Warum Sie keine Ordner in SharePoint Online verwenden sollten

Kollegen in unserem Unternehmen fragen mich oft, warum ich empfehle Metadaten in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek zu verwenden statt Informationen in Ordnern und Unterordnern zu verwalten. Ich verwende SharePoint nun schon seit vielen Jahren in Projekten und Programmen und habe auf diese Frage eine gute Antwort. Dieser Artikel beantwortet Ihnen diese Frage. Ich gebe Ihnen einen Überblick über die Vorteile, wenn Sie Dokumente und Listeneinträge mit Metadaten kennzeichnen statt Ordnern zur Organisation und Navigation durch Dokumente in SharePoint-Dokumentenbibliotheken und -Listen zu verwenden. Neugierig geworden? Dann lesen Sie schnell weiter und erfahren Sie, wie Sie SharePoint Online noch effizienter für das Projektmanagement nutzen können.

Warum ich die empfehle Metadaten zu verwenden statt Ordner

Ich sehe oft, dass SharePoint-Anfänger Ordner in Dokumentenbibliotheken erstellen. Kein Wunder, wenn man nur freigegebene Laufwerke (Shared Drives) kennt und nicht weiß, dass es eine bessere Möglichkeit gibt, Dokumente in SharePoint zu verwalten. Kollegen in unserem Unternehmen fragen mich oft, warum ich Metadaten den Ordnern und Unterordnern vorziehe zur Verwaltung von Dokumenten in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek. Die Antwort erhalten Sie ein paar Absätze weiter unten. Doch zunächst möchte ich Ihnen das Ergebnis einer interessanten Studie vorstellen.

Wenn Sie derjenige sind, der seine E-Mails akribisch in verschiedenen Ordnern ablegt, z. B. für jeden Kunden, sollten Sie damit aufhören, sagt eine aktuelle Studie von IBM Research. Bei der Analyse von 345 Nutzern, die in 85.000 Fällen alte E-Mails durchforsteten, um die gesuchte E-Mail zu finden, stellten die Forscher fest, dass diejenigen, die ihre E-Mails überhaupt nicht organisierten, sie schneller fanden als diejenigen, die sie in Ordnern ablegten. Das Gleiche lässt sich bei allgemeinen Dateispeichern im Windows Explorer beobachten.

Indem sie die Suchfunktionen ihrer Computerprogramme nutzten, konnten die Nicht-Organisierer die benötigten E-Mails genauso leicht finden wie die, die Ordner nutzten. Sie mussten auch keine Zeit damit verbringen, E-Mails in Ordnern abzulegen, was ihnen insgesamt einen Vorsprung verschaffte. Die gleiche Situation lässt sich auf SharePoint übertragen.

Ordner in SharePoint sind definitiv kein Best Practice und führen zu vielen Nachteilen beim Umgang mit SharePoint-Daten. Metadaten sind das Mittel der Wahl in SharePoint.

Stop Organizing Your E-mail, Says Study

Ordner im Vergleich zu Metadaten

Ordner sind sehr limitiert, da man ein Dokument nur an einem Ort ablegen kann, was dazu führt, dass die Benutzer mehr Probleme haben, es zu finden. Wenn Sie jedoch Eigenschaften (Metadaten) anstelle von Ordnern verwenden, sind mehrere Arten der Kategorisierung von Daten möglich, und ein Element kann in der Hierarchie an mehreren Stellen angezeigt werden, so dass die Benutzer mehrere Möglichkeiten zur Navigation haben.

Ich weiß, dass es nicht leicht ist, sich an eine neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Mir ist es auch so ergangen. Der Widerstand der Benutzer gegen eine Änderung der Arbeitsweise kann mit ein wenig Aufklärung und dem zeigen der großen Vorteile der Arbeit mit Metadaten und der Nachteile der Arbeit mit Ordnern überwunden werden.

