Agiles Projektmanagement und speziell Scrum hat sich seit dem Agilen Manifest im Jahre 2001 in vielen Unternehmen erfolgreich etabliert, speziell für Software-Entwicklungsprojekte. Für die meisten Projekte ist agiles Projektmanagement jedoch nicht die beste Methode. Das traditionelles Projektmanagement kann aber von agilen Methoden noch einiges lernen und so Projekte noch erfolgreicher machen. In diesem Artikel lernen Sie ein paar Praktiken dafür kennen. Gespannt? Dann schnell weiterlesen.
Agiles Projektmanagement seit Jahren ein Top-Thema
Agiles Projektmanagement ist schon seit vielen Jahren ein Top-Thema in der Projektwelt. So richtig in Bewegung gekommen ist es sein dem Agilen Manifest im Jahre 2001. In den letzten Jahren haben sich einige Unternehmen, speziell im Finanzdienstleistungsbereich, das Ziele gesetzt sich agil zu transformieren und alle Projekte nur noch agil durchzuführen und auch die Organisation und Führung agiler zu gestalten. Dies mit dem Ziel schneller Lösungen zu entwickeln, Ressourcen effizienter zu nutzen und eine neue agilere Arbeitskultur zu etablieren.
Besonders im Softwarebereich, in dem auf Marktbedürfnisse oft schnell reagiert werden muss und kontinuierlich neue Funktionalitäten, Updates und Verbesserung geliefert werden müssen, sind agile Projekte meistens der richtige Weg. Bei allen anderen Projekten sind agile Methoden aus meiner Sicht nicht sinnvoll. Was aber nicht heisst, dass gewisse agile Praktiken auch dort sehr nützlich sein können.
Erfahren Sie in diesem Artikel Warum agiles Projektmanagement für die meisten Projekte nicht geeignet ist.
In den nächsten Abschnitten finden Sie ein paar agile Praktiken, die das Potential haben ihr traditionelles Projektmanagement noch einiges leistungsfähiger und sicherer zu machen.
Agile Praktiken, die Ihr traditionelles Projektmanagement noch leistungsfähiger machen
Kürzere, detaillierte Planungszyklen: (Sprints, Sprint Planning) Planen Sie mit ihrem Team die nächsten 4 Wochen des Projektes sehr detailliert und die späteren Aktivitäten mit weniger Detaillierungsgrad. Dies nennt man rollierende Planung bei traditionellen Projekten. Dafür machen Sie am Besten jeden Monat ein halbtägiges Planungsmeeting, analog wie bei Scrum dem Sprint Planning. Die detaillierte Monatsplanung produziert Druck und Sie können den aktuellen Fortschritt nachher detaillierter überwachen. Man braucht dafür in traditionellen Projekten keine Sprints zu definieren. Kürzere Planungszyklen, eine detailliertere Planung und öftere Überwachung genügt schon!
Daily Scrum: Machen Sie Ihre Statusmeetings viel kürzer, strukturierter und öfters. Je öfters die Meetings stattfinden, desto kürzer sollten diese sein. Dies bringt Ihnen eine genauere Fortschrittskontrolle und Abweichungen und Probleme werden früher entdeckt und angepackt. In Scrum haben Sie täglich Daily Scrums, 15 Minuten dauern. Machen Sie bei Ihrem traditionellen Projekt jede Woche mindestens ein bis zwei 30 – 60-minütige Statusmeetings. Bei zeitkritischen oder kurzen Projekten kann sogar ein tägliches kurzes Meeting sinnvoll sein.
Stabiles Team: Versuchen Sie, besonders bei länger dauernden Projekten, ein stabiles Team zu haben, mit Mitgliedern die möglichst nur für Ihr Projekt arbeiten und nicht noch für mehrere andere Projekte oder noch Linienarbeit leisten. Wenn das Team auch noch funktionsübergreifend arbeiten kann, umso besser. Ein Team, dass sich gut und länger kennt ist viel leistungsfähiger. Sie können sich auch überlegen grosse Teams aufzuteilen, zum Beispiel Teams die mehr als 10 Teammitglieder haben. Dies verbessert dann die Koordination, Kommunikation und allgemein die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
Selbstorganisierende Teams: Auch bei traditionellen Projekten können Projektleiter Verantwortung an das Team abgeben. Dies motiviert und generiert Ownership für die Arbeit. Dann funktioniert das Projekt auch, wenn der Projektleiter einmal für ein paar Wochen ausfällt.
