint Spalten-Typen):

• ID (laufende Nummer) SharePoint standard field
• Titel, Multiple lines of text
• Issue Beschreibung, Multiple lines of text
• Maßnahme/Entscheid, Multiple lines of text
• Maßnahme fällig, Date and Time
• Implementation update, Multiple lines of text (Stand der Umsetzung der Maßnahme)
• Status, Choice [Neu, Offen, Geschlossen]
• Besitzer, Person or Group
• Bereich, Choice [Ihre Teilprojekte oder definierte Themen, z.B.: Business, Testing, IT Delivery, Migration, PMO, StC]
• Auswirkung, Choice (1 klein, 2 Mittel, 3 Groß)
• Gemeldet von, Person or Group
• Geschlossen, Date and Time
• Updated, Date and Time (wann wurde das Issue zuletzt updated)

Das Issue Log ist zusammen mit dem Risk Log, aus meiner Sicht eines der am meisten vernachlässigten oder unterschätzten Werkzeuge im Projektmanagement. Beide widerspiegeln Ihre Arbeits- und Führungskultur. Ich hoffe ich konnte Ihnen in diesem Artikel zeigen, dass das Issue-Log nicht nur eine einfache Liste mit Problemen ist, die man schnell wieder vergisst.