Wenn man von Projektrisiken spricht, dann meint man meistens die Risiken, die ein einzelnes Projekt, beziehungsweise dessen Ziele bedrohen. Wenn man jedoch die Projektlandschaft eines Unternehmens anschaut, dann ist dies ist nur eine Kategorie von Projektrisiken. Das Projekt-Risikomanagement findet aber nicht nur in Projekten selbst statt, sondern auch auf Projektportfolio-Ebene und auf der Ebene des Unternehmensmanagements. Daran denken viele Beteiligte im Projektumfeld nicht. In diesem Artikel erfahren Sie, was für Risiken auf den einzelnen Ebenen relevant sind und wer für diese verantwortlich ist.
Drei Kategorien von Projektrisiken auf drei Ebenen
Wenn man von Projekt-Risikomanagement im Unternehmen spricht, dann kann man Risiken nach den folgenden drei Risikokategorien unterschieden:
- Projektauswahl-Risiken auf Ebene Unternehmensleitung
- Projektrisiken auf Ebene Projektportfolio
- Projektrisiken auf Projektebene
Jedes Unternehmen ist während des Lebenszykuses eines Projektes mit diesen Risikokategorien konfrontiert und muss sich überlegen, wie es diese Risiken behandelt. Im den nächsten Abschnitten erfahrene Sie, um was es sich bei diesen Kategorien für Risiken handelt.
Projektauswahl-Risiken
Bei jeder Projektidee, die in den Priorisierungsprozess des Projektportfolios kommt, oder bei jeder Projektakquisition bei externen Auftraggebern, muss sich das Unternehmens-Management zwangsläufig die Frage stellen: Sollen wir das Projekt machen, oder ist es besser wir machen es nicht? Um diese strategische Frage zu beantworten muss sich das Management zum Beispiel folgende wichtigen Fragen stellen:
- Ist das Projekt konform mit der Unternehmensstrategie?
- Ist das Projekt wirtschaftlich? Ist der NPV positiv?
- Haben wir genügend Ressourcen für das Projekt?
- Sind die Risiken des Projektes tragbar, und welche Chancen bietet das Projekt für das Unternehmen?
Bei einem Muss-Projekt, das zum Beispiel aus gesetzlichen Gründen gemacht werden muss, haben die oben genannten Fragen natürlich keine so große Bedeutung. Sonst ist es jedoch sehr bedeutend, die Antworten auf diese wichtigen Fragen in den Priorisierungsprozess des Projektportfolios einfließen zu lassen.
Die Projektauswahl liegt oft in der Kompetenz des Unternehmensmanagements, dass bei dieser Arbeit vom Projektportfolio-Management, oder evtl. auch von erfahrenen Projektleitern unterstützt wird.
Für die grobe Erstbeurteilung der Risikosituation sind vordefinierte, auf das jeweilige Unternehmen abgestimmte Risiko-Checklisten eine große Hilfe. Dies besonders bei Projekten, die von externen Auftraggebern akquiriert werden.
Projektauswahl-Risiken: Sollen wir das Projekt machen, oder ist es besser wir machen es nicht?
Projektportfolio-Risiken
Das Risikomanagement auf der Ebene Projektportfolio bezieht sich auf die Gesamtheit der Projekte eines Unternehmens. Es grenzt sich somit vom Risikomanagement der Einzelprojekte ab, bei dem jedes Projekt nur seine eigenen Risiken managt. Bei den Projektportfolio-Risiken liegt der Fokus auf:
- Den großen Risiken der einzelnen Projekte
- Risiken durch Abhängigkeit der Projekte voneinander
- Ressourcenrisiken
- Risiken durch unausgewogene Schwerpunktsetzung im Portfolio
Solche Risiken muss der Projektportfolio-Manager bei der Überwachung des Portfolios, aber auch bei der Projektauswahl und im Priorisierungsprozess des Portfolios im Auge behalten. Er ist für die Durchführung des Risikomanagements im Projektportfolio verantwortlich.
Projektrisiken
Das Risikomanagement bei Einzelprojekten fokussiert sich auf die Risiken, welche die Projektziele bedrohen. Für die Durchführung des Risikomanagements in den einzelnen Projekten sind die Projektleiter verantwortlich. Bei den Projektrisiken unterscheidet das PMBOK® zwischen:
- Individuellen Projektrisiken: Risiken, die einen positiven oder negativen Effekt auf eines oder mehrere Projektziele haben, wenn sie eintreten.
- Gesamtprojekt-Risiken: Risiken, die einen positiven oder negativen Effekt auf das ganze Projekt haben. Solche Risiken können z.B. auch aus individuellen Risiken entstehen, die plötzlich das gesamte Projekt bedrohen, statt nur ein Projektziel. Es sind aber oft auch Risiken von außerhalb des Projektes, z.B. Stakeholder-Risiken, Umweltrisiken oder Reputationsrisiken.
Über Risikomanagement für Projekte können Sie in meinem Blog viel lesen.
Das Projektportfolio-Management als Schnittstelle im Risikomanagement
Das Projektportfolio-Management oder das PMO des Unternehmens nimmt eine zentrale Funktion ein, wenn es um Risiken in Projekten geht. Nicht dass es für die Risiken in Projekten verantwortlich ist und diese managt – dies macht das Projektteam. Es ist aber bezüglich Risiken Schnittstelle zu den Projekten und zum Management, aber auch zur Risikomanagement-Abteilung. Die Risikomanagement-Abteilung nimmt hier oft auch eine Funktion ein, besonders, wenn es sich um die “großen Risiken” der Projekte handelt, die einen maßgeblichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.
Das Projekt-Gesamtrisiko managen
Während der gesamten Projektdauer werden neue Risiken auftauchen und bestehende Risiken sich verändern. Deshalb ist es wichtig, nicht nur die individuellen Projektrisiken sollten auch die Gesamtprojektrisiken und deren Maßnahmen während der gesamten Projektdauer überwacht und gesteuert werden.
Damit das Risiko eines Projektes effektiv gemangt werden kann, muss das Projektteam wissen, welchem Risikograd das Projekt ausgesetzt ist, und ob dieser für das Projekt noch akzeptabel ist. Dies wird durch messbare Risikoschwellenwerte definiert, welche die Risikobereitschaft (Risk Appetite) der Organisation und der Projektstakeholder widerspiegeln. Risikoschwellenwerte (Thresholds) drücken den Grad der akzeptablen Abweichung von den Projektziel aus. Sie werden explizit definiert und dem Projektteam mitgeteilt und widerspiegeln sich im Risikograd des Projektes.
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Dies war eine Übersicht, mit was für Projektrisiken ein Unternehmen auf verschiedenen Ebenen konfrontiert ist. Was ist Ihre Erfahrung mit solchen Risiken? Stimmen Sie mit meinen Aussagen überein oder haben Sie eine andere Ansicht? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit einem Kommentar den Lesern mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!
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