Sie benutzen bei Ihren Projekten sicher auch verschiedene Projektmanagement-Prozesse oder haben selber solche für Ihr Projekte definiert. Haben Sie das Gleiche festgestellt wie ich – die wenigsten halten sich strikt daran. Woran liegt das? Ich habe diese Erfahrung schon mehrfach gemacht und habe versucht diesem Problem auf den Grund zu gehen.
Prozesse definieren ist relativ einfach, Prozesse einzuhalten jedoch einiges schwieriger, besonders im Projektumfeld. In einem Projekt gibt es viele Prozesse, die Sie einhalten müssen, z.B. den Change Request Management Prozess, Risikomanagement-Prozess, Finanzprozesse, Planänderungsprozesse usw.. Wie Sie vielleicht selber feststellen konnten, es werden immer wieder einfach Schritte vergessen oder Aufgaben unterlassen.
Warum werden Prozesse nicht eingehalten?
Ich bin im Program Office eines grossen Programmes unter anderem verantwortlich, dass die Projektmanagement-Prozesse des Programmes dokumentiert und gelebt werden. Vor einigen Tagen machte mir ein Kollege einen Vorschlag unseren Change Request Management Prozess zu optimieren und auszubauen. Ich habe ihm zugestimmt, dass seine Vorschläge eine Verbesserung für unseren Prozess gewesen wären, diesen aber auch komplexer machen würden. Warum sollen wir unseren Prozess komplexer machen, wenn wir schon mit unserem einfachen Prozess Schwierigkeiten haben?
Ihr Unternehmen schreibt in den Unternehmensrichtlinien oder im Projektmanagement-Handbuch Prozesse vor, wie Sie im Projekt vorgehen sollen. Werden diese Prozesse bei Ihnen eingehalten? Mir kommen spontan drei Gründe in den Sinn, warum Prozesse oft nicht eingehalten werden:
- Die vorgeschriebenen Prozesse werden absichtlich nicht eingehalten, da diese (aus Sicht der Anwender) nur Bürokratie sind und nichts zum Projektresultat beitragen.
- Die vorgeschriebenen Prozesse werden nicht (immer) eingehalten, obwohl man dies eigentlich will. Warum? Weil wir Menschen sind und viele Dinge einfach vergessen, besonders weil wir in Projekten so viele Aktivitäten (gleichzeitig) erledigen sollten.
- Prozesse sind nicht selten zu aufwändig und komplex aufgebaut. Oft ist das für ein gutes Arbeitsergebnis gar nicht notwenig.
Punkt 1 ist schlechtes professionelles Verhalten, Punkt 2 ist menschliche Schwäche in einem komplexen Arbeitsumfeld, Punkt 3 ist Überorganisation.
Massnahmen damit Prozesse besser eingehalten werden
Das Projektleben ist unbestritten hektisch. Man bearbeitet oft viele Dinge gleichzeitig und der Kopf ist so voll, dass immer wieder einmal Prozessschritte einfach vergessen werden. Da fühle ich mich selber schuldig! Wenn man jeden Tag nur denselben Prozess einhalten müsste (wie z.B. bei der Linienarbeit) wäre dies einfacher, aber es sind mehrere Prozesse, die uns jeden Tag oft gleichzeitig konfrontieren.
Ich sage immer wieder, die grösste Herausforderung, bzw. das schwächste Glied beim Prozessmanagement ist der Mensch. Was gibt es bei Projekten für Lösungen, um dieses Problem etwas in den Griff zu bekommen?
- Der Projektleiter ist Vorbild, lebt die definierten Prozesse vor und fordert diese bei seinen Mitarbeitern ein und ist Vorbild.
- Wer vorgeschriebene Prozesse absichtlich nicht einhält sollte gemahnt werden. Wenn das nicht hilft, sollte das Problem eskaliert werden.
- Was schwachen Menschen oft auf die Sprünge hilft ist Druck von oben: Das heisst, die Geschäftsleitung oder das Projektportfoliomanagement schreibt nicht nur vor, sondern fordert auch ein und auditiert.
- Die Unternehmensrichtlinien können Sie nicht ändern. Diese Lösung entfällt. Sie können höchstens für Ihr einfaches Projekt ein tailoring machen/beantragen, um Ihnen das Leben etwas zu vereinfachen.
- Oft kennen die Projektmitarbeiter die Prozesse gar nicht richtig. Das heisst es braucht Ausbildung. Alle drei Monate eine obligatorische kurze Schulung für das Projektteam kann auch hilfreich sein.
- Weniger an verschiedenen Aufgaben gleichzeitig arbeiten und Aufgaben schriftlich im Kalender planen (damit nichts vergessen geht).
- Es kann auch sinnvoll sein aufwändige Prozesse durch softwareunterstützte Workflows zu unterstützen. Dieser führt einem durch den Prozess, zwingt den Prozess einzuhalten und hilft Fehler zu vermeiden.
- Wenn Sie selber Prozesse definieren, dann gestalten Sie dies so einfach wie möglich!
Was haben Sie für Erfahrungen mit Prozessen im Projektumfeld gemacht? Straucheln Sie auch ab und zu und was haben Sie für Massnahmen ergriffen? Teilen Sie doch Ihre Erfahrungen den Lesern in einem Kommentar zu diesem Beitrag mit.
