Risikochecklisten sind viel verwendete Werkzeuge im Risikomanagement. Sie können in gewissen Situationen ein gutes Hilfsmittel sein. Es ist aber wichtig, die Einschränkungen von Risikochecklisten zu verstehen. In diesem Artikel erfahren Sie, was die Vor- und Nachteile von Risikochecklisten sind und warum ich dieses Hilfsmittel nur beschränkt empfehle. Gespannt? Dann lesen Sie sofort weiter!
Risiken identifizieren mit verschiedenen Methoden
Risiken Identifizieren kann man auf verschiedene Arten. Mit Methoden, die eher die Kreativität der Teilnehmenden fordern, wie z.B. Brainstorming, Interviews oder Szenarioanalysen. Dann gibt es mehr strukturierte, geführte Methoden, die mehr auf Erfahrung basieren, wie z.B. Risikokategorien oder Risikochecklisten und dann gibt es noch softwarebasierte analytische Methoden, die automatisch Risiken aufgrund einer Datenbasis mit Datenanalyse oder künstlichen Intelligenz identifizieren können.
Der Vorteil von Risiko-Checklisten
Risikochecklisten sind in vielen Unternehmen eines der am meisten benutzten Hilfsmittel für die Risikoidentifikation. Sie enthalten ein umfassendes und organisiertes Inventar potenzieller Risiken, denen eine Organisation oder ein Projekt ausgesetzt sein könnte. Risikolisten werden oft spezifisch für bestimmte Branchen erstellt. Sie basieren in der Regel auf Erfahrungen, die während der bisherigen Unternehmenstätigkeit oder in früheren Projekten gesammelt, zusammengefasst und strukturiert wurden, z.B. auch auf bereits eingetroffenen Risiken und typischen Risiken in dieser Brache oder Projektart.
Checklisten haben den Vorteil, dass Sie damit relativ schnell und einfach eine Risikoanalyse durchführen können. Sie erhalten so schnell einen Überblick über die (üblichen) Risiken z.B. Ihres Projektes. Es ist sinnvoll die Risikocheckliste von den Risikokategorien abzuleiten. Dabei bilden die Risikokategorien die einzelnen Kapitel in der Risikocheckliste und die Unterkategorien die Unterkapitel.
Der Größte Nachteil von Risikochecklisten ist: Sie unterstützen nicht das “Thinking outside the box”, d.h., kreatives, ungewöhnliches Denken, das Verlassen von Begrenzungen im Denken und das Hinterfragen von Annahmen. Risikochecklisten können aber richtig eingesetzt trotzdem einen relevanten Nutzen bieten, wenn Sie Risiken identifizieren. Dazu erfahren Sie aber später mehr.
Das “Problem” mit Risiko-Checklisten
Risiko-Checklisten haben bei der Identifizierung von Risiken einige Vorteile, jedoch nur, wenn man sie richtig einsetzt. Eine standardisierte Risikoliste kann einer Organisationen oder einem Projekt helfen, in kurzer Zeit das Spektrum der Risiken, mit denen es konfrontiert sein könnten, zu erkennen und zu verstehen. Die Risikoliste hilft dabei typische Risiken oder Risikokategorien bei der Risikoidentifikation nicht zu vergessen. Man kommt mit Checklisten zu schnellen Resultaten und zu einem Überblick über die potenziellen Risiken. Man wird geführt und muss “nicht viel” dabei denken. Checklisten haben falsch eingesetzt jedoch große Nachteile:
- Sie geben ein falsches Gefühl der Sicherheit, dass alle Risiken entdeckt wurden
- Sie enthalten nur bekannte und offensichtliche Risiken. Viele Risiken sind darin aber nicht enthalten, besonders solche mit einer geringeren Eintrittswahrscheinlichkeit oder solche die schwer vorhersehbar sind
- Es ist schwierig beim Ausfüllen über die Checkliste hinaus zu denken
- Sie identifizieren bei Projekten Risiken nicht nach Aktivität oder Arbeitspaket
- Sie geben zu wenig detaillierte Informationen über die Risiken, deren Ursachen und Auswirkungen
- Eine Risikoliste kann zu starr und unflexibel sein und sich ändernde Umstände oder neue Risiken nicht angemessen berücksichtigen
- Sie sind nicht projekt- oder fachbereichsspezifisch
- Sie sind keine Hilfe bei der Beurteilung, Qualifizierung und Quantifizierung von Risiken
Checklisten helfen nach dem Brainstorming noch neue Risiken zu finden!
Wenn alle Mittel wie Brainstormings, Interviews mit Experten etc. ausgereizt sind, und Sie denken, dass jetzt alle Risiken gefunden worden sind, dann können Checklisten Ihrem Team als letztes Mittel noch einen wichtigen Beitrag leisten. So kann es dann vielleicht noch Risiken aufdecken, die es sonst vergessen hätte. Erfahrungen zeigen, dass mit einer Risikoliste am Schluss noch bis zu 30% mehr potenzielle Risiken aufgedeckt werden können.
Ein Fehler, der bei der Risikoidentifikation oft passiert, ist eine Risikokategorie zu vergessen. Können Sie sich die Folgen vorstellen, wenn zum Beispiel bei einem Anlagenprojekt in Indien, die Risikokategorien Vertragsrisiken oder kulturelle Risiken vergessen werden? Schauen Sie auch auf kürzlich abgeschlossene Projekte. Welche Risiken wurden dort nicht identifiziert, welche Probleme sind dort aufgetreten?
In den vorhergehenden Abschnitten haben Sie gesehen, dass Checklisten und Risikokategorien, zum richtigen Zeitpunkt eingesetzt, ein wertvolles Hilfsmittel sein können. Wenn Sie noch keine Risikocheckliste mit Kategorien in Ihrem Unternehmen haben, dann erstellen Sie selbst eine. Ergänzen Sie die Risikocheckliste periodisch mit den Erfahrungen, die Sie in Projekten oder in Fachbereichen gesammelt haben. Sie verbessern dadurch die Qualität der Liste, was Ihnen und auch den anderen Projektleitern zugutekommt. Wenn Sie Risikochecklisten dann im richtigen Augenblick zücken, können Sie fast keine Risiken vergessen!
Mit künstlicher Intelligenz noch mehr relevante Risiken finden
Softwarebasierte analytische Methoden, die automatisch Risiken aufgrund einer Datenbasis mit Datenanalyse oder künstlichen Intelligenz identifizieren können gab es schon länger. Aber mit ChatGPT und anderen KI-Tools hat Anfangs 2023 diese Funktionalität immens an Publizität erhalten und die großen Fortschritte dieser Technologie in den letzten Jahren schlagartig für die Allgemeinheit zugänglich gemacht. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel:
So kann Künstliche Intelligenz (KI) Ihr Projekt-Risikomanagement unterstützen (Artikel folgt)
Ich hoffe ich konnte Sie überzeugen sich nicht nur auf Checklisten zu verlassen bei der Risikoidentifikation. Wenn Sie Checkliste aber im richtigen Augenblick verwenden, werden Sie wahrscheinlich noch mehr Risiken entdecken. Es würde sich auch einmal lohnen von ChatGPT oder einer andere KI-Anwendung eine weitere Meinung einzuholen.
Hier gibt es noch mehr Wissen
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