Eine der wichtigsten Aktivitäten im Projektcontrolling ist die Überwachung der Arbeitspakete. Schreitet die Arbeit wie geplant voran oder gibt es Probleme? In einem grossen Projekt oder Programm können Sie als Projektleiter nicht mehr alles selbst überwachen, sondern verlassen sich auf die Projektstatus-Informationen, die Sie von Ihrem Project Office oder Projektcontroller, bzw. den Teilprojektleitern erhalten. In einem grossen IT-Program haben wir im Program Office folgende Methoden und Abläufen eingeführt, die sich sehr gut bewährt haben:
Im MS-Project Plan haben wir jedem Vorgang eine Ampel zugeordnet. Diese kann folgende Zustände haben:
Ampel KEINE: Arbeitspaket noch nicht gestartet und Start noch nicht fällig
Ampel GRÜN: Vorgang schreitet wie geplant voran -> keine Maßnahmen notwendig
Ampel GELB: Vorgang hat geringe Zeit-, Kosten- oder Qualitätsprobleme -> Der Arbeitspaktetverantwortliche kann die Probleme selber lösen und braucht keine Hilfe von Aussen.
Ampel ROT: Vorgang hat grosse Zeit-, Kosten- oder Qualitätsprobleme -> Der Arbeitspaktetverantwortliche kann die Probleme nicht selber lösen und braucht Hilfe von Aussen.
Die gelbe und rote Ampel kommen auch zum Einsatz, wenn mit der Arbeit an einem Arbeitspaket noch nicht gestrartet wurde, der Starttermin jedoch schon in der Vergangenheit liegt, bzw. jetzt schon sicher ist, dass der geplante Starttermin verpasst wird.
Bei der roten Ampel eskaliert der Arbeitspaketverantwortliche oder der Teilprojektleiter das Problem an den Projektleiter. Wie lief dies nun in unserem Program ab?
Statusmeeting vorbereiten
Bis spätestens Montag Mittag schicken die Teilprojektleiter Ihren Statusreport und Änderungen Ihrer Ampeln und Fortschrittsgrade der Arbeitspakete an das Program Office. Das Program Office führte die Ampeln und Fortschrittsgrade im Projektplan nach und konsolidierte die Statusreports für das Program Statusmeeting am Dienstag. Hätten wir Project Server gehabt hätten die Teilprojektleiter oder Arbeitspaketverantwortlichen via Project Web Access den Status natürlich selbst aktualisiert. Der Arbeitspaketverantwortliche kontaktiert selbstverständlich den Projektleiter umgehend, sobald er “rot sieht” und nicht erst beim wöchentlichen Statusbericht. Nur so ist gewährleistet, dass sofort Maßnahmen eingeleitet werden können.
Statusmeeting durchführen
Am Status-Meeting werden der Projektstatus, das Issue- und Risklog und die Finanzsituation des Projektes besprochen. Beim Projektstatus werden nur die roten Ampeln angeschaut. Was ist das Problem? Was hat es für Auswirkungen auf die anderen Arbeitspakete und was für Lösungsansätze gibt es? Hier geht es darum, das ganze Projektteam zu informieren und eventuell erste Lösungansätze zu aufzuzeigen. Als Projektleiter müssen sie hier aber aufpassen. Das kann in lange Diskussionen ausarten. Wenn Sie hier Ihr Zeitmanagement nicht in Griff haben, dann läuft Ihnen die Zeit davon. Das heißt, pro rote Ampel max. 5 Minuten. Wenn die Zeit nicht genügt – was oft so ist – Lösungsansätze notieren und separates Meeting vereinbaren!