Delegieren von Autorität an das Team: Die Delegation von mehr Autorität an das Team ist ein grundlegender Aspekt im agilen Projektmanagement und sollte auch bei traditionellen Projekten, besonders im Kontext von selbstorganisierenden Teams praktiziert werden. Dies ermöglicht den Teammitgliedern, mehr Verantwortung zu übernehmen und fördert die Zusammenarbeit im Team. Es ermöglicht auch eine schnellere Entscheidungsfindung und verbessert die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Umstände. Die Delegation von Autorität gibt Teammitgliedern ein Gefühl von Ownership und Verantwortung für ihre Arbeit, was die Motivation und Produktivität erhöht.
“Build projects around motivated individuals. Give them the environment and support they need and trust them to get the job done.”
(Agile Manifesto Principle 2001)
Retrospektiven durchführen: Ein Lessons Learned am Ende des Projektes hilft Ihnen und Ihrem Team für das aktuelle Projekt nichts mehr. Machen Sie deshalb z.B. bei einem länger dauernden Projekt alle 2 Monate eine Retrospektive und implementieren Sie die getroffen Maßnahmen dann direkt wieder bei der weiteren Projektarbeit.
Visualisieren Sie mehr: Visualisieren Sie Ihren Projektplan und Fortschritt gross und gut sichtbar für das Team und updaten Sie diesen mindestens wöchentlich oder bei kurzen Projekten öfters. Auch Risiken, Hindernisse und weitere wichtige Projektparameter sollten für das Team immer gut sichtbar sein. Die Visualisierung und die gute Sichtbarkeit steigert das Bewusstsein jedes einzelnen für diese Themen.
Ungestörte Atmosphäre: Schauen Sie, dass das Team möglichst zusammen an einem ruhigen Ort arbeiten kann. Es gibt nichts Schlimmeres für die Produktivität, wie z.B. immer gestört und abgelenkt zu werden.
Öfters liefern: Das wird bei Projekten, die materielle Dinge entwickeln, definitiv schwieriger sein. Denn ich kann dem Kunden kein halbes Haus oder Fabrikanlage liefern. Vielleicht ist es möglich Teilkomponenten in Betrieb zu nehmen. Wenn Sie etwas nicht-materielles entwickeln, sind die Möglichkeiten dafür oft besser. Der iterative/inkrementelle Ansatz wird aber bei traditionellen Projekten meistens nicht umsetzbar sein.
Das traditionelle Projektmanagement weiterentwickeln
Das traditionelle Projektmanagement hat sich in den letzten Jahrzehnten nicht wirklich weiterentwickelt. Trotzdem ist es aus meiner Sicht für die meisten Projekte geeigneter als das agile Vorgehen. Es wäre jedoch an der Zeit vom agilen Projektmanagement einige gute Ideen zu übernehmen, um Projekte nach dem traditionellen Vorgehen noch leistungsfähiger zu machen und so diese noch schneller und sicherer ans Ziel zu bringen. Die in diesem Artikel beschriebenen Praktiken werden Ihnen dabei helfen.
Für grosse Projekte oder Programme, die aus umfassenden Hardware und aus Softwarekomponenten besteht, ist zum Beispiel hybrides Projektmanagement ein sinnvoller Ansatz. Hier managen Sie den grössten Teil mit traditionellem Projektmanagement und die reinen Softwarekomponenten des Projektes auf agile Weise.
Ich bin ein Fan von agilem Projektmanagement und Scrum, aber ich weiß aus meiner 25 Jahren Erfahrung in traditionellen Projekten, dass das agile Projektmanagement für die meisten Projekte nicht die ideale Methode ist. Einige agile Praktiken aus der agilen Welt machen aber traditionelle Projekte noch einiges erfolgreicher. Nutzen Sie diese Change!
Erfahren Sie in diesem Artikel Warum agiles Projektmanagement für die meisten Projekte nicht geeignet ist.
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