Die Datenerfassung beim EVM sollte ein Nebenprodukt des bereits bestehenden Reportings sein. So wird der Aufwand nicht als zusätzliche Belastung angesehen. Die Qualität der erhobenen Daten sollte dabei nur so detailliert und genau wie nötig sein, also nicht auf die Kommastelle genau. Oberstes Ziel wäre es, dass alle Daten bei der Entstehung, z.B. beim Projektmitarbeiter, in ein zentrales Projekt-Informationssystem eingegeben werden.
Die wichtigsten Schritte zur guten Datenerhebung sind:
- Bestimmen einer richtigen Arbeitspaketgrösse
- Definieren Sie, wie der Fertigstellungsgrad bestimmt wird
- Definieren Sie, wie die Kosten bestimmt werden
- Konzentrieren Sie Sich nur auf die wichtigen, kritischen Werte
Wenn Arbeitspakete zu klein sind, dann entsteht für das Projektteam durch die Berichterstattung übermässig viel Arbeit und ein Papierkrieg. Bei zu grossen Arbeitspaketen ist die Gefahr gross, dass der Arbeitsfortschritt nicht mehr periodisch gemessen wird und so Steuerungsmassnahmen zu spät eingeleitet werden. Wenn der Arbeitsfortschritt monatlich rapportiert wird, dann sollte die Arbeitspaketdauer kürzer sein als einen Monat, also ungefähr zwei bis maximal drei Wochen.
Die Projektdaten sollten spätestens fünf Tage nach Monatsende auswertbar sein, damit sie als Frühwarnsystem benutzbar sind. Bei kurzen und/oder komplexen, risikoreichen Projekten ist sogar wöchentliches Auswerten der EVM-Daten sinnvoll. Nur so kann schnell reagiert werden und Massnahmen greifen schneller. In der Praxis ist der ganze Rapportierungsprozess jedoch oft viel zu langsam da noch viele Schritte manuell abgewickelt werden und durchgängige Softwareunterstützung fehlt. Mit den aktuellen Enterprise Project Management Softwaresystemen wie z.B. Microsoft EPM, OPX2, Planview und dem effizienten Erheben der Projektdaten beim Erzeuger wird ein wirkungsvolles Reporting wesentlich unterstützt.