Nachteile wenn Sie Ordnern in SharePoint-Dokumentenbibliotheken verwenden:

• Ordner ermöglichen nur das Hinzufügen einer einzigen Informationsdimension
• Es ist schwierig, die Ordnerstruktur zu ändern, während Metadaten leicht zu ändern sind.
• Sie können Dokumente nicht sortieren und filtern: Da Ihre Dateien in den Ordnern begraben sind, können Sie nicht wirklich von den Sortier- und Filterfunktionen der Dokumentbibliotheksköpfe profitieren (es sei denn, Sie sortieren und filtern nur in dem jeweiligen Ordner).
• Nur eine Ansicht: Mit Ordnern erhalten Sie nur eine Ansicht: die Ordneransicht. Mithilfe von Metadaten können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Ansichten nach den von Ihnen festgelegten Metadaten erstellen (z. B. Dokumente nach Datum, Kunde, Projekt usw. ordnen), so dass das Durchsuchen der Dokumente wesentlich einfacher wird.
• Eine verschachtelte Ordnerstruktur ist nur demjenigen bekannt, der sie angelegt hat. Außerdem neigen zu viele Unterordner dazu, Dinge zu “verstecken”.
• Begrenzung der URL-Länge: SharePoint fügt alle Ordner- und Unterordnernamen zur URL hinzu. Die Gesamtlänge der URL ist auf etwa 255 Zeichen begrenzt. Sie haben Pech, wenn Sie zu viele Unterordner erstellen.
• Datei-URL: Das Verschieben einer Datei von einem Ordner in einen anderen bedeutet eine Änderung der Datei-URL. Dies ist nicht der Fall, wenn Sie ein Metadatenfeld ändern.
• Sicherheit: Die Sicherheit aufrecht erhalten, wenn Berechtigungen auf Ordnern oder Dokumente in SharePoint vergeben werden, ist ein administrativer Albtraum. Denken Sie nicht einmal daran, es zu tun!
• Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzerfreundlichkeit (Navigation, Auffinden der Dokumente) ist bei Ordnern einfach miserabel.
• Dateivervielfältigung: Mit Ordnern können Sie mehrere Kopien der gleichen Datei an verschiedenen Orten ablegen – keine gute Sache, wenn Sie versuchen, Dokumente und Daten überhaupt zu organisieren!
• Verlorene Dokumente: Sie können Dokumente “verlieren”, wenn sie im falschen Ordner abgelegt werden. Außerdem neigen zu viele Unterordner dazu, Dinge zu verbergen, so dass es für Benutzer unmöglich oder zu zeitaufwändig ist, ein bestimmtes Dokument zu finden.

Vielleicht kommt von Ihnen jetzt das Argument: Ja aber, auch mit Ordnern finde ich meine Dokumente sehr schnell. Ich brauch dazu nur die exzellente SharePoint Suchmaschine und mit einer schlauen Suche finde ich mein Dokument sofort. Ja, das stimmt, aber die anderen Nachteile mit Ordner bleiben bestehen. Mehr zu SharePoint Suche finden Sie in diesem Artikel: So suchen Sie erfolgreich in SharePoint Online

Wann Sie Ordner verwenden können

Bei der Migration von Dokumenten von einem gemeinsam genutzten Laufwerk (Share Drive) nach SharePoint ist es am einfachsten, alle Dokumente einschließlich der vorhandenen Ordner zu kopieren und in eine Dokumentenbibliothek einzufügen. Es ist daher recht verlockend, in SharePoint auf diese Weise weiterzuarbeiten. Aber sobald die Namenskonventionen Ihrer Ordner eine Bedeutung haben, oder Sie die Dokumente dann sehr oft brauchen oder bearbeiten, sollten Sie darüber nachdenken, die Ordner in Metadaten umzuwandeln. Wenn Sie jedoch diese Ordner später dann nur selten verwenden, ist es am besten, sie in Ruhe zu lassen. Ersparen Sie sich die Mühe!

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