Im Projektmanagement ist Projektplanung eine Kernaktivität. Aber die Arbeitspaketgröße und -dauer ist hier selten ein Thema. Meine Erfahrung zeigt, dass es ein Thema sein sollte, denn Arbeitspakete werden meistens “zu groß” geplant. Dies ist auch ein Grund, warum Projekte oft ihren Terminplan stark überziehen. Dieser Artikel gibt Ihnen einige Hinweise und Regeln, wie Sie Ihre Arbeitspaktetgröße sinnvoll planen, damit Sie nachher bei der Projektausführung nicht die Kontrolle verlieren.
Was bestimmt die Arbeitspaketgröße?
Aus der Projektstrukturplanung wissen Sie, dass die Gliederung eines Projektes so detailliert vorgenommen werden sollte, bis plan- und kontrollierbare Einheiten (Arbeitspakete) entstehen. Diese werden dann einer organisatorischen Stelle (Arbeitsgruppe, Fachabteilung oder externem Auftragnehmer) oder einem Projektteammitglied zur Realisierung übergeben.
Eine zu feine Detaillierung des Projektgegenstandes verringert die Übersichtlichkeit und verschlechtert das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Projektplanung. Eine zu grobe Detaillierung erschwert die Projektüberwachung und erhöht das Risiko einer Termin- und Kostenüberschreitung. Die Arbeitspaketgröße sollte deshalb so gewählt werden, dass das Arbeitspaket sicher überwacht werden kann. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Arbeitspakete eine passende Größe und Dauer haben, dann können Sie folgende Faustregeln von Eric Verzuh anwenden.
Regeln für die Arbeitspaketgröße
Die 8/80-Regel
Kein Arbeitspaket sollte kleiner als 8 oder grösser als 80 Personenstunden Dauer sein. Dies führt dazu, dass Ihr Arbeitspaket zwischen 1-10 Tage lang wird.
Die Reportingperiode-Regel
Kein Arbeitspaket sollte länger sein als der Abstand zwischen zwei Statusterminen. Das heißt, wenn Sie eine wöchentliche Statussitzung haben, dann sollten die Arbeitspakete nicht länger als eine Woche dauern. Diese Regel ist nützlich, wenn es Zeit ist, den Fortschritt zu berichten. Dann wird nicht länger über Arbeitspakete gesprochen, welche zu 25%, 40% oder 68% fertig sind. Wenn Sie der wöchentlichen Regel folgen, dann ist ein Arbeitspaket entweder abgeschlossen (100%), angefangen (50%), oder nicht angefangen (0%). Kein Arbeitspaket sollte einen Status von 50% für zwei aufeinander folgende Statussitzungen haben.
Die „wenn sinnvoll“ Regel
Wenn Sie erwägen, die Arbeitspakete weiter herunterzubrechen, dann kann es drei Gründe dafür geben:
- Das Arbeitspaket ist einfacher zu schätzen. Kleinere Arbeitspakete bringen weniger Unsicherheit und erlauben genauere Schätzungen.
- Das Arbeitspaket ist einfacher zu vergeben. Große Arbeitspakete an viele Personen vergeben, verlieren tendenziell an Verantwortlichkeit. Das Herunterbrechen der Arbeitspakete in kleinere Teile macht die Verantwortlichkeit klarer. Mit kleineren Arbeitspaketen erhalten Sie auch eine größere Flexibilität in der Termin- und Ressourcenplanung.
- Das Arbeitspaket ist einfacher zu überwachen. Hier trifft die gleiche Logik zu wie bei der Berichterstattungs-Regel. Kleinere Arbeitspakete geben mehr fassbare Statuspunkte, so haben Sie genauere Fortschrittsberichte.
Wenn es nicht sinnvoll ist, ein Arbeitspaket auf eine bestimmte Art und Weise herunterzubrechen, d.h. wenn es nicht einfacher ist, es zu schätzen, zuzuordnen oder zu verfolgen, dann brechen Sie es nicht herunter!
Wenn sehr kleine Arbeitspakete sinnvoll sind
Können Sie sich vorstellen Arbeitspakete in 1-Stunden-Inkrementen herunterzubrechen? Sie würden mir vielleicht antworten dies sei Micromanagement. Für Projekte mit einigen Monaten Dauer ist dies wahrscheinlich nicht sinnvoll. Aber für sehr kurze Projekte ist dies üblich. Zum Beispiel vorsorgliche Wartungsarbeiten für eine Fabrikationsanlage kann es notwendig machen, diese für 2 Tage oder eine Woche stillzulegen. Solche Projekte werden meist in Stundeninkrementen geplant. Die erlaubt eine enge Koordination aller Beteiligten und ermöglicht Arbeit, die verspätet ist schnell zu identifizieren.
37 Millionen in 33 Tagen
In unserer Nachbarschaft wurde kürzlich ein kurvenreiches Eisenbahnlinienstück von ca. 20 Kilometern mit einigen Brücken und Tunnels saniert. Es wurden 37 Millionen Schweizer Franken in 33 Tagen verbaut. Was denken Sie, war die Arbeitspaketdauer hier auch einige Tage lang?
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