Was denken Sie entscheidet über den Projekterfolg? Neben einer detaillierten Projektstart-Phase und einer guten Projektplanung ist nach meiner Ansicht das Projektcontrolling eine der wichtigsten Aktivitäten für den Projekterfolg! Projektcontrolling ist eine wesentliche Führungsaktivität des Projektleiters, die mehr als nur Finanzzahlen umfasst. Der folgende Artikel zeigt Ihnen die 10 wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektcontrolling, mit denen Sie Ihr Projekt möglichst sicher und erfolgreich zum Abschluss bringen.

Projektcontrolling ist die Basis für den Projekterfolg!

Tönt dieser Titel für Sie vielleicht etwas überheblich. Wenn Sie jedoch eines meiner Projekt­controlling-­Bücher gelesen haben, dann werden Sie sich sicher meiner Meinung anschließen. Denn hinter dem Begriff Projektcontrolling steckt mehr als nur reine Zahlenarbeit wie z. B. der Plan-/Soll-/Ist-Vergeleich, wie viele meinen. Projektcontrolling ist eine umfassende Führungsmethode, die bis in die Personalführung und das Qualitätsmanagement hineinreicht mit den Kernaktivitäten: Planen, Überwachen und Steuern.

In der folgenden Abbildung sehen Sie das Metamodell der Projektabwicklung. Es umfasst alle Aktivitäten der Projektführung, der Projektdurchführung und dazwischen, als Bindeglied, das Projektcontrolling. Das Projektcontrolling mit der Steuerung und der Überwachung ist das Bindeglied zwischen der Projektführung und der Projektdurchführung. Zu den Projektcontrolling-Elementen zähle ich auch die Projektplanung – denn ohne Projektplanung kein Projektcontrolling.

Projektcontrolling ist eine wesentliche Führungsaktivität des Projektleiters

Projektcontrolling ist eine wesentliche Führungsaktivität des Projektleiters, die ihn zu mehr als 50% seiner Arbeitszeit in Beschlag nimmt. Das wundert Sie vielleicht. Wenn Sie sich in Ihrem Projekt noch nicht tiefer mit Projektcontrolling beschäftigt haben, dann überstürzen Sie nichts! Nehmen Sie von der folgenden Liste Punkt für Punkt vor und fragen Sie sich, ob Sie diesen schon gut genug umsetzen.

Ich empfehle Ihnen so viel Zeit für das Projektcontrolling aufzuwenden und so viele Controlling-Aktivitäten umzusetzen, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist. Aber die folgenden 10 wichtigsten Punkte des Projektcontrollings lege ich Ihnen als Projektleiter wärmstens ans Herz.

10 Erfolgsfaktoren im Projektcontrolling

1. Definieren Sie Ihre Projektziele SMART und lassen Sie diese vom Auftraggeber und von relevanten Stakeholdern bestätigen.
2. Erstellen Sie die Projektplanung so genau, wie Sie später auch das Projekt überwachen wollen. Die zeitlich naheliegenden Aktivitäten planen Sie detaillierter, die späteren gröber.
3. Halten Sie Ihre Projektplanung aktuell. Überprüfen Sie zeitlich nahe liegende Aktivitäten mindestens wöchentlich
4. Die geleisteten Aufwände der Projektmitarbeitenden sollten zeitnah und lückenlos, wöchentlich auf die Arbeitspakete verbucht werden.
5. Machen Sie mindestens wöchentlich eine Projektstatussitzung mit dem Projektteam und besprechen Sie: Termine, Kosten, Qualität, Risiken, Issues usw.
6. Überwachen Sie nicht nur Termine, Kosten und Qualität­/Projekt­umfang, sondern auch Risiken, Produktkosten, Wirtschaftlichkeit, Issues usw.
7. „Management by Wandering Around“: Gehen Sie dorthin wo gearbeitet wird und unterhalten Sie sich mit Ihren Projektmitarbeitern.
8. Machen Sie bei längeren Projekten regelmäßige Projektreviews/­Retrospektiven/Lessons Learned.
9. Automatisieren Sie Prozesse, Projektreporting und Aufwanderfassung.
10. Als Projektleiter sollten Sie, speziell in größeren Projekten, nicht zu stark an Projektresultaten mitarbeiten. Systematisches Planen, Überwachen, Steuern, Risikomanagement, Stakeholdermanagement usw. sind für Sie wichtige Führungsaufgaben – besonders in stürmischen Zeiten!

Es sind nur 10 Punkte – und sie geben auch ein wenig Arbeit. Aber ich verspreche Ihnen, es wird sich lohnen!

Diese weiteren Artikel zeigen Ihnen verschiedene Projektcontrolling-Methoden und wie Sie Projektcontrolling bei agilen Projekten anwenden:

Welches ist die beste Projektcontrolling-Methode?

Projektcontrolling bei agilen Projekten – Planung

Projektcontrolling bei agilen Projekten – Überwachen und Steuern

Was sind für Sie die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektcontrolling? Stimmen Sie mit meinen Aussagen zu oder haben Sie eine andere Ansicht oder Ergänzungen? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit einem Kommentar den Lesern mit, damit wir alle eine weitere Sicht kennenlernen. Danke!

Wollen Sie mehr erfahren, wie Sie Ihre Projekte mit Projektcontrolling noch erfolgreicher machen? Dann empfehle ich Ihnen eines meiner Projektcontrolling-Bücher. Es sind die meistverkauften im deutschen Sprachraum.

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