Im Blog von THE PROJECT MANAGEMENT HUT habe ich kürzlich den Artikel „Six Project Management Themes from 2013“ gelesen. Mit einem Punkt aus diesem Rückblick konnte ich mich speziell identifizieren: „Senior stakeholders don’t understand risk management.“
Aus meiner Erfahrung weiss ich, dass auf Projekt- oder Programm-Ebene das Thema Risikomanagement oft vernachlässigt wird. Besorgniserregend ist jedoch, dass Risikomanagement in Projekten beim Senior Management so gut wie nie ein Thema ist. Wir kennen das Problem zu gut von den letzten Finanzkrisen im Jahr 2000 und 2007. Entweder haben die „hohen Tiere“ die Risiken tatsächlich nicht gesehen, wollten sie nicht sehen, oder haben sie einfach heruntergespielt.
Wer ist schuld, wenn sich das Management oder Ihr Lenkungsausschuss nicht für Ihre Projektrisiken interessiert, oder diese ignoriert? Man sollte die Schuld nie zuerst bei den Anderen suchen, sondern zuerst bei sich selber.
Haben Sie als Projektleiter wirlich genug getan, um das Management immer wieder auf die Risiken hinzuweisen, diese zu „erklären“, die Sicht des Managements abzuholen, sie in den Risikomanagement-Prozess aktiv zu integrieren? Konnten Sie da wirklich nicht mehr machen?
Haben Sie den Lenkungsausschuss (LA) darauf hingewiesen, dass die Ziele des Projektes zu ambitioniert sind und mit den vorhanden Ressourcen nicht in der vorgegeben Zeit erreicht werden können? Haben Sie dem LA die Konsequenzen gezeigt, wenn das Budget um 20% gekürzt wird. Hier braucht es viel Überzeugungsarbeit, und ich weiss, oft stösst man auf taube Ohren.
Wenn Sie Ihr Bestes gegeben haben und alles nichts nützt, dann achten Sie darauf, dass Ihre Bedenken und Aussagen im Protokoll der Lenkungsausschuss-Sitzung niedergeschrieben sind. So sind haben Sie bei späteren Problemgesprächen mit dem Auftraggeber oder dem LA mindestens etwas in der Hand.
Zweitens, machen Sie das Beste aus der Situation. Betreiben Sie konsequentes Risikomanagement, definieren Sie Massnahmen, Notfallmassnahmen, Workarounds und vielleicht ist trotzt Budgetkürzung eine perfekte 80% Lösung auch ein Weg – mit der Idee die restlichen (nice to have) 20% nach Projektende mit neuem Budget noch zu erledigen – falls dies dann noch ein Thema ist.
Ideal wäre es natürlich, wenn das Management an einer (managementgerechten) Risikomanagement-Schulung teilnimmt. Diese wird zum Beispiel durch Ihr Unternehmens-PMO organisiert und idealerweise durch einen externe Spezialisten gehalten, nach dem Motto: “Der Prophet im eigenen Lande ist nichts wert“.
